CIO들의 평가 : 구글 포 워크 vs. 마이크로소프트 오피스 365

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구글 포 워크는 지메일, 행아웃, 구글 드라이브, 캘린더 등 구글 앱스와 유사점이 많은 반면 오피스 356는 이미 여러 차례 그 품질이 증명된 워드, 엑셀, 아웃룩, 파워포인트의 기능을 고스란히 담고 있다고 할 수 있다. 둘 다 나름의 장단점을 갖고 있으며 기업 사용자나 일반 사용자의 요구에 따라 구글 포 워크가 더 잘 맞는 사람도 있고, 오피스 365가 더 적격인 사람도 있을 것이다.

가격, 단순함, 그리고 클라우드 스토리지
‘구글’과 ‘오피스’ 모두 최저가는 월 5달러다. 오피스의 경우 최소 1년간 60달러를 내고 의무로 사용해야 하는 반면 구글의 경우 한 달 단위로 결제할 수 있다. 구글의 경우 1년치를 결제하면 50달러로 서비스를 할인 받을 수 있다. 세금은 별도다.

오피스 365 사용시 1TB의 클라우드 스토리지를 무료로 받을 수 있다. 반면 구글의 경우 제일 싼 요금제를 할 경우 이보다 훨씬 작은 30GB의 온라인 스토리지를 제공한다. 그렇지만 구글은 월 10달러 요금제나 연간 120달러(세금 별도) 요금제를 최소 5명 이상이 함께 사용할 경우 그 계정에 한해 무제한 스토리지를 제공한다.

구글의 요금제가 단순하다는 점에서도 높은 점수를 줄 만 하다. 구글의 경우 2가지 요금제 밖에 없다.

반면 마이크로소프트의 경우 6가지 요금제를 제공하기 때문에 구글보다는 좀 더 복잡하다. 중소기업용 요금제 3가지, 그리고 대기업용 요금제 3가지다. 가격대는 월 5달러부터 20달러까지 다양하며 1년 단위로 결제할 수도 있다.

어느 것을 선택하느냐에서 물론 가격도 중요하지만, CIO들에게는 각 툴의 기능이나 보안 수준, 사용자 경험 등도 중요한 고려 사항일 것이다. 가장 이상적인 클라우드 기반 플랫폼은 안전하면서도 안정적이고, 단순해 모든 직원이 쉽게 배우고 사용할 수 있는 플랫폼일 것이다. IT관리자 입장에서는 클라우드 기반 생산성 플랫폼을 구매할 때 가격 외에도 고려해야 할 것이 아주 많다.

구글 포 워크를 사용하는 IT컨설팅 기업인 긱테크 IT서비스(GeekTek IT Services)의 CEO 에릭 슈리즐은 “우리가 구글 포 워크를 사용하긴 하지만 고객들에게는 오피스 365를 추천한다”고 말했다. 고객들 중 상당수가 이미 마이크로소프트 아웃룩을 사용하고 있기 때문이다. 그리고 많은 기업들이 작업 방식 바꾸기를 주저한다고 슈리즐은 덧붙였다.

“하지만 직원들의 연령대가 젊고 기술에 대해 잘 아는 회사일수록 구글 포 워크를 추천한다. 직원들의 테크놀로지 사용 실태를 파악하고 거기서부터 제품을 정하는 것도 CIO의 일이다”라고 그는 말했다.

구글 포 워크와 오피스 365 비교

구글 포 워크의 단점
생활 보조 시설 운영업체 크리에이티브 솔루션스 인 헬스케어(Creative Solutions in Healthcare)의 경우 IT부서에서는 구글 포 워크를 쓰지만 나머지 다른 부서들은 오피스 365를 쓰고 있다고 이 회사 CIO 숀 와이오라는 말했다.

“여러 가지 측면에서 구글 포 워크는 오피스 365의 저비용 버전이라고 생각한다. 신생벤처나 중소기업 등 비용을 절감하면서 좋은 결과물을 얻어야 하는 기업들에게 훌륭한 옵션이다. 그렇지만 가격이 싼 만큼 기업 고객들에게 잘 맞지 않는 몇 가지 단점들도 존재한다”고 와이오라는 말했다.

구글 포 워크가 가진 4가지 단점이 기업들에게 상당한 부담을 줄 수 있다고 와이오라는 지적했다. 그는 ‘공유 캘린더 문제, 엑셀 수식을 곧바로 구글 스프레드시트에 옮기지 못하는 문제, 호환성 문제 및 과거 HIPAA BAA 협약(Health Insurance Portability and Accountability Act Business Associate) 승인 거부와 같은 문제들’을 꼽았다.

와이오라는 구글 포 워크가 오피스 365 기능 중 약 90% 정도는 무리 없이 해낸다고 밝혔다. 그렇지만 그 모자란 10% 때문에 “일정 규모 이상의 기업들에서는 구글 포 워크를 오피스 대용으로 사용할 수 없는 것”이라고 그는 설명했다.

구글 앱스와 오피스 365에 보안 및 매니지먼트 서비스를 제공하는 베터클라우드(BetterCloud) 역시 구글 포 워크와 오피스를 모두 사용한다고 베터클라우드 IT담당 이사인 팀 버크는 말했다.

베터클라우드는 사내 캘린더 및 컨퍼런스 룸 예약 시스템으로 구글 포 워크를 사용하고 있지만 마이크로소프트 관련 제품을 사용하는 직원들에게는 오피스 365도 제공하고 있다.

“서로 다른 두 플랫폼이 공존할 수 있는 방법을 찾기 위해 노력했다. 특히 캘린더와 연락처 부분에서 말이다. 그렇지만 아직까지 구글 앱스와 오피스 365를 아무런 문제 없이 하나처럼 사용하는 것은 어려운 일이었다”고 버크는 말했다.

두 플랫폼 모두 기업용 플랫폼이고 제공하는 기능도 거의 똑같다고 버크는 말했다. 그는 구글 포 워크도 점점 더 ‘기업 친화적’으로 발전해가고 있다고 전했다.

“구글이 이 시장에서 6년째 서비스를 제공하고 있다는 걸 모르는 사람들이 많다. 그렇지만 전 세계 유명 대기업들 가운데 상당수가 구글 앱스를 사용한다”고 버크는 말했다. 구글의 장점 중 하나는 견고한 통합 인프라와 단순한 라이선싱 구조라고 그는 덧붙였다.

오피스 365의 경우 기존 솔루션을 통해 연속성을 유지하기 때문에 기존 사용자들이 수 년간 사용해오던 애플리케이션 기능을 그대로 사용할 수 있어 만족도가 높다. 게다가 나름의 변화도 주고 있다. “오피스 365는 마이크로소프트의 기존 제품들에 기반해 제작되었으며 점점 더 클라우드에 맞게, 관리하기 쉽게 변화하고 있다”고 버크는 말했다.

구글 포 워크 vs 마이크로소프트 오피스 365, 영원한 승자는 없다
오피스 365나 구글 포 워크를 사용해 본 사용자들 대다수는 그러나 와이오라나 버크처럼 중립적인 스탠스를 취하지는 않는다. 두 플랫폼 모두 두터운 팬 층을 확보하고 있다.

독일의 기업 출장 관리 업체인 페어 포인트(Fair Point)의 디지털 마케팅 담당 마틴 밀라노프는 “만일 누군가 나에게 더 이상 엑셀을 사용해선 안 되고, 엑셀의 아류라 할 수 있는 구글 시트를 쓰라고 한다면 가만히 보고만 있지 않을 것”이라고 말하기도 했다.

애플리케이션 성능 관리서비스 업체인 앱네타(AppNeta)의 마케팅 관리자 크리스틴 바셋은 최근 직원들이 같은 이메일 시스템을 사용할 수 있도록 오피스에서 구글 포 워크로 플랫폼을 바꿨다고 말했다. 아웃룩보다 지메일을 선호하고 이메일이 가장 중요한 생산성 툴이라는 판단 때문이었다.

앱네타에서 근무하는 엔지니어들 상당수도 지메일을 사용할 수 있게 해달라는 요청했으며 지메일로의 전향은 실제로 비즈니스의 핵심이라 할 수 있는 엔지니어 채용 및 유지에 도움이 되었다고 바셋은 밝혔다.

플랫폼보다 중요한 건 철저한 준비다
버크와 와이오라는 CIO가 먼저 사용자의 요구사항과 회사의 우선순위를 고려해 두 플랫폼 중 하나를 결정해야 한다고 강조했다.

“우리는 두 플랫폼을 사용하는 수천 명의 고객들을 만난다. 그 중 가장 성공적인 사례들은 언제나 가장 민주적인 접근 방식을 취한 이들로, 먼저 작은 테스트 그룹을 만들어 여러 부서의 관리자들과 대화해 두 플랫폼의 장단점을 파악하고, IT부서나 기존 인프라에 맞춘 결정이 아니라 직원들이 실제로 원하고 필요로 하는 것을 충족시키는 쪽으로 가야 한다”고 버크는 말했다.

가끔은 2가지를 적절히 섞는 방식이 유용할 때도 있다고 와이오라는 조언했다. 그렇지만 2가지 플랫폼을 함께 사용하는 것은 문제를 일으킬 수도 있다. “새로운 서비스가 추가될 때마다 최종 사용자가 겪는 복잡함은 기하급수적으로 증가한다. 때문에 혼합 플랫폼을 사용한다면 사용자의 혼란을 줄이는 것이 관건이다”라고 와이오라는 말했다.

무엇보다 플랫폼 도입 과정에서 꼭 필요한 조사와 실험을 소홀히 하지 말고 최대한 빨리 의사결정을 내려야 한다고 버크는 말했다. “구글 앱스를 선택하든, 아니면 오피스 365를 택하든, 두 플랫폼 모두 제대로만 도입, 활용한다면 비즈니스를 근본적으로 바꿔줄 수 있는 클라우드 오피스 플랫폼들이다”라고 그는 말했다.

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