클라우드 ERP 이전, 성공 원칙 13가지

제대로만 한다면 기업은 경쟁 우위를 확보할 수 있다. IDC의 새로운 조사에 따르면 코로나19 팬데믹 전에 디지털 전환 이니셔티브의 일환으로 ERP 클라우드 마이그레이션을 시작한 조직들은 그렇지 않은 조직보다 더 우수한 성과를 거둔 것으로 나타났다. IDC의 분석가 미키 노스 리자는 “이를 통해 새로운 제품을 개발할 준비를 하고 자신의 시장을 혁신하며 시장 리더가 될 수 있었다”라고 말했다.

하지만 제대로 하는 것은 쉽지가 않다. 리자는 “이 마이그레이션에서 실수하면 말 그대로 비즈니스가 엎어질 수 있다”라고 표현했다. CIO가 함정과 위험을 피할 수 있는 클라우드로의 성공적인 ERP 마이그레이션의 비밀을 알아본다.

과거의 클라우드 마이그레이션에서 교훈을 확보
많은 기업이 각종 애플리케이션을 클라우드 또는 SaaS 플랫폼으로 이전했다. 이 경험을 통해 ERP를 클라우드 마이그레이션하는 접근방식에 대한 정보를 얻을 수 있다.

CIO는 과거의 프로젝트와 관련된 비즈니스 리더, 최종 사용자, IT 인력을 모아 발생했을 수 있는 예상치 못한 비용 또는 기술적 장애물뿐 아니라 예상치 못한 보안, 프로세스, 데이터 백업, 네트워킹 문제 등을 식별해야 한다. 

또한 특히 변화에 저항하는 기업 내부의 그룹이나 개인을 식별해야 한다. 모든 기업은 고유한 문화가 있기 때문에 이전의 클라우드 롤아웃이 어떻게 전달되었는지, 어떻게 받아들여졌는지, 어떻게 실행되었는지 파악하는 것이 중요하다.

포괄적인 계획을 세우고 실행
이런 규모의 프로젝트에 계획 없이 뛰어드는 바보는 없을 것이다. 하지만 특히 계획이 필요한 것들이 있다. 애플리케이션 보안 계획, 데이터 마이그레이션 계획, 의사소통 계획 외에도 교육, 보안, 네트워킹, 지속적인 모니터링 및 유지보수에 대한 계획이 필요하다. 

대기업에서의 ERP 클라우드 마이그레이션은 3~4년이 소요될 수 있기 때문에 계획들에 관한 전반적으로 포괄적인 계획에 구체적인 중요 단계가 있어야 한다. 조직은 일정을 맞추고 범위 변화를 방지하기 위해 노력해야 한다. 하지만 변화하는 비즈니스 조건을 수용하기 위해 계획에 유연성도 어느 정도 있어야 한다.

애플리케이션과 데이터를 파악
꽤 기본적이기는 하지만 10년 또는 20년 동안 사용자 정의하고 자체 개발한 상용 애플리케이션을 대상으로 포괄적인 애플리케이션 포트폴리오 조사를 해보면 놀랄 것이다. 데이터도 마찬가지이며, 현재 무엇을 보유하고 있고 어떤 형태로 있으며 위치가 어디이고 애플리케이션과 함께 어느 정도를 이전해야 하며 어떤 데이터를 얼마나 오랫동안 보존해야 하는지 알아야 한다.

비즈니스 프로세스와 조직의 지식을 파악
ERP 앱은 외부와 단절된 상태가 아니기 때문에 ERP 시스템이 ‘다른 시스템에 어떻게 적용되는지’ 파악하는 것이 중요하다. 그리고 이는 CRM 등의 내부 시스템뿐 아니라 이런 변화에 따라 프로세스를 변경해야 할 수 있는 비즈니스 파트너에게도 적용된다.

또한, 조직은 ‘지식 인벤토리’를 통해 클라우드로의 이전으로 인해 영향을 받을 수도 있는 프로세스와 절차 측면에서 무엇을 해야 하는지도 명확히 이해해야 한다.

접근방식을 결정
조직이 ERP 앱을 클라우드로 이전할 때 취할 수 있는 전략은 2가지이다. 우선, 기존의 앱을 클라우드 플랫폼으로 ‘이동’한 후 시간이 지남에 따라 특정 애플리케이션을 다시 작성하여 간소화되고 최적화된 클라우드 네이티브 앱의 비즈니스적 이점을 누릴 수 있다. 

또는 애플리케이션이 여전히 구내 상태일 때 현대화한 후 한 번에 업데이트된 앱을 클라우드 마이그레이션할 수 있다. 일반적으로 2단계 접근방식이 더 인기가 있으며, 더 신속하게 이점을 제공하면서 위험이 낮다.

교육 프로그램을 마련
웰슬리 칼리지(Wellesley College)의 CIO 라비 라비생커는 과거 직장에서 2회의 ERP 업그레이드를 경험했으며, 거기에서 해당 칼리지의 구형ERP 애플리케이션을 워크데이(Workday) 클라우드 플랫폼으로 이동하는 프로젝트를 수행했다. 벤더 제공 교육 자료와 방법론의 가용성이 특히 중요하다고 그는 강조했다. 

라비생커는 최종 사용자에 맞춰 워크데이의 교육 자료를 사용자 정의했던 것이 유용했다고 전했다. 그는 “우리는 사람들에게 스크린샷으로 프로세스에 관해 알려주는 문서를 작성해야 했다”라고 말했다.

그의 팀은 직접 교육을 위해 직원 그룹을 컴퓨터 연구실로 초대했으며, (코로나19이전에는) 경우에 따라 IT 부서가 직원의 사무실에서 1대1 교육을 진행하기도 했다. 라비생커는 교육이 지속적인 프로세스이며, 시스템이 배치된 후에도 조직이 직원 시간을 할애하여 교육 자료를 지속적으로 업데이트함으로써 제공업체의 새로운 릴리즈를 반영할 수 있어야 한다고 지적했다.

가능한 많은 프로세스를 자동화
자동화는 조직이 클라우드 ERP 마이그레이션의 속도를 높이는 데 도움이 될 수 있으며 인간 오류를 줄이는 데도 도움이 될 수 있다. 데이터 전송 자동화, 데이터 마이그레이션 감사, 테스트/백업/재난 복구 자동화 등 다양한 자동화 도구가 존재한다.

덜 중요한 애플리케이션부터 마이그레이션
ERP 제공업체는 사용 수준, 복잡성, 비즈니스에 대한 영향에 따라 앱을 분류하는 표를 작성하라고 제안하곤 한다. 이 전략에 따르면, ERP 마이그레이션을 시작할 때, IT 리더는 비즈니스에 가장 작은 영향을 미치는 앱부터 시작해야 한다. 

라비생커는 웰슬리의 ERP 앱을 워크데이로 이전할 때 이 접근방식을 사용했고 업무에 필수적인 재무 및 급여 부분은 제일 마지막에 이전했다. 이 전략의 일환으로 라비생커는 실제로 기존 및 신형 시스템을 동시에 일정 기간 동안 운영하면서 전환 후 문제가 없는지 확인했다.

네트워킹 및 보안 영향 고려
핵심 비즈니스 프로세스가 클라우드에서 운영되면 직원들이 어느 위치에서나 이런 앱에 안전하게 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 기업들은 직원들이 VPN을 통해 연결하고 이중 인증을 요구하도록 해야 한다. 조직은 MPLS, 메트로 이더넷, 고정 유선, 전통적인 광대역 링크 등을 통해 클라우드로 중복 연결해야 한다.

마이그레이션에 차질을 줄 수 있는 역량 공백 확인
애플리케이션을 클라우드로 이동하는 경험이 많지 않은 조직은 이를 수행하기 위해 필요한 스킬에 대해 솔직히 평가하고 이를 IT 인력의 스킬과 비교해 보는 것이 중요하다. 

클라우드에 맞춰 애플리케이션을 재작성 할 대역폭과 전문지식이 있는가? 애플리케이션을 평가하고 규제 또는 보안 때문에 구내로 유지해야 할 수도 있는 것, 그대로 클라우드로 이전할 것, 클라우드에 맞춰 재작성 시 상당한 비즈니스 이점을 제공할 것 등을 결정할 수 있는 수준으로 비즈니스 프로세스에 참여하고 있는가? 이 시점에서 많은 기업들이 관련된 스킬과 경험이 있는 외부 컨설턴트를 영입한다.

재난 복구와 비즈니스 연속성 계획 재평가
ERP 앱이 건물 밖으로 나가면 DR/BC 계획에 새로운 현실을 반영하는 것이 중요하다. 애플리케이션을 클라우드로 이동하면 백업과 DR 계획을 변경하여 클라우드 기반 백업과 복구를 포함시킬 수 있다. 이로 인해 백업 데이터센터나 백업 디스크 또는 테이프를 관리하는 물리적인 시설이 필요 없어질 수 있다.

의사소통 라인 점검
라비생커는 “직원들이 느끼게 될 고통을 아는 것이 중요하다”고 말했다. CIO는 처음부터 프로젝트와 관련된 사람들과 소통하고 프로세스 전반에 걸쳐 지속적인 의사소통을 유지해야 한다. 최종 사용자에게 경청하고 자신이 할 수 있는 범위까지 프로젝트 형성을 돕도록 하라고 라비생커가 말했다. 그의 팀은 심지어 핫라인을 마련하여 새로운 시스템 연결 시 문제가 발생하면 최종 사용자가 호출할 수 있도록 했다.

조직은 의사소통 노력을 고객과 공급자에게로 확대하고 진행 중인 변화를 완료하여 비즈니스 프로세스를 개선하고 모두가 장기적으로 유리할 수 있도록 강조해야 한다.

데이터 통제력 확인
클라우드 ERP 마이그레이션을 통해 업무에 필수적인 애플리케이션이 직접적인 통제를 벗어나게 되고 여러 클라우드 가용성 구역에서 복제될 수 있다. 조직은 여전히 GDPR 등의 프라이버시 규정 및 위치에 상관없이 고객 데이터를 보호할 책임이 있음을 이해해야 한다.

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