이메일, 소셜 미디어, 문자 메시지… 오늘날 현업 부서장과 프로젝트 관리자는 그 어느 때보다도 더 많은 디지털 정보를 가지고
오늘날의 고속 디지털 세상에서 현업 부서장과 프로젝트 관리자는 회사와 개인용도로 2개 이상의 이메일, 소셜미디어(트위터, 링크드인, 구글+, 페이스북), 텍스트 메시지 계정을 가지고 있는 모습이 낯설지 않다. 이들 계정을 어떻게 적절하게 관리하느냐가 관건이며, 그래야만 관리자의 업무효율을 확보하고 이들이 프로젝트를 적시에 끝낼 수 있기 때문이다.
매니징피플베터(Managing People Better)의 공동창업자인 레이 스티리는 “이메일, 문자, 소셜 미디어를 빈번하게 확인하는 것은 생산성을 저해한다는 연구결과가 속속 보고되고 있다. 따라서 사람들은 이러한 생활습관을 버려야 한다”고 지적했다.
그렇다면 이러한 상황을 극복하기 위해서 어떻게 해야 할까? 여러 생산성 및 조직 전문가와 프로젝트 관리자가 이메일, 소셜 미디어, 문자 등 정보과부하를 관리하는 7가지 팁을 소개한다.
1. 이메일 확인 일정을 짜라. 원루프 에너지(OneRoof Energy)의 이사인 후세인 야흐푸피의 경우 소셜 미디어와 뉴스를 특정 시간에만 확인하고 잠시 동안 확인하지 않는 시간을 갖는다고 한다. “아침 8~9시, 오후 4~5시에만 이메일을 확인한다. 대부분의 이메일은 몇 시간 기다려도 크게 관계가 없고, 시간이 지나면 알아서 해결되는 경우도 있기 마련이다”라고 야흐푸피는 말했다. 그에 따르면, 중요한 상황이면 사람들이 직접 찾는다는 것이다.
2. 이메일을 즉시 분류하라. 테크놀로지어드바이스(Technology Advice)의 CIO 에반 맥쿠첸은 “이메일을 확인할 때 분류 시스템을 만들어 긴급성과 상관성을 기준으로 메일을 분류하라. 중요도서 떨어지거나 즉시 회신이 필요하지 않은 사람들의 경우 그에 걸맞게 표시해 두고 문제가 될 때 대응할 수 있게 하라”라고 조언했다.
개인 생산성 비결(Personal Productivity Secrets)의 저자이며 관련사이트(RegainYourTime.com)를 만든 마우라 토마스는 “모든 이메일 메시지를 삭제하거나 다른 수신함으로 옮겨라. 우선 클라이언트 설정을 변경하여 수신버튼을 누를 때만 메시지가 수신되도록 하라. 그 후 새로운 메시지 버튼을 누르기 전에 수신함의 남아있는 메시지가 0이 되도록 하라. 이는 한 주에 한번 이상은 해야 한다”라고 말했다.
업무 생산성과 관련한 책인 익스트림 프러덕티비티(Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours)를 쓴 로버트 C. 포젠은 “이메일 확인 시 주제문을 유심히 보라. 정치 후보에 대한 글부터 불특정 다수에게 보내는 글까지 이메일을 찬찬히 읽어볼 지 말 지에 대해서는 주제문만 읽으면 알 수 있다”라고 밝혔다.
3. 프로젝트에 참여한 직원들이 질문들에 대한 리스트를 마련해 두고 이에 대해 답변할 시간을 두도록 하라. “프로젝트 참여 직원들에게 당신에게 해야 할 질문 리스트를 정리해 두고 하루에 이를 한번씩 보내라”고 스티리는 말했다. 한 사람을 지정하여 질문 리스트를 모두 챙기라고 하고 그렇게 되면 중요성을 기준으로 질문의 우선순위가 정해진다. “질문 리스트를 정리하는 것이 하루에 75개의 이메일을 처리하는 것 보다 더 효율적이다”라고 그는 강조했다.
4. 정말로 필요하거나 직장에서 확인해야만 하는 소셜 미디어 계정이 몇 개나 되는지 확인하라. 직장에서 꼭 봐야 하는 소셜 미디어 계정만 참조하라. 그리고 소셜 미디어가 업무에 미치는 영향을 최소화하기 위해, 하루 중 특정 시간을 할애하여 해당 계정들을 확인하라.
5. 소셜 미디어 계정 관리를 위한 대시보드 툴을 사용하라. 오디오 토스터 브로드캐스팅(Audio Toaster Broadcasting)을 운영하는 사뮤엘 F. 스위스굿(Samuel F. Swicegood)은 “많은 트위터 계정을 사용해야 하는 관리자들에게 트윗덱(TweetDeck)이나 후트스윗(HootSuite)와 같은 툴의 사용을 추천한다. 이는 다중계정 관리에 있어 도움이 될 뿐만 아니라 여러분의 팔로워들이 팔로우하고 있는 것들에 대한 통찰을 제공한다. 그리고 트위터 발송 스케쥴을 설정할 수 있기 때문에 시간을 많이 절약해 준다”라고 말했다.
6. 휴대전화를 끄고 특정 시간에만 문자를 보내라. 일터에서 휴대폰을 사용할 수 밖에 없는 상황이 아닌 한 일터에서 휴대전화를 꺼두거나 아니면 메시지를 발송할 시간을 정해놓고 해야 한다. 업무시간 중에는 팀원들이나 가족들에게 긴급한 상황의 경우 사무실 전화로 하거나 덜 중요한 사안에 대해서는 이메일로 하라고 요청해야 한다.
7. 프로젝트 관리 툴을 사용해 여러분 자신과 팀 업무의 순조로운 진행을 도모하라. 비디오스팟(Videospot)의 경영자인 오웬 헴사스는 “베이스캠프(Basecamp)나 팀워크PM(TeamworkPM)과 같은 프로젝트 관리툴을 사용해 마감시한이나 중요성을 기준으로 하여 업무의 우선순위를 부여하라. 이러한 관리툴에는 어느 이메일 클라이언트와도 연동하여 사용할 수 있는 캘린더, 노트, 메시징 시스템 등이 보통 지원된다. 따라서 특정 시간에 어떤 일을 해야 하는지 지속적으로 알려준다”라고 전했다.
* Jennifer Lonoff Schiff는 마케팅 커뮤니케이션 회사를 운영하고 CIO닷컴에 기고하고 있다. dl-ciokorea@foundryco.com
