미국 조지아 주는 프로젝트를 선제적으로 관리하고 프로젝트 성공을 위한 핵심 예측 인자를 식별하며 주요 관계자들 중에 효과적인 팀 환경을 만
많은 기업들이 IT프로젝트에 실패하고 있는데도 IT조직들은 이를 낮추는 방법을 모르고 있을까? 아마도 IT조직들은 현재 사용할 수 있는 모든 프로젝트 포트폴리오 관리(Project Portfolio Management, PPM) 솔루션으로 기업들이 제 시간에 예산 내의 비용으로 프로젝트를 성공적으로 마무리하며 원하는 비즈니스 결과를 얻을 수 있을 것이라 생각할 것이다.
피터 웨일은 수 년 동안 프로젝트 관리를 연구했다. 웨일은 MIT 슬론경영대학원(Sloan School of Management)의 정보 시스템 연구 및 수석 연구회 회장이다. 그는 2004년 3월 MIS 계간 저널(MIS Quarterly Journal) 기사 “끌고 가는 게 아니라 관리하는 것이다: 최고의 기업들이 IT를 관리하는 방법”에서 잘 관리하고 있는 IT조직들은 “경쟁사들과 비교하여 IT투자대비 최대 40% 높은 수익을 내고 있다”고 말했다.
어떻게 생각하는가? 많은 IT조직들이 웨일의 조언을 듣지 않았다. 캘리포니아 주의 관리자인 존 창의 사례를 들어보자. 2013년 2월 8일, 그는 ‘2억 5,000만 달러 이상을 처리하기 위해’ 새로운 급여 지급 시스템을 도입하면서 SAP와 계약을 맺었다. 그 외에도 캘리포니아 상원 감독 및 성과 사무소(California Senate Office of Oversight and Outcomes)에서 2013년 8월 12일에 공개한 관련 보고서 ‘집중 훈련: 급여지급 시스템의 몰락에 기여한 초기 경고 간과 및 과거의 문제’도 읽어 보자. 이 보고서의 핵심 발견사항은 제목 그대로 핵심 프로젝트 감독 직원이 잠재적인 프로젝트 실패에 관한 조기 경고를 무시한다는 내용이다.
이런 종류의 프로젝트 실패는 항상 발생한다. 브랜드 벨로시티(Brand Velocity)의 CEO 잭 버그스트랜드는 이를 입증할 수 있다. 코카콜라의 전임 CIO이자 코카콜라음료(Coca-Cola Beverages Ltd.)의 CFO 겸 물류 및 제조 부문 부사장은 자신의 기업을 다시 발명하라(Reinvent Your Enterprise)의 저자이자 전략적 프로파일링(Strategic Profiling) 툴과 조치계획(Action Planning) 프로세스의 창시자다. 버그스트랜드는 기업이 운영하는 방식에 관한 전문가이자 성공적인 프로젝트의 중요성을 확실히 이해하고 있다고 말할 수 있다.
그는 2009 아키텍처 & 거버넌스(Architecture & Governance) 잡지 기사 ‘IT 프로젝트 관리에 문제가 발생하는 이유 – 그리고 그 해결 방법’에서 이렇게 밝혔다. “대형 정보 기술 프로젝트들이 자주 실패하곤 한다. 통계치에 따르면 기업 프로젝트 10개 중 7개가 의도한 결과를 제공하지 못하고 있는 것으로 나타났다. 이것이 중요한 이유는 시간에 따른 기업 브랜드의 가치와 기업 IT의 성공률이 서로 관련돼 있기 때문이다.” 그는 나이키에서 공급망 프로젝트에 관한 주요 문제를 인지하지 못해 해당 기업의 공급망에서 CEO 필 나이트가 말하는 ‘4억 달러짜리 과속방지턱’이 발생한 이야기를 예로 들었다.
수 많은 주요 프로젝트의 실패에 관한 예를 들 수 있지만, 굳이 세부사항을 지루하게 나열하지는 않을 것이다. 여러분도 이미 많이 알고 있다. 진짜 문제는 이런 실패를 야기시키는 근본적인 문제가 무엇인가 이다. 필자는 이렇게 생각한다.
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PMO 조직들과 프로젝트 관리자들은 일반적으로 프로젝트의 선제적인 관리에 에너지를 투입하고 프로젝트의 성공을 위한 핵심 예측 변수를 확인하며 프로젝트 성과 평가의 과정에 이해 당사자들을 참여시키기 보다는 비용, 일정, 자원 이용성 등의 역사적인 데이터에 주로 초점을 맞추고 있다.
조지아 주의 기술당국 GTA(Georgia Technology Authority)는 적절한 영역에 초점을 맞춰 뛰어난 결과를 달성했다. 애틀란타의 GTA 대표팀 구성원들과 함께 해당 조직이 자체 119 기관들의 수 백 개에 달하는 5억 달러짜리 프로젝트 포트폴리오를 위해 관리 프로세스와 솔루션을 구축하면서 어떻게 수 백만 달러를 절약했는지에 관해 파악할 수 있는 기회가 있었다.
조지아 주의 각 기관은 연합된 구조로 운영되고 있다. 각 기관은 주지사가 지명한 위원뿐만이 아니라 기관의 IT조직을 이끄는 CIO 가 있다. 2011년 1월, 조지아의 주지사 네이슨 딜은 모든 주 기관들의 프로세스 및 서비스 일관성을 확보하기 위해 주 CIO로 캘빈 로즈를 임명했다.
각 기관 CIO는 로즈에게 직접 보고했으며, 그는 자신의 선택에 꼭 필요한 광범위한 비즈니스와 기술 경험이 보유한 인물이다. 그의 임무는 ‘기술을 활용해 조지아 사람들과 정부의 소통을 돕는 것’이었다. 로즈와 잠시 대화를 나눈 후, 우리는 그가 GTA를 ‘고객들에게 가치를 제공하는’ 하나의 기업으로 보고 있다는 사실을 깨달았다. 그의 3가지 주요 전략 중 하나는 ‘완전한 IT 관리 구조를 이행하여 주 기관들 사이에서 투명성을 제공함으로써 모두가 지출과 관련된 모든 것을 볼 수 있도록 하는 것’이다. 로즈와 그의 팀은 이를 잘 진행하고 있으며 지금까지 뛰어난 결과를 이루었다.
성공적인 조직에서 팀워크는 필수적이다. 로즈는 주요 기관들 중에서 관리 프로세스를 이행한 3명의 핵심 인물들 덕분에 이것이 가능했다고 말했다. 그 3인방은 기업 관리 및 기획 이사 톰 프루만, 기업 포트폴리오 관리 사무소 이사 테레사 레일리, 프로그램 관리자 행크 웰즈다. 프루만은 전략을 개발하고 레일리와 웰즈는 전략적인 계획을 개발하고 성공적으로 이행했다.
이 팀이 일련의 관리 프로세스를 개발 및 이행한 후, 이런 프로세스를 가능하게 하는 솔루션을 선택해야 했다. 이 팀은 PPM 솔루션 이행에 3번 실패하자 “많은 PPM 툴이 뛰어나지만 결국에는 툴의 노예가 된다”는 사실을 깨달았다고 로즈는 말했다. “툴은 엄격하며 툴이 프로젝트 포트폴리오를 관리하는 것 보다는 툴이 동작하도록 하기 위해 많은 시간을 소요한다”고 그는 강조했다.
결국, 팀은 GTA에 완벽한 SaaS 관리 솔루션인 CAI(Computer Aid Inc.)의 APO(Automated Project Office)를 발견했다. GTA 대표팀이 이 솔루션을 발견했을 때, “기관들 사이에서 적절한 프로젝트 관리를 확보하기 위해 필요한 것이었다”고 프루만은 말했다. GTA는 2012년 3월 해당 솔루션의 라이선스를 구매하여 이름을 GEMS(Georgia Enterprise Management Solution)로 변경했다. (밝혀진 사실: 필 웨인지머는 CAI 소속의 AITS.org의 IT리더들을 위한 칼럼을 쓰면서 비디오 인터뷰를 진행하고 있다).
결과는 인상적이었다. 각 기관은 선택한 PPM 솔루션을 사용하고 있다. GEMS 는 기관 프로젝트로부터 핵심 프로젝트 데이터를 가져오고 일련의 알고리즘과 예측 분석을 통해 데이터를 분석한 후, 대시보드를 통해 KPI를 위한 적절한 프로젝트 데이터를 표시한다. GTA 관리팀은 이 데이터를 이용해 다른 방법으로는 인지할 수 없어 잠재적으로 품질 문제, 인도 지연, 비용 과다로 이어질 수 있는 잠재적인 프로젝트 위험 영역을 파악한다. 프로젝트 방해 영역을 예측할 수 있는 능력으로 프로젝트 관리에 대한 더욱 선제적인 접근방식이 가능하며, 그 과정에서 자금을 절약할 수 있다.
다음의 4가지 독특한 특징이야말로 GTA 관리 대표팀이 APO 솔루션을 선택한 주된 이유였다:
• APO는 모든 PPM 솔루션으로부터 전통적인 비용 및 일정 데이터를 가져온다. 프루만은 이 기능 덕분에 “각 주 기관이 선택한 PPM 솔루션을 계속해서 사용할 수 있을 것”이라고 말했다.
• 이 솔루션은 초기에 일련의 설정 가능한 KPI 뿐만이 아니라 더 많은 것을 추가할 수 있는 능력을 제공한다. “이를 통해 GTA 관리팀은 프로젝트의 성공에 영향을 끼치는 핵심 지표를 파악하고 측정할 수 있다”고 레일리는 말했다.
• 일련의 모범사례 벤치마크 평가로 이해당사자들은 프로젝트의 진행상황에 관한 개별적인 피드백을 제공할 수 있다. 웰즈는 이 특징이 가장 중요하며, 그 이유는 “팀들이 팀 의사소통을 향상시키고 더욱 효과적으로 협력하며 잠재적인 프로젝트 위험의 지표를 조기에 파악할 수 있기 때문이다”고 말했다.
• APO는 구성 가능한 대시보드에 관한 결과를 표시한다. “이를 통해 GTA 관리팀은 프로젝트의 성공을 위한 핵심 예측 변수를 선제적으로 파악 및 측정하며 적절한 완화 조치를 취할 수 있을 것이다”고 로즈는 말했다.
요약
모든 CIO는 선제적인 솔루션을 통한 일련의 탄탄한 프로세스를 통합하고 프로젝트의 성공을 위한 핵심 예측 변수를 예측하며 핵심 이해당사자들 사이에서 팀워크를 향상시키는 탄탄한 관리 전략이 필요하다. IT조직에서 프로젝트 관리가 문제가 되고 있고 25~ 35% 수준의 프로젝트 실패율을 수용할 수 없다면 GTA로 얻은 교훈에 주의하자.
GTA가 관리 솔루션을 이행한 방법에 관한 내용은 필자의 기사 “프로젝트 관리의 미학(The Art of Project Governance)”을 읽고 아래 GTA의 테레사 레일리와 진행한 비디오 인터뷰 영상을 참고하자.
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*Phil Weinzimer는 스트래티지어컨설팅(Strategere Consulting)의 사장이다. dl-ciokorea@foundryco.com
