페이스북이 기업 시장에서도 통할까? 이에 대한 대답은 ‘그렇다’이다.
물론, 직원들이 업무 시간 중에 뉴스피드나 바이러스성 동영상에 ‘좋아요’를 누르는데 너무 많은 시간을 보내는 것처럼 보일 수 있다. 하지만 개인정보 보호 문제, 보안 위험, 업무 생산성 저하에도 직장에서 페이스북을 허용해야 하는 긍정적인 이유들이 있다.
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아기들의 사진이 계속 등장하고 있다. 또 각종 음식 사진들로 도배하며 식욕을 자극하는 친구들도 있다. 그리고 여동생은 조금 전에 다음 여름의 결혼 계획을 발표했다.
축하한다. 이러한 일들을 겪었다면 당신은 방금 페이스북에서 30분을 보냈을 것이다.
많은 임원들이 소셜 네트워크가 이 사회에 얼마나 깊이 뿌리 내리고 있는지로 씨름하고 있으며, 페이스북이 업무 지향적인 네트워킹과 협업에 특화된 버전을 준비한다는 마크 주커버그의 발표가 있었는데도 불구하고 여전히 페이스북이 기업에 적합한 지에 대한 논란이 존재한다.
여러 전문가들이 <CIO닷컴>에 밝혔듯이 직원들이 기업의 정보를 공개하고 악성 소프트웨어가 포함되어 있는 링크를 클릭하면서 보안 문제도 나타나고 있다. 해당 플랫폼에서 게임을 하고 집단으로 채팅을 하며 중고 가구를 찾느라 시간을 허비하기 일쑤기 때문에 사무실에서 실제 프로젝트 완수에 방해를 받을 수 있는 주요 요소로 지목 받기도 한다.
다행히도 페이스북으로 기업용으로 활용하는데 도움이 되는 몇 가지 전략이 존재하며, 사용량을 통제하고 위험을 줄일 수 있는 우수 사례, 직원 교육, 앱 등이 필요하다.
프라이버시 문제
기술은 편리함과 프라이버시라는 양날을 칼이다. 한 회사에서 근무하는 사람들과 소셜 네트워크로 더 돈독한 관계를 다질 수도 있고 타사 직원들과 만나 상호작용하는 수단으로도 활용할 수 있다. 하지만, 소셜 네트워크에서 종종 회사의 비밀이 누설되는 일이 벌어지기도 한다.
팜비치주립대학교(Palm Beach State College)의 SBDC(Small Business Development Center) 인증 비즈니스 분석가 샤론 겔트너는 그 해결책 중 하나로 적절한 업무 관련 페이스북 사용에 대한 직원 교육을 언급했다. 소셜 네트워크는 ‘환경 스캔’(비즈니스 기회 찾기를 의미하는 새로운 용어)을 위한 비옥한 땅을 제공하고 있다. 이것이 채팅이나 사진 탐색 등 소비자의 페이스북 사용을 기업에 더욱 가치 있는 무엇인가로 대체하는 방법이다. 페이스북을 업무용 도구로 보는 직원들은 기업 정보를 누설하거나 생각 없이 탐색하면서 시간을 낭비할 가능성이 낮다고 그녀는 말했다.
“페이스북에서 가장 흥미로운 정보를 찾는 직원에게 더 나은 주차공간을 제공하는 등 특전 제공을 생각해 보자”고 겔트너는 제안했다. 이어서 그녀는 “CIO가 소방호스를 잠글 수는 없다. 하지만 현명한 사람은 직원들이 팀의 일원이라는 느낌으로 소중한 정보를 받아들일 수 있도록 노력한다”고 덧붙였다.
보안 문제
많은 사람들이 직장이나 기타 장소에서의 페이스북 확인을 하루 일과로 여기고 있다. 즉, 보안팀이 악성 소프트웨어 감염을 차단하기 위해 사내에서 페이스북 접근을 완전히 차단할 경우 직원들은 자신의 노트북이나 휴대폰을 이용해 확인하는 모습을 볼 수 있을 것이다.
평판이 나쁜 사이트로 연결되는 링크를 직원들이 클릭하고 결국 악성 소프트웨어를 다운로드 하게 될 때 보안 문제는 불거진다. 다행히도 이런 공격을 완화할 수 있는 일부 기술 관련 솔루션이 존재한다. 소셜웨어(SocialWare)라는 툴은 위험 관리 및 준수성을 위해 개발되었다. 관리자가 페이스북 내에서 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있다. 사용을 추적하기 때문에 관리자는 직원이 유해한 링크를 클릭했는지 확인할 수 있다.
소셜웨어의 부사장 브루스 밀른은 직원들을 그룹으로 나누고 그들이 실제로 필요한 기능을 판단하는 것이 현명한 전략이라고 강조했다.
“일부는 검색 기능이 필요하고 일부는 고객 서비스를 처리하며 일부는 앞선 세대를 위해 자신의 페이스북 네트워크를 활용할 수 있다”고 말하면서 그는 ‘좋아요’ 버튼을 비활성화하거나 직원들이 댓글을 달거나 원본 게시물을 게시하지 못하도록 하는 방법이 있으며 이를 통해 일부 프라이버시 및 보안 관련 문제를 억제할 수 있다고 설명했다.
업무 생산성 문제
기업 내에서 페이스북을 사용하는 직원들에 대한 우려를 표명했던 대부분의 전문가들은 업무 생산성과 관련된 문제가 커지고 있다고 지적했다. 로그인하여 팀원과 잡담을 나누거나 지인들의 사진을 탐색하는 것에 대한 유혹이 너무 크기 때문이다.
레퓨테이션매니지먼트닷컴(ReputationManagement.com)의 사장 빌 피쉬는 “전면적인 금지는 효과가 없다”며 “직원들은 마치 자신을 아기 다루듯 한다는 느낌을 받게 된다”고 말했다. 접속을 금지하는 것은 거의 불가능해졌으며, 특히 소기업들이 웹 도메인 자체를 생략하는 대신에 페이스북을 사용하며 전문가들이 아이디어와 글을 공유하도록 개발된 페이스북의 사설 그룹이 증가하면서 상황이 더욱 악화되었다.
“관리자로서 마지막으로 취할 수 있는 조치는 직원들을 금지하는 것이다. 페이스북 사용에 대한 일반적인 규칙이 정립되지 않는 한 직원들이 스스로 전문가답게 처리할 수 있도록 그들을 존중하고 신뢰해야 한다”고 피쉬는 말했다.
기업 컨설턴트인 미셸 세일러-터커도 페이스북을 금지하는 것이 불가능하다는 의견에 동의했다. 그녀는 “현재 전 세계 인구의 약 20%가 페이스북을 사용하고 있지만 소셜 네트워크는 기업에서 생산성을 심각하게 훼손하고 있다”고 전했다. 이어서 세일터-터커는 “문제는 직원들이 지속적으로 업무와 페이스북을 전환하거나 제 시간에 처리해야 하는 업무보다 네트워크에 더욱 집중한다는 것이다”고 지적했다.
페이스북 해결책
그 어떤 전문가도 페이스북 금지를 권장하지 않는다. 사내 동료들과 소통하는 것 외에도 페이스북은 많은 도움이 된다. 페이스북은 마케팅 플랫폼, 정보 공유 툴, 업무 자체로부터 적절하게 벗어날 수 있는 수단으로 자리 잡았다.
“하루 종일 책상에 앉아 있는 것은 쉬운 일이 아니다”고 피쉬는 말했다. “두뇌는 스프레드시트를 쳐다보지 않고 자주 쉬어주는 것이 좋다. 팀원들이 한 시간에 5분의 휴식을 취하면서 페이스북에서 친구의 고양이 사진을 본다고 해서 지구가 멸망하지는 않는다. 이를 통해 그들을 두뇌를 재충전하고 다시 업무에 집중할 수 있다”고 그는 밝혔다.
세일러-터커는 자신들이 사용하고 있는 워크스테이션이 기업 소유임을 직원들은 알아야 한다고 말했다. 페이스북은 사용을 추적하고 데이터를 보관한다. 즉, 기업 계획에 대한 댓글이 사설 서버에 수 년 동안 저장된다는 뜻이다. 직원들은 휴식을 취하고 페이스북을 확인할 수 있어야 하지만 업무가 아닌 휴식으로 간주해야 한다. 한 연구 결과에 따르면 업무 중 2시간에 한 번씩 휴식을 취하는 것이 실제로 생산성에 도움이 되는 것으로 나타났다고 그녀는 말했다.
“업무를 강요하거나 오프라인 매장에서 냉랭하고 관심이 없는 직원들을 만나는 상황은 최악이다”고 세일러-터커는 전했다. “페이스북에 정신이 팔려 고객에 적절한 주의를 기울이지 않는 직원이 있다면 해당 직원과 진지한 대화를 나누는 것이 좋다”고도 덧붙였다.
결국, 페이스북의 힘은 건제하다. 현명한 경영진들은 페이스북을 직장에서 더욱 사회적인 소통을 위한 기회, 비즈니스 기회를 찾을 수 있는 수단, 직원들에게 휴식을 제공할 수 있는 방법으로 여길 것이다. 비록 그 의미가 빠르게 퇴색되고 시간을 낭비하거나 보안 위험을 유발한다 하더라도 좋은 툴이 될 수 있다. 다른 대부분의 것들과 마찬가지로 페이스북을 기업에서 효과적으로 활용하기 위해서 가장 핵심이 되는 것은 바로 직원 교육이다.
*John Brandon은 포춘지 선정 100대 기업의 IT관리자를 재냈고 현재 기술에 대한 글을 쓰고 있다. dl-ciokorea@foundryco.com
