인터뷰 | “오피스 365, 클라우드에의 ALL-IN” 한국 MS 서경구 이사

Q 클라우드, 모빌리티, 빅 데이터, 소셜 네트워크 등 파괴적 변화가 이어지고 있다. 이러한 변화 속에서 마이크로소프트는 오늘날 기업들이 생산성 도구와 관련해 어떤 니즈를 가진 것으로 파악하고 있는가?

2012년에 이어 2013년에도 클라우드, 모바일, 소셜은 IT 메가 트렌드일 뿐 아니라 세상의 주요 변화로 손꼽히고 있다. 가트너는 디지털 융합 시대 4대 변화의 힘(Nexus of Four Forces)으로 ▲모바일, ▲소셜, ▲클라우드, ▲인포메이션을 지목하고 있으며, 이러한 변화는 기업이 보다 혁신적인 차세대 생산성 도구를 검토하고 고르는데 긴밀한 영향을 주고 있다.

기업의 직원들이 사용하는 디바이스도 데스크톱에서 노트북으로 추세가 바뀐 지 오래다. 태블릿과 스마트폰을 추가적으로 사용하는 것은 이제 거의 일상이 됐다.  또한 포브스 통계에 의하면 98%의 직원이 업무시간 외에 이메일을 처리하며 반대로 업무시간에 개인적인 일을 하고 있다고 한다.

즉, 점차 사무 공간과 근무 시간의 구분이 모호해지고 있다는 뜻이며, 개인으로서의 아이덴티티와 회사의 직원으로서의 아이덴티티가 엄격히 분리되지 않는 추세라고 해석할 수 있다.

따라서 최근 기업에서는 직원이 회사 노트북 외에도 회사에서 지급했거나 개인이 개별적으로 구매한 모바일 디바이스를 업무 용도로 등록하여 이용할 수 있게 하는 것을 고려하기 시작했다. 이것은 생산성 도구의 사용이 디바이스 중심이 아닌 사용자 중심으로 재설계되어야 함을 뜻한다. 이에 따라 장소와 디바이스에 관계 없이 커뮤니케이션 및 문서 작업을 이용할 수 있게 하는 클라우드 문서 공간이나 온라인 미팅 솔루션 등이 점차 기업들의 이목을 끌고 있다.

Q 오피스 365를 통해 마이크로소프트는 SaaS 분야에 본격적으로 진입했다고 할 수 있을 듯 하다. 그 이유와 배경이 무엇인가?

마이크로소프트는 2008년 말 BPOS(Business Productivity Online Standard Suite)을 런칭하며 엔터프라이즈 SaaS 시장에 진입을 했다. BPOS는 오피스 365의 이전 버전 이름이며, 구성 서비스인 익스체인지, 셰어포인트, 링크(Lync)가 모두 2007 버전으로 제공됐다. 그리고 2011년 6월에는 서비스가 2010 버전으로 업그레이드 되면서 오피스 365라는 새로운 서비스 명을 가지고 본격적으로 SaaS 시장을 두드리게 된다.

마이크로소프트가 오랜 기간 주력했던 오피스와 윈도우, 서버 시장에서 클라우드 서비스로 눈을 돌리며 엄청난 투자를 했다는 점은 당시 많은 언론들과 고객사들의 이목을 끌었다. 이에 관련하여 마이크로소프트 CEO인 스티브 발머는 2010년 5월 CIO들 만나는 자리에서 이렇게 솔직한 마음을 털어 놓은 바 있다.

그는 스피치 서두에서 그는 ‘인내심’에 대해 얘기를 꺼냈다. 경제 상황이 어떻든 간에 IT 회사에게는 균형 잡힌 투자가 엄청나게 중요하다는 것이다. 마이크로소프트는 매년 10조 이상의 돈을 연구개발에 투자하지만 이 투자를 3년 내에 회수하는 것은 거의 불가능한 상황에서 투자 금액을 줄여야 할지 늘려야 할지 또 어디에 주력해야 할지는 언제나 고민이라는 것이다.

그러나 동시에 ‘클라우드’라는 트렌드는 우리가 완전히 올라타야 할, 현재 우리 비즈니스에서 일어나고 있는 거대한 기술의 변화라고 강하게 믿는다고 강조했다. 실제로 마이크로소프트가 클라우드를 위해 기존 비즈니스 방향을 전격 전환하고, 전 세계 데이터센터에 대한 엄청난 비용 투자를 결정한 데에는 이 클라우드라는 것이 단순 IT 트렌드로 끝나는 문제가 아니라는 점이 컸다고 보여진다.

개인이나 기업들은 이제 규모나 업종에 무관하게 클라우드를 통해 고급 IT 환경을 운영 부담 없이 손쉽게 도입 및 이용할 수 있고, 이러한 변화는 결국 기업의 비즈니스 확산이나 경쟁력 등에 큰 무기로 작용할 수 있는 것이다.

즉, 클라우드라고 하는 흐름은 예전에 인터넷이 그랬듯 IT라는 것이 비즈니스 생태계에 직접적인 영향을 주게 된다는 점에서 마이크로소프트로 하여금 ‘ALL-IN’을 하지 않을 수 없게 만들었다고 말할 수 있다.

Q 오피스 365와 같은 퍼블릭 클라우드를 검토하는 기업이 늘고 있다. 기업 내 IT 담당자들이 회사에 적합한 SaaS 서비스를 찾기 위해 어떠한 점들을 고려해야 할까?

당연하게 들릴 수도 있지만 ‘우리 회사에 꼭 맞는’ 클라우드 서비스를 찾는 것이 가장 핵심 중의 핵심이라고 말할 수 있다. 모든 IT 트렌드가 그렇듯, 클라우드가 현재 유행이고 트렌드라고 해서 무리하게 클라우드를 도입해서는 안 된다.

퍼블릭 클라우드의 도입이 비용 절감과 IT 혁신으로 이어질 수 있다는 것에 대해서는 이제 많은 사례를 통해 증명이 되었다고 생각된다. 중요한 것은 우리 회사의 규모, 조직 상황, 비즈니스 특성, 문화 등을 모두 고려했을 때 클라우드를 어떻게 적절하게 도입하는 것이 효과를 극대화할 수 있는지에 대한 고민이다.

만약 회사가 소규모이고 도입한 메일이나 문서 관리 솔루션들이 조각조각이라면 전사적으로 클라우드를 도입함으로써 상당한 운영 비용을 줄일 수 있을 것이다. 반대로 회사의 규모가 큰 편이고 기존에 이미 투자한 서버 환경들이 있다면 이를 최대한 이용하면서도 클라우드 도입이 시너지를 낼 수 있는 해외 지사나 영업점, 인력의 변동이 많은 콜센터 등을 위주로만 클라우드를 도입하는 것이 정답일 것이다.

따라서 이러한 기업의 요구를 유연하게 소화할 수 있게 하이브리드 클라우드 환경을 제공하는 서비스를 찾는 것이 필요하다.

일단 클라우드 도입 형태에 대한 밑그림이 그려지면, 그 이후에는 클라우드 서비스에 필수적인 안정성, 기술 지원 서비스, 보안, 기능성의 편의 등을 여러모로 따져보는 것이 좋다. 퍼블릭 클라우드란 손이 많이 가는 구축, 업그레이드, 유지보수, 트러블슈팅 등을 전문 벤더에 맡기는 것인 만큼 그 벤더가 안전하게 내 서비스를 잘 유지해줄 것인지에 대한 약속이 확실해야 한다.

이는 해당 클라우드 서비스의 SLA 계약, 언제든지 전화해서 도움 받을 수 있는 한국어 지원 기술 서비스의 제공 현황, 직접 방문하여 커스터마이징이나 서비스 세팅을 도와줄 수 있는 파트너 에코 시스템 등을 살펴보면 된다.

또한 멀티 디바이스나 원격 근무, 스마트워크 등 최근 기업의 생산성을 위해 변하는 업무 트렌드에 발맞추어 직원들의 만족도를 높일 수 있게 노트북, 태블릿, 모바일폰 등을 모두 지원하는 서비스인지도 확인하면 좋을 것이다.

Q 오피스 365를 이미 도입한 국내외 기업들이 있는 것으로 알고 있다. 그 간의 고객 패턴을 분석할 때, 오피스 365가 어떤 업종/규모에서 많이 선택됐으며 그 이유는 무엇 때문인가?

오피스 365는 현재 88개국에 런칭돼 있으며 4,000만 명 이상의 유료 가입자를 가지고 있다. 포천 500대 기업 중 절반 이상이 마이크로소프트 클라우드를 도입했을 정도로 오피스 365는 다양한 업종에서 선택 되었다고 볼 수 있다.

실제로 인더스트리별 오피스 365 고객을 분류해보면 제조, 유통, 건설, 파이낸스, 제약, 미디어, 프로페셔널 서비스 등 다양한 업종에 골고루 분포되어 있는 것을 볼 수 있다. 그 중에서도 대규모로 전사 오피스 365를 도입한 코카콜라, 스타벅스, 도요타 자동차, 하얏트 등의 사례를 봤을 때는 유통이나 제조에서 대규모 오피스 365 도입이 있었음을 알 수 있으며 주로 해외 지사나 인력의 변화가 심한 영업점, 공장, 스태프 등을 대상으로 도입을 결정했다고 한다.

제조나 유통의 경우는 전세계에 걸쳐 공장, 영업점, 대리점이 많고 또 쉽게 점포가 늘어났다 줄어들기 때문에 아무래도 유연한 IT를 통해 비용 절감을 꾀하려고 오피스 365를 선택한 경우가 많다. 또한 사무실에서만 일하는 정보근로자처럼 메일이나 문서 이용이 많지 않은 매장/공장 근로자가 많기 때문에 오피스 365를 이용하여 조금 더 저렴한 비용으로 필요한 정도의 IT만 제공할 수 있다는 점이 매력으로 작용했다고 보여진다.

중소기업의 경우 전사 클라우드를 결정하면서 오피스 365를 선택한 사례가 대부분이다. 특히 오래된 버전의 메일 서버를 쓰고 있었거나, 메일과 메신저, 문서관리 등 단위 솔루션 별로 별도 도입한 후에 서로 시너지나 운영 통일을 꾀하지 못해 불편했던 상황에서 오피스 365 전사 도입을 결정한 사례가 많았다.

Q 마이크로소프트는 2월 27일 오피스 365의 새로운 버전을 출시했다. 왜 새로운 오피스 365도 여전히 오피스 365라는 같은 이름으로 부르는 것이며, 이 새로운 오피스 365를 고객들이 선택해야 하는 이유는 무엇인가?

오피스 365는 끊임없이 진화하는 클라우드 서비스다. 따라서 설치형 제품처럼 특정한 주기와 버전 명을 가지고 출시되지 않고, 지속적으로 서비스와 기능을 업데이트하게 된다.

가장 커다란 업그레이드는 이번 2월 27일에 하는 것처럼, 서비스의 버전이 기존 2010 버전에서 2013 버전으로 바뀌는 것이다.

그 외에는 지속적으로 기능을 추가한다든지 고객 상황에 맞게 라이선스 유형을 변경한다든지 퍼포먼스를 더 빠르게 최적화한다든지 등 눈에 보이게 또는 보이지 않게 업그레이드 된다.

이번에 출시되는 새로운 오피스 365의 가장 큰 특징은 훨씬 더 직관적이고 빨라졌으며 변하고 있는 IT 상황에 최적화 되었다는 것이다. 오피스 365에서 제공하는 팀 사이트를 만드는 데는 채 5분이 걸리지 않는다. 쉬운 메뉴를 따라서 클릭하다 보면 내 회사의 구미에 맞게 공지사항, 문서 관리, 일정 관리 등의 다양한 웹파트가 들어 있는 사이트를 뚝딱 만들 수 있고 회사 로고나 디자인도 입힐 수 있다.

또한 계속적인 트렌드가 될 멀티 디바이스, BYOD 등의 환경 변화에 발맞춰 노트북 뿐 아니라 태블릿과 스마트폰을 모두 지원하고 특히 오피스의 경우는 내 소유의 디바이스에 한 해 총 10대의 기기에 설치할 수 있게 한다. (PC/Mac 5대 + 태블릿/폰 5대)

또한 최근 화두가 되고 있는 개인 정보 보호를 위해 메일 본문에 주민등록번호나 카드번호가 있으면 메일 발송을 막거나 경고 메시지를 표시하는 등의 보안 기능도 크게 강화됐다. 가장 큰 매력은 이 모든 기능들을 구축의 부담 없이 월 정액으로 간편하게 사용하기 시작하실 수 있다는 것이다.

Q 클라우드/모빌리티와 같은 기술적 용어만으로는 CFO를 설득하기는 쉽지 않을 수 있다. CIO가 오피스 365를 도입하려 함에 있어 CEO/CFO를 설득할 무기로는 어떠한 것들이 있을까?

비용 절감만한 설득 무기는 없을 것 같다. 클라우드는 정말로 기업의 IT 비용을 절감 시키고 직원들의 생산성을 높인다. 사용자 당 25GB의 메일함을 3분만에 제공하고, 입사자나 퇴사자가 발생할 때 클릭 한번만으로 메일 계정을 지우거나 만들어줄 수 있다는 것은 클라우드가 아니면 생각할 수 없는 혁신이다.

이처럼 클라우드는 기존에 IT팀이 오버헤드로 하고 있던 시스템 구축, 운영, 유지보수, 트러블슈팅, 업그레이드 작업 등을 해소시켜줄 뿐 아니라 불필요한 하드웨어 구입도 방지해준다.

대부분의 기업은 대기업이든 중소기업이든 IT 솔루션을 도입할 때 이중화나 네트워크 부하 등을 고려하여 넉넉하게 하드웨어 사이징을 하기 마련이다. 이러한 경우 실제 시스템을 오픈 했을 때 구축한 리소스의 절반도 쓰지 않는 경우가 많다.

오피스 365는 마이크로소프트 데이터센터의 대형 서버에서 이중화, 서버 관리, 사용 패턴에 따른 로드 발란싱 등을 모두 해주기 때문에 사용자는 서비스 혜택만 누리면 되므로 합리적이다.

또한 오피스 365는 기업의 규모나 근무 사용자 패턴(예: 정보 근로자인지 키오스크 근로자인지 등)에 따라 다양한 서비스 선택을 할 수 있기 때문에 회사의 모든 직원이 동일한 비용으로 동일한 IT 서비스를 받아야 할 필요가 전혀 없다.

메일이나 문서를 통한 작업이 많지 않은 사용자군은 보다 저렴한 오피스 365를 도입하여 회사의 총 소유 비용을 한결 낮출 수 있다.

또한 점차 모바일워크, 스마트워크가 늘어나고 있는 상황에서 출장이나 미팅이 잦은 임원, 자리에서 문서 작업이 대부분인 사무직, 외부에서 활동을 주로 하는 영업직 등 현업의 다양한 업무 패턴을 모두 파악하고 고려해 모바일 워크에 필요한 IT 시스템을 자산으로 구매하여 도입하는 것은 위험할 수 있는 일이다.

실제로 얼마나 어떻게 사용이 될 지 아직은 모르기 때문이다. 그러한 경우에는 쉽게 클라우드를 통해 스마트워크 환경을 지원해주면 된다. 유연하고 언제든 ‘on/off’가 가능하기 때문에 가장 합리적인 선택이라고 볼 수 있을 것이다.

* 서경구 이사는 한국마이크로소프트 엔터프라이즈 & 파트너 그룹에서 비즈니스 생산성 솔루션 영업을 총괄하고 있다.

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