많은 기업들이 라이선스 비용을 과잉 청구 받고 있는데도 SaaS 제품 사용 현황을 제대로 모니터링하지 못하고 있다.
SaaS는 전통적인 소프트웨어 라이선싱 접근방식의 사슬을 끊었지만, 요령 있는 사용자들은 여전히 과도한 비용을 피하기 위해 그들의 SaaS 환경을 최적화하고 있다.
SaaS 사용료 모델은 보통 1년에서 3년을 약정 기간으로 한다. 고객들은 일반적으로 월 단위로 사용료를 지불하고, 라이선스는 대개 제품에 접근할 수 있는 최종 사용자 수 같이 사용량에 기반한 요금 체제를 활용한다. SaaS 라이선싱 모델의 유연성은 기업들이 계약 기간 동안 자신들의 필요에 맞춰 제품 사용을 확대할 수 있게 해준다.
예를 들어 일반적으로 계약 기간 중이나 최소한 연장일에 사용 라이선스 수를 줄일 수 있다. 필요에 따라 라이선스 수를 늘리거나 줄이는 것은 사용량을 면밀히 확인해 모든 구매 라이선스가 사용되도록 하면, 회사에 이익이 된다.
하지만 많은 기업들은 SaaS 제품 사용을 적절히 관리하지 못해 일정 사용료를 내면서도 이를 충분히 사용하지 않아 라이선스를 허비하는 결과를 낳는다. 그래서 소프트웨어 라이선스 최적화 베스트 프랙티스, 프로세스, 기술이 (온프레미스, 가상화, 클라우드 소프트웨어의 다른 형태에 추가적으로) SaaS 소프트웨어 사용에 적용돼야 한다. 그렇게 하면 가치 있는 가시성으로 이어지고 제품 사용과 실제로 부합하는 라이선스 사용을 할 수 있게 될 것이다.
소프트웨어 라이선스 최적화 작동 방식
소프트웨어 라이선스 최적화 기법을 온프레미스 소프트웨어에 적용하면 최대 25%까지 비용 절감이 일어나곤 한다. 왜 이렇게 되는지 이해하려면 전통적인 기업 데스크톱 애플리케이션을 생각해보면 된다. 이런 제품들은 보통 기기당 혹은 사용자 라이선스당 계산해서 영구적인 소프트웨어 라이선스 하에 판매되는데, 각각의 설치별로 혹은 최종 사용자별로 따로 라이선스를 받아야 한다.
소프트웨어 라이선스 최적화가 데스크톱 애플리케이션의 낭비를 해결할 수 있는 두 가지 잠재적 영역이 있다. 첫째, 기업이 구매한 라이선스보다 더 많은 라이선스를 사용하고 있어서 라이선스 계약 준수를 어기는 경우다. 둘째, 기업이 이미 구매한 라이선스 전부를 사용하지 않거나 (‘셸프웨어’) 그 소프트웨어에 대한 모든 권리를 행사하지 못하고 있는 경우로, 라이선스가 덜 활용돼 여기서도 낭비가 발생하는 경우다.
소프트웨어 라이선스 최적화 솔루션은 이런 문제들을 해결해 모든 낭비를 최소화한다. 예를 들어 재고 툴은 소프트웨어 사용량에 접속해 소프트웨어 사용이 구매 라이선스의 수와 부합하게 만들어준다. 만약 사용되지 않는 라이선스가 있다면 (최종사용자나 기기에 할당되어 있는 소프트웨어 중 사용되지 않는 경우) 조직이 추가 소프트웨어 구매를 하는 대신 그 실제로 사용되지 않는 라이선스를 회수할 수 있다.
하지만 라이선스 최적화는 라이선스 지원 혜택을 충분히 활용함으로써 더 많은 혜택을 준다. 소프트웨어 라이선스 최적화 솔루션은 계약상 고객이 제품을 활용하는 방식에 대한 특별 규정인(예를 들어 2차 사용, 다운그레이드와 업그레이드 권리, 동일 기기 다중 설치권 등) ‘제품 사용 권리’를 제품이 실제로 활용되는 방식과 부합시킴으로써 그런 혜택을 가능하게 한다. 만약 모든 권리가 행사되지 않은 경우, 조직은 그 권리를 충분히 조정해 활용하게 될 때까지 추가 구매를 미룰 수 있다.
SaaS를 위한 소프트웨어 라이선스 최적화
SaaS 분야에서 SaaS 제공자가 준수 상황을 관리하는 게 일반적이다. 계정을 SaaS 애플리케이션에 접속시키는 등의 집행 메커니즘을 제공자가 제어하고, 월 단위로 요금을 청구한다.
하지만 라이선스가 주어진 모든 직원들이 실제로 SaaS 솔루션을 사용하게 만드는 것은 훨씬 어려운 일이고, 대부분의 기업은 그 상황을 모니터링 하지 않는다. 이는 기업이 실제 사용하는 라이선스보다 더 많은 라이선스에 대해 돈을 지불하고 있어 낭비가 생긴다는 의미다. 온프레미스 소프트웨어에서 쓰였던 것과 유사한 최적화 기법은 SaaS 소프트웨어에서 사용자 모니터링을 위해 실행돼, 라이선스가 제품의 활용과 부합하도록 해야 한다.
게다가 SaaS 제품의 초과 라이선스 상황은 두 가지 방식으로 발생할 수 있다. 첫번째 상황은 SaaS 라이선스로 계산된 리소스가 실제 활용치와 부합하지 않는 경우다. 가장 흔한 예는 SaaS 제품이 최종 사용자들의 수를 (직원이나 계약자) 라이선싱 수치로 활용할 때 볼 수 있다. 기업은 최종 사용자가 조직을 떠나거나 그 제품을 더 이상 필요로 하는 않을 경우 초과 라이선스 된 상황에 쉽게 빠져들 수 있다.
이런 상황에서는, 다른 직원이 라이선스를 필요로 하면 라이선스가 재청구되어야 하고, 만약 허용되면, 해당 내역이 이전 사용자에게서 중단되게 된다. 적절한 프로세스가 없고 사용량을 모니터링하지 않는다면 기업은 더 이상 쓰이지 않는 최종사용자 구독에 계속해서 돈을 내게 될 것이고, 어떤 경우에는 그 제품을 아예 써 본적도 없는 직원들 몫의 돈까지 내게 될 것이다.
두 번째 라이선스 과잉 청구 상황은 최종 사용자에 할당된 라이선스 유형이 실제 제품 사용처와 맞지 않을 때 발생한다. SaaS 제품 사용은 일반적으로 접속 가능한 범위에 따라 각기 다른 가격으로 제공된다. 라이선싱 단계에서 사용 가능한 모든 기능을 최종사용자가 활용하지 않을 때 흔하게 발생하는 일이며, 더 값싼 구독으로 변경 할당돼야 한다. 여기에서도 소프트웨어 라이선스 최적화로 큰 비용을 절감할 수 있다.
하지만 SaaS 제품 사용량 모니터링은 전통적인 데스크톱 소프트웨어보다 훨씬 어려운 일이다. 예를 들어 온프레미스 소프트웨어 제품은 로컬 기기의 ‘에이전트’를 거쳐 모니터링 된다. 이 에이전트는 그 제품에 부합하는 실행가능 파일이 실행되고 있는지 여부를 추적한다. 고급 모니터링 기법 역시 적용할 수 있는데, 여기에는 해당 애플리케이션을 호스팅 하는 창이 활성(전면) 창인지를 추적하는 기능이 있다. 최적화 목적으로 키 입력과 마우스 클릭 추적 같은 다른 기법도 활용할 수 있는데, 이는 소프트웨어가 활용되고 있는지를 보여주는 좋은 방법이다.
이와 유사한 기법들이 SaaS 애플리케이션 최적화에 적용할 수 있다. 인터넷 브라우저와 각각의 SaaS 제품에 부합하는 URL들을 모니터링 할 수도 있는데, 이 방법은 조금 더 복잡하긴 하다. 예를 들어 각기 다른 브라우저들이 SaaS 제품에 접속하는데 사용될 수 있는데, 최종사용자 활동을 추적하기 위해 각각 특수 플러그인이 필요하다. 추가적으로 URL들은 유효한 SaaS 제품과 대비해 맞춰볼 필요가 있다.
SaaS 제품 활동 모니터링에 에이전트를 활용하는데 따르는 또 다른 제약은 에이전트가 오직 부분적인 그림만 보여준다는데 있다. 웹 애플리케이션은 회사 소유 기기뿐 아니라 모든 기기에서 사용 가능하기 때문이다. BYOD 추세는 에이전트의 범위를 넘어서기 때문에 SaaS 제품 사용 모니터링의 정확도에 방해가 된다.
대안의 솔루션은 SaaS 제공자가 주는 사용량 데이터가 있으면 여기 의존하는 것이다. 하지만 데이터는 각기 다른 SaaS 제품에서 수집되고 단일 기업 보고서(단일 ‘유리판’)로 만들어지기 때문에 손수 작업하기는 어렵다. 각각의 제공자마다 자체 사용자 인터페이스나 API를 가지고 있기 때문에 까다롭다. 각각 제공자의 데이터를 월 단위로 손수 접속하고, 비즈니스 규정과 사용자들과 조화시키는 것은 엄청난 시간이 걸리는 일이다. 소프트웨어 라이선스 최적화 툴은 이런 작업들을 자동화하는데 필요할 것이다.
SaaS 애플리케이션은 관리하기 쉬워 보인다. 하지만 기업에 필요한 만큼 라이선스를 구입하고, 모든 사용자들이 활용하고 싶은 만큼 SaaS 제품에 대한 사용권을 부여 받게 하기 위해 충분한 프로세스나 툴이 갖춰져 있지 않다면, 보이지 않는 낭비가 발생될 수도 있다.
*Vincent Brasseur는 플렉서라소프트웨어(Flexera Software)의 제품 관리 담당 이사다. 네트워크 월드는 이 기고문을 수정해 제품 홍보와 관련된 내용을 삭제했으며 기고문이 네트워크의 편집방향과 다를 수 있음을 밝혀둔다.dl-ciokorea@foundryco.com
