사례 | 직원 역량을 강화해 RPA 확장 중인 지멘스 모빌리티

지멘스 모빌리티(Siemens Mobility)는 수년간 RPA(로봇 프로세스 자동화) 여정을 진행해 2017년 5개에서 현재 700개가 넘는 자동화 프로세스를 구축했으며 이를 통해 회사를 혁신해 나가고 있다.

지멘스 모빌리티의 RPA 책임자인 벤자민 보크는 “2017년에는 시장에 RPA 관련 책이 한 권뿐이었지만, 지금은 수백 권으로 늘어났다. 2017년 말에 지멘스는 이미 회사 전체를 대상으로 글로벌 도입을 결정했다”라고 말했다.

지멘스 모빌리티는 독일의 다국적 기술 대기업 지멘스의 자회사로 철도 기술과 지능형 교통 시스템에 주력하고 있다. 경영 정보학을 전공한 보크는 브라질의 한 직원이 SAP 프로세스 자동화에 관심을 가지면서 지멘스 모빌리티의 RPA 여정이 시작됐다고 언급했다. 당시 직원은 RPA에 관한 영상을 보여줬고, CFO인 칼 블라임은 그 잠재력에 관심을 가졌다.

보크는 “하고 있는 일을 명확한 수치로 제시해야 CFO를 설득하기 쉽다”라고 말했다.

이후 지멘스 모빌리티는 RPA를 실험하기 시작했다. 보크는 RPA 플랫폼 기업인 유아이패스(UiPath)에서 무료 평가판을 이용할 수 있다는 사실을 알게 됐다. 이 과정에서 유아이패스가 SAP 통합에 중점을 두고 여러 소프트웨어 애플리케이션과 관련된 프로세스를 자동화하는 데 도움이 될 수 있다는 사실을 깨달았다.

보크는 “효과가 있을지는 확실치 않았지만, 일단 시도해 보고 결과를 확인하기로 결정했다. 결과는 정말 좋았다”라고 말했다.

RPA는 2년 만에 지멘스 모빌리티 CFO의 산하에 있는 완전한 기업 부서로 발전했다. 보크는 “RPA 부서는 목적상 IT 부서의 바깥에 있다. IT 동료들과 긴밀하고 좋은 관계를 유지하고 있지만, 실제로 느낀 점은 비즈니스 부서에서 직접 도입할 때 직원의 수용도가 IT 관점에서 도입할 때보다 훨씬 높다는 것이었다”라고 설명했다.

자동화를 확장하기 위해 회사는 직원 스스로 프로세스를 자동화할 수 있도록 권한을 부여하는 접근 방식을 채택했다. 따라서 직원의 수용이 RPA 성공에 결정적인 역할을 했다.

보크는 “주요 목표는 조직 내 동료들이 스스로 RPA를 적용할 수 있도록 지원하고 동기를 부여하며 참여를 유도하는 것이다. RPA 부서는 직원들을 위해 프로세스를 로봇화하는 블랙박스가 되기를 원하지 않는다”라고 말했다.

자율성을 위한 전략
지멘스는 이니셔티브 접근 방식, 시민 개발자 접근 방식, 서비스로서의 로봇 공학(robotics as a service)이라는 3가지 주요 접근 방식으로 RPA를 다루고 있다.

회사가 프로세스를 자동화하는 데 유용한 방법인 이니셔티브 접근 방식에서 보크와 그의 팀은 동료들이 직접 RPA를 처리할 수 있도록 지원한다. 이는 프로세스에 자동화를 적용할 수 있는 프레임워크, 도구, 교육 등을 비즈니스 부서에서 제공하는 방식이다.

보크는 “지침에 따라 직원들은 RPA 프로세스를 거의 스스로 책임지고 있다”라고 말했다.

이 과정에서 보크의 팀은 모든 직원이 볼 수 있는 커뮤니티를 만들었다. 커뮤니티를 통해 프로세스에 참여한 사람과 비즈니스에 어떤 결과가 있었는지 간략하게 설명하고 프로세스를 문서화했다.

커뮤니티는 RPA 팀의 성과를 가시화하는 역할도 하지만, 여러 사업부 및 지역의 직원들이 다른 직원의 자동화 작업을 이어받아 필요에 맞게 더욱 발전시킬 수 있다는 의미이기도 하다.

이니셔티브 접근 방식을 지원하기 위해 지멘스 모빌리티는 재사용 가능한 모듈이 포함된 코드 프레임워크인 SMO(Siemens Mobility Framework)와 개발, Q&A, 생산 환경을 포함하는 중앙 인프라를 구축했다.

보크는 “표준화 및 안정화 측면에서 큰 이점이 있다. 중앙 인프라에서 실행되는 400개 이상의 프로세스를 1.5명의 직원이 관리하고 있다”라고 설명했다.

또한 이 팀은 전 세계 지멘스 모빌리티를 위해 10,000시간 이상의 교육을 제작했으며, 6,000명 이상의 동료가 이 교육을 활용했다. 대부분은 가상 세션 또는 대면 세션으로 구성됐다. 보크의 팀은 현재 더 많은 웨비나 기반 교육, 녹화 세션, 심지어 AI 지원 교육까지 제작하기 위해 노력하고 있다.

보크는 개별 프로세스가 어떤 승인 절차를 거치는지 자주 질문을 받는다고 말했다. 그는 “승인 절차는 없다. 개별 프로세스가 대부분 팀 외부에서 개발됐기 때문에 RPA 팀이 직접 승인하지 않는다”라고 말했다.

그는 명확한 경계, 거버넌스, 자산 안정성을 확립하는 것이 핵심이라며 “모범 사례를 따르고 이를 위한 프로그래밍 지침 표준이 있는지 확인해야 한다”라고 조언했다.

사람들에게 권한 제공
시민 개발자 접근 방식은 비슷하지만 개인이 개인 프로세스를 자동화하는 것을 지원한다. 이 접근 방식은 자신의 업무용 컴퓨터에서 로컬 로봇을 만들려는 개인을 위한 것이지만, 보크는 이런 개인이 프로세스를 자동화할 수 있는 가상 머신을 가질 수 있다고 말했다.

RPA 팀은 RPA 개요, 초급 교육, 웹 자동화, 엑셀 자동화, SAP 자동화 같은 특정 사용 사례에 대한 교육 등 다양한 교육 과정을 제공해 이 접근 방식을 지원한다. 또한 보크의 팀은 ‘클리닉 세션’을 제공하는데, 직원들이 프로세스 자동화 작업을 할 때 보크의 팀원에게 20분간 세션을 신청해 실무적인 지원을 받을 수 있다.

마지막으로, 보크의 팀은 약 2년 전 재무 데이터, 정보 보안, 데이터 보호 등을 다루는 대규모 부서 간 프로세스를 자동화하는 솔루션을 개발하고 관리하기 위해 프로세스 접근 방식으로서의 로봇 공학을 추가했다.

최근 사례로는 지멘스 모빌리티 내부에서 ‘아마존 프로세스’라고 부르는 자동화가 있다. 이 프로젝트는 CFO인 블라임이 회사의 주문 관리가 왜 그렇게 복잡한지 질문하면서 시작됐다. 프로세스를 간소화하기 위해 보크의 팀은 주문 접수, 배송, 마감, 비즈니스 인텔리전스 등 E2E(end-to-end) 프로세스를 자동화하는 6개의 개별 로봇을 구축했다.

보크는 “우리는 E2E 프로세스를 한 번에 구축하지 않고 프로세스의 작은 부분부터 시작하기로 결정했다. 이제 100% 자동화된 프로세스를 완벽하게 제어하고 투명하게 모니터링할 수 있게 됐다”라고 설명했다.

이런 대규모 프로세스는 규정 준수와 관련된 민감한 데이터에 초점을 맞추는 경향이 있기 때문에 보크의 팀은 개발 프로세스의 일부로 품질 게이트와 사용자 승인 테스트(UAT)를 개발했다. 여기에는 주제별 전문가와 함께 수동 코드를 검토하는 작업도 포함된다.

보크는 “본격적인 소프트웨어 개발 프로세스를 갖추는 것이 정말 중요하다”라고 조언했다.

한편 로봇은 생산 환경에 투입되고 나면 변경이 어렵다. 비즈니스적이든 기술적이든 모든 변경 사항이 전체 수명 주기를 다시 거쳐야 한다.

보크는 지멘스 모빌리티에서 RPA가 전반적으로 성공할 수 있었던 이유에 대해 위에서 아래로 강요하는 방식이 아닌 시민 개발자 접근 방식을 채택했기 때문이라고 말했다. 직원들과 직접 대화하며 불편하거나 없애고 싶은 프로세스에 대해 물어보고 대답을 얻을 수 있다고 그는 설명했다.

그는 상사가 직접 지시하는 접근 방식이 계속되면 직원들이 자동화로 인해 일자리를 잃을까 봐 두려워할 수 있다고 지적하며, “이런 접근 방식이 상사가 와서 해당 프로세스를 자동화해야 한다고 말하는 것보다 훨씬 수용도가 높다”라고 언급했다.

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