코로나19로 제한됐던 출장이 엔데믹과 함께 정상화되고 있다. 글로벌 비즈니스 여행 협회 GBTA(Global Business Travel Association)는 지난 2019년 1조 4,000억 달러였던 출장 관련 지출이 팬데믹 이후 대폭 감소했다가 오는 2024년이면 다시 팬데믹 이전 수준을 회복할 것으로 예상했다.
출장 정상화에 나선 기업 사이에서 최근 주목받는 개념이 있다. 출장 관련 비용을 절감하고 환경적인 영향을 최소화한 ‘지속가능한 출장’이다. SAP에 따르면, 지속가능한 출장은 기업 인지도 확보와 운영 효율성 개선, 네트워크 구축 및 유지에 큰 도움이 된다.
비즈플레이 기획 마케팅실 심우진 실장도 10월 25일 ‘디지털 시대의 워크플레이스 트랜스포메이션’을 주제로 개최된 ‘Future of Work 2023’에서 “자체 조사 결과, 출장 관리 비용은 직원 급여 다음으로 큰 운영 비용을 차지하고 있다”라며 지속가능한 출장의 필요성을 강조했다.
하지만 심우진 실장은 “물가 상승이나 수동 프로세스, 가시성 부족 등으로 인해 많은 기업이 지속가능한 출장 문화 실현에 어려움을 겪고 있다”라고 지적했다. 대한항공 자료에 따르면, 평균 국제선 항공 비용은 인당 32만 원에서 62만 원까지 올랐고 미국 호텔 전문 조사 기관 STR의 자료를 보면 2023년 아시아 지역의 일평균 숙박 비용은 2019년보다 14% 올랐다.
치솟는 물가는 지속가능한 출장을 저해하는 대표적인 원인이지만, 물가 상승은 거스를 수 없는 요소다. 그렇다면 기업은 어디서 비용을 절감해야 할까? 비즈플레이가 2022년 11월 1,000여 명의 고객을 대상으로 실시한 비용관리 현황 조사에 따르면, 비효율적인 수동 프로세스로 인해 출장/비용 관련 정산 및 검토에 투입하는 시간은 출장 1건당 평균 109시간이다. 심우진 실장은 “출장 계획서 작성, 법인카드 영수증 정리, 정산, 결재 반려 시 재작업과 같은 이른바 ‘숨은 비용’에서 특히 많은 손실이 있음을 알 수 있었다”라고 설명했다.
수동 프로세스에서는 인적 오류나 허위 청구로 인한 손해가 발생하기 쉽다. 또 전체적인 자금 현황을 재무팀에서 모니터링하는 것도 어렵다. 예를 들어, 법인카드 대신 개인카드를 사용한 후 경비를 처리하는 기업에서는 해당 경비에 대한 현금 흐름을 제때 파악하지 못한다. 문제가 발생하더라도 해결책을 빠르게 제시할 수 없다.
지속가능한 출장을 실현하는 3가지 요소
심우진 실장은 약 3만 곳의 고객사 데이터를 기반으로 3가지 전략을 제시했다. ▲페이퍼리스(paperless) ▲법인카드 배포 ▲ERP·SCM·그룹웨어와의 연동 가능성이다.
종이를 없애는 페이퍼리스 프로세스는 환경 측면에서도 업무 효율 측면에서도 핵심 요소다. 심우진 실장은 “공인전자문서 보관소 기능을 통해 제출 증빙의 법적 효력을 보장하고 반복 업무 자동화 시스템으로 숨은 비용을 줄이고, 규정/정책 커스터마이징으로 컴플라이언스를 지킬 수 있는 솔루션이 필요하다”라고 말했다.
법인카드 배포는 비용 지출에 대한 가시성과 투명성을 확보하는 가장 쉬운 방법이다. 비용 관리 솔루션 업체 센터(Center)의 2023 비용 관리 설문조사에 따르면, 하이브리드 또는 원격 근무로 인해 직원의 구매 결정이 분산됨에 따라 지난 3년 동안 미국 기업의 법인카드 발급 건수는 65% 증가했다.
기업이 사용하는 솔루션간의 유기적인 연동은 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation, DX)의 핵심 요소다. 경비 관리 프로세스의 DX에서도 마찬가지다. 심우진 실장은 “그룹웨어나 회계 시스템, 인사관리 시스템, 출장 경비 관리 시스템이 유기적으로 연동돼야 한다. 이런 부분이 제대로 이뤄지지 않으면 아무리 좋은 솔루션을 사용하고 있어도, 아무리 좋은 DX 전략을 가지고 있어도 효율성이 떨어진다”라고 강조했다.
페이퍼리스 프로세스, 법인카드 및 ERP/그룹웨어 등과의 연동을 지원하는 경비관리 솔루션의 효과는 즉각적으로 나타난다. 심우진 실장은 “비즈플레이 사용 고객의 사례를 종합하면 영수증 작업에 걸리는 시간이 15분에서 3분으로, 회계 마감은 5일에서 1.5일로 줄었고 경비 처리 비용은 8억 원에서 2억 원으로 절감됐다”라고 설명했다.
사례로 보는 경비 관리 DX의 이점
이어 심우진 실장은 구체적인 사례를 소개했다. 대표적으로 인사혁신처는 비즈플레이를 통해 내부 시스템 및 규정 연동, 자동화 프로세스로 연간 535만 장의 종이 문서를 줄이고 85억 원의 비용을 절감할 것으로 예상하고 있다. 우선 출장 신청부터 종이 서류 보관까지의 7단계의 업무 프로세스가 솔루션 도입 후 3단계로 대폭 줄었다.
또한 과거에는 여비 관련 비용을 출장자가 직접 조사하고 종이 영수증과 예약증을 수기로 제출했다면, 도입 이후에는 숙박/항공/교통 비용을 메타 검색 엔진 기반으로 비교할 수 있고 각종 서류는 전자 증빙으로 자동 제출한다. 비즈플레이의 솔루션은 중앙 부처 및 지자체 출장 관리 표준 앱으로도 선정돼 오는 12월부터는 전국의 75만 공무원의 출장예약정산 업무를 지원할 예정이다.
약 200장의 법인 카드를 관리 중인 롯데네슬레코리아는 비즈플레이를 통한 업무 자동화 덕분에 7명의 팀원이 각각 10시간씩 투자해야 했던 마감 업무를 70% 줄였다. 뿐만 아니라 국세청 데이터 연동 및 불공제/공제 자동 분류 기능을 통해 소액에 대한 부가세 신고가 쉬워져 환급액이 200만 원에서 600만 원으로 3배 상승하는 효과를 봤다.
전국의 보육기관을 평가 및 지원하는 업무 특성상 출장이 잦은 한국보육진흥원은 매년 출장 비용만 20억 원에 달하며, 이에 따라 발급되는 종이 영수증은 연간 5만 건이었다. 하지만 비즈플레이를 통해 경비 처리 업무를 자동화한 이후에는 관련 비용을 7,500만 원 절감했고 증빙 자료를 보관하는 공간을 약 21평 더 확보했다. 업무 효율도 50% 향상됐다.
유연한 대응을 지원하는 다양한 기능
소득세법에 따라 회사에서 발생하는 모든 지출은 카드사에서 제공한 데이터를 지정된 절차에 맞게 보관해야 법적 효력을 지닌다. 비즈플레이는 국내 카드사 전체 및 일부 해외 카드사와 카드 정보망과 EDI(Electronic Data Interchange)가 실시간 연결돼 있다. 법인카드 사용 명세뿐 아니라 개인카드, 현금, 매입세금계산서 등 다양한 지출 수단에 대해서도 법적 효력이 있는 전자 증빙 시스템 구축을 지원한다.
또한 OCR 기술로 데이터 처리/입력과 같은 소모적인 업무에 인력이 투입되는 것을 방지하고, 더 나아가 AI 기술 적용을 통해 영수증 데이터를 분석해 용도(야근 식대, 접대비, 점심 식대)를 분석하는 등 보다 편리한 기능을 제공하고 있다. 114가지의 규정과 48가지의 입력 항목을 설정할 수 있어 내부 규정이 복잡한 기업에도 적합하다.
많은 기업이 지속가능한 경영을 목표로 DX를 추진하고 있다. 심우진 실장은 “DX는 기술에 집중하는 것이 아니라, 변화에 대한 의지가 핵심이다. 사람과 커뮤니케이션을 중심으로 기술에 접근한다면 기업의 생산성을 크게 높일 수 있는 DX 여정을 성공적으로 마칠 수 있을 것이다”라고 강조했다.
editor@itworld.co.kr
