구글의 클라우드 기반 생산성 제품군, 아니면 뭐라 부르던지간에, 아무튼 구글 문서도구(Google Docs)는 업무와 협업의 세계로 들어왔다. 구글 문서도구의 성공은 단순히 따로 소프트웨어를 설치할 필요가 없는 간단함이나 편리한 자동 저장 기능, 그리고 무료라는 장점 때문만은 아니다. 최근 가파르게 상승중인 크롬북 판매량은 점점 더 많은 사용자들이 웹 애플리케이션을 사용해 작업하고 있음을 나타낸다.
물론 아직까지 문서작업의 ‘정석’이라 할 수 있는 마이크로소프트 워드에 비교할 바는 못 되지만, 문서를 작성하고 수정하는 측면에서는 결코 워드에 뒤지지 않으며 특히 콜라보레이션 툴의 기능 측면에서는 워드보다 훨씬 나은 부분이 많다. 구글 문서도구의 장점을 십분 활용할 수 있는 세 가지 기능들을 소개한다.
3가지 작업 모드
여럿이 공동으로 문서를 작성할 때면, 원본에 쓰여진 내용을 수정하지 않고 원본 작성자에게 제안만 하고 싶을 때가 있다. 이런 경우 따로 올-캡스(all-caps)에 의견을 적거나 따로 표시해 둔 후 나중에 이걸 잊지 말고 지워야 할 텐데, 걱정하며 넘어가 본 경험이 있을 것이다.
구글 문서도구에서는 이런 의견 달기가 훨씬 쉽다. 구글 문서도구 툴바의 맨 오른쪽을 보면 연필 표시의 ‘모드’ 버튼이 있는데, 이 버튼을 누르면 문서를 수정하거나, 제안하는 코멘트를 달거나, 보기 모드로 전환 할 수 있다.
제안 모드에서 문서를 수정할 경우 입력한 텍스트 주위로 초록색 괄호가 생성되고 기존 문서에서 지운 내용은 지움 표시가 뜬다.
또 제안 모드에서 문서 수정을 할 경우 화면 우측에 의견 창이 뜬다. 함께 작업하는 다른 이들은 이 제안 사항을 보고 이것을 받아들일 것이면 의견 창의 체크(v) 표시를, 받아들이지 않을 것이면 엑스(x) 표시를 눌러 사라지게 할 수 있다.
문서에 댓글을 달 수 있는 사람이면 누구나 제안 모드로 들어가 텍스트를 입력할 수 있다.
보기 모드에서는 각종 제안이나 의견들이 사라지고 인쇄 상태의 문서가 나타난다. 이 모드에서는 문서를 수정할 수 없다.
업데이트 기록 보기
사람들이 워드에서 유용하게 사용하는 기능 중 하나가 문서를 수정했을 때 그 기록을 남겨주는 기능이다. 구글 문서도구에서는 업데이트 기록 보기 메뉴가 이 기능에 가장 가깝다.
업데이트 기록 보기 기능은 화면 왼쪽 상단의 파일> 업데이트 기록 보기로 들어가거나 단축키 컨트롤(Ctrl)-알트(Alt)-쉬프트(Shift)-G를 누른다. 업데이트 기록 사이드 바에 문서를 열었던 시간마다 적용된 주요 수정 사항들이 뜰 것이다. 자동 저장을 통해 변경된 사항을 확인하고 싶으면 하단의 ‘버전 자세히 보기’를 클릭한다.
각기 다른 사용자가 적용한 수정 사항들은 각기 다른 색상으로 표현된다. 예를 들어 데이브가 수정한 사항은 초록색으로, 메건이 수정한 사항은 오렌지 색으로 나타나 구별이 쉽다.
아니면 사이드 바의 업데이트 내역을 클릭해 이전에 수정했던 사항들을 확인 할 수도 있다. 해당 업데이트로 돌아가고 싶으면 ‘버전 복원’을 누른다.
환경 설정하기
문서작업 환경 설정을 위해서는 도구>환경 설정으로 들어가면 된다.
환경 설정 창에는 3개의 체크 박스와 두 줄로 된 테이블이 뜰 것이다.
첫 번째 체크 박스는 ‘굽은 따옴표’를 사용할 것인지를 설정한다. 이 박스를 체크하면 문장 시작과 끝에 자동으로 시작 따옴표와 마침 따옴표를 사용한다.
그렇지만 체크하지 않을 경우 문장 시작과 끝 따옴표가 같은 모양으로 나오며 굽어지지 않은 모양의 따옴표가 사용된다. 이 설정은 아포스트로피나 작은 따옴표를 쓸 때도 마찬가지로 적용된다.
그렇지만 프로그램 중에는 이 굽은 따옴표를 제대로 처리하지 못하는 경우도 있다. 워드 프로세서 외에 복사와 붙여넣기를 많이 해야 하고 그럴 때마다 따옴표를 수정하는 게 귀찮다면 이 박스를 체크하지 않고 두는 것도 좋다.
두 번째 체크 박스는 말 그대로다. 모든 문서 내 URL 주소나 이메일 주소를 클릭 가능한 하이퍼링크로 바꿔주는 기능이다.
세 번째 체크박스는 구글 문서도구에서 자동으로 특정 글자를 문자로 바꿔주는 기능이다. 사용해 보면 아주 유용하다. 예를 들어 저작권을 나타내는 심볼을 사용하고 싶으면 그냥 (c)를 쳐 넣으면 ©가 나온다.
구글 드라이브에는 디폴트 세팅으로 다양한 단축키들이 설정되어 있지만 필요에 따라 단축키를 추가하거나 제거할 수 있다. 단축키를 추가하고 싶으면 환경 설정 메뉴 테이블 왼쪽 열 제일 위 박스에 단축키로 사용하고 싶은 글자를 입력한다. 오른쪽 박스에는 그 단축키가 의미하는 단어를 써 넣는다.
혹시 기호를 단축키로 하고 싶다면 삽입>특수 문자로 들어가면 각종 기호를 찾을 수 있다. 클립 보드에서 원하는 기호를 복사한 뒤 환경 설정 메뉴를 다시 들어간다. 단축키로 사용할 글자를 입력하고 알맞은 칸에 기호나 특수문자를 입력한다.
끝났으면 확인을 누르고 나온 뒤 새로 지정한 단축키를 입력한 뒤 스페이스 바나 엔터 키를 눌러 제대로 작동하는지 확인한다. dl-ciokorea@foundryco.com
