필라델피아 청년 네트워크는 데이터 주도형 조직으로 변신해 신속하고 효율적으로 자금을 운영할 수 있게 됐고, 업무 자동화로 전담 직원 1~2명에
데이터를 활용해 새로운 기회를 포착하고 효율을 찾는 디지털 변혁과 역량은 비단 기업에만 해당하는 이야기가 아니다. 비영리단체 필라델피아 청년 네트워크(PYN:Philadelphia Youth Network)도 좀더 효율적으로 운영할 방법을 찾고자 데이터를 업무에 적용하기 시작했다.
필리(Philly)의 청년들이 일하기 시작했다
PYN은 필라델피아주의 각 지역에서 현지 인력 투자위원회와 위원회 산하의 청년위원회를 수립하도록 하는 1998년의 연방 인력투자법(Workforce Investment Act)을 실행하기 위해 만들어졌다. 현재 PYN은 필라델피아 청년들을 위해 일자리를 창출하고 있으며 15년 전 설립된 이후로 지금까지 12만 6,000명 이상의 젊은이들이 일자리를 찾을 수 있도록 도움을 주고 있다.
과업을 추진하기 위해 PYN은 학군부터 사회적 서비스와 수백 개의 기업까지 공공기관과 기업들과 연대했다. PYN의 CIO 마이클 폼페이는 “청년들이 단순히 일자리를 찾는 것만 중요한 게 아니다. 필라델피아의 청년들이 21세기 경제에 유의미하게 참여하고 필라델피아가 21세기 산업을 끌고 갈 현대적인 인력을 확보하는 것이 중요하다”고 밝혔다.
“당신이 젊은 시절에 했던 청년 일자리를 떠올려 보자. 그것들은 최하층으로 들어가는 일이며 실제로 다양하지도 않을 것이다”고 폼페이는 밝혔다. 이어서 그는 “그 시절에는 단순 노동을 해도 삶이 나아질 것이라는 기대가 있었다. 하지만 지금은 누군가 중산층으로 옮겨가면, 첫번째 드는 생각은 중산층으로 옮겨가지 못하도록 하려는 것이다”고 전했다.
즉, 첫 직업이 무엇이냐에 따라 앞으로의 상황도 달라지는 경우가 많기 때문에 노동 시장이 청년들에게 매우 제한적으로 나타난다는 것이다. PYN은 그들이 다른 경로를 통해서는 얻을 수 없는 인턴직과 기회를 제공함으로써 이런 현실을 변화시키고 있다. PYN은 청년들이 록히드 마틴(Lockheed Martin)이나 글락소 스미스 클라인(Glaxo Smith Kline) 등의 기업에서 인턴직을 얻을 수 있도록 도우면 노동 시장이 갑자기 훨씬 넓어 보인다고 폼페이는 설명했다.
서류 더미에 파묻혔던 시절
다른 비영리단체들처럼 PYN도 인력의 제약을 받는다. PYN의 직원은 46에 불과하다. 과거에는 대부분 서류를 기반으로 사람이 업무를 처리했기 때문에 업무 효율이 떨어졌다.
“우리의 데이터는 물리적인 공간의 제약을 받았다”고 말하면서 폼페이는 (PYN이 가장 바쁜) 여름에는 젊은이들이 문 밖에 길게 늘어 서서는 ‘많은 서류’를 작성해야 했다고 덧붙였다.
“구직자들이 필요한 모든 것을 다 챙겨오길 바라곤 했다”고 폼페이는 말했다.
청년들만 힘든 게 아니었다. 폼페이는 여름에 모두가 소매를 걷어 부쳐야 했다고 말했다. 직원들은 야근을 해야 했고 아무도 여름 휴가를 갈 수 없다는 사실을 이해했다.
수작업으로 처리했기 때문에 기회가 생겼을 때 바로 대응하기 어려웠다. 폼페이는 특정 커뮤니티나 특정 사회 경제적 환경에 처해 있는 청년들에게 별정직 자리가 들어오더라도 PYN이 즉시 기회를 활용할 수 있는 민첩성과 유연성이 없었다고 말했다. 조직이 이런 재정을 활용하도록 하는데 1년까지 소요될 수도 있었다.
이 모든 요소들 때문에 PYN은 운영 방식을 개선하기 위해 면밀히 검토했다.
“모든 해결책은 대화에서 출발한다”고 폼페이는 말했다. 이어서 그는 “우리에게 대화란 비영리단체에서 일을 정말 훌륭하게 해내는 것에 대한 우리 자신의 기대치를 바꾸는 것이었다. 그리고 이 업무를 처리했던 기존 방식을 불편하게 느끼게 됐다”라고 덧붙였다.
디지털 변화가 시작됐다
PYN은 데이터가 운영의 핵심이라는 사실을 깨달았다. 정말 훌륭하게 일을 해내기 위해 직원들은 복잡한 데이터 환경에서 업무를 처리할 수 있어야 했다. 폼페이의 팀은 조직의 데이터 관리 재구축에 나섰다. 새로운 인프라에서는 데이터가 오라클, SQL 서버(SQL Server), MySQL에 저장된다.
PYN은 재정지원 파트너로부터 많은 데이터를 받으며, 이 데이터를 정리해 PYN의 시스템으로 통합해야 한다. 이 작업을 사람이 수행하려면 2명의 전담 인력이 투입돼야 하기 때문에 PYN은 업무흐름 자동화를 가능하게 하는 데이터 분석 툴 스위트인 델의 토드 데이터 포인트(Toad Data Point)를 선택했다.
폼페이는 토드를 통해 PYN이 작업흐름을 한 번에 구축하고 시험할 수 있었다고 말했다. 그리고 나서 바로 구동했다. PYN은 토드를 이용해 코드를 작성하고, 해당 코드는 마이크로소프트의 SSRS(SQL Server Reporting Services)로 마이그레이션됐다. PYN은 클릭뷰(QlikView)를 대시보드 툴로 활용했다.
“이제 한 곳에서 모두 추적할 수 있는 정보를 보유하게 되었다”고 폼페이는 강조했다. “사람들은 눈으로 확인할 수 있다. 심지어 특정 한계 값에 도달했을 때 직원들에게 SMS 경보도 전송할 수 있다”고 덧붙였다.
즉, 직원들은 필요한 데이터를 필요한 곳에서 필요한 때에 받을 수 있게 된 것이다.
“덕분에 사람들은 자신이 잘 하는 일을 처리할 수 있게 됐고 우리는 관리보다는 우리가 제공하려는 경험 그리고 젊은이들, 계약 조직, 재정 지원자, 파트너들과 구축할 수 있는 관계에 더 집중할 수 있게 됐다”고 폼페이는 설명했다.
데이터 중심적인 접근방식이 확실한 결과를 제공한다
가장 중요한 것은 새로운 데이터 중심적인 PYN이 그 어느 때보다도 민첩해졌다는 점이다. 재정지원 유산에 대한 대응 민첩성을 높임으로써 PYN을 통한 청년 취업률이 3배로 높아졌다.
“우리는 그 어느 때보다도 우리의 프로세스에 관한 정보에 더 빠르게 접근할 수 있다”고 폼페이는 말했다. 폼페이에 따르면, PYN은 다양한 조건이 수반되는 핫 머니(Hot Money)를 받고 그 누구보다도 낮은 관리율로 그 누구보다도 빨리 제공할 수 있게 됐다.
또 폼페이는 “가장 바쁜 기간에 직원들은 자신의 주당 노동시간을 약 25%나 단축할 수 있었고 이 기간 동안 5시에 퇴근할 수 있었다. 심지어 여름 동안 마음 편안히 휴가를 즐길 수도 있게 됐다”고 전했다.
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