짧은 답변을 요구하는 공개 질문으로 기업용 소프트웨어 RFP를 제대로 평가하기는 어렵다. 여기 최적의 소프트웨어를 채택할 수 있도록 RFP 평가
대부분 기업용 소프트웨어 RFP(또는 RFI, RFQ)에는 수백, 수천 가지 요구 사항이 들어있다. 그렇다면 공급업체는 RFP에서 이 수많은 기준에 어떻게 다 부합해야 할까? 소프트웨어 선택이라는 도박에 가까운 모험에 성공하려면? 한 대기업 CIO는 잠자리에 들기 전 RFP 리스펀스를 읽어본다고도 한다. 그렇지만 이게 정말 최선일까? 사실 더 나은 방법이 있다. 바로 RFP 평가 시스템이다.
RFP 평가 시스템의 목표는 기업의 특정 요구사항에 가장 적합한 소프트웨어 제품을 확인하는, 다시 말해 제품들을 필요에 기초해 평가하고 그것을 하나의 숫자로 수치화하는 것이다. 우리는 이 수치를 ‘적합성 점수(fit score)’라 명명하며 선택의 궁극적인 기준으로 삼는다. 단일화된 평가 결과를 산출해 제품을 선택한다는 설명이 매우 단순하게 들릴 수도 있으나, 사실은 그 반대다. 명쾌한 시각을 확보하기 위해선 매우 복잡한 시스템 설계가 요구되는 것이다.
RFP 점수 매기기
RFP 평가 시스템을 개발하며 가장 먼저 기억해야 할 부분은 문항을 폐쇄형으로 작성해 객관식 응답이 가능하도록 해야 한다는 점이다. 평가의 일관성과 정확성을 보장하기 위해선 평가 기술 설명(rating description)이 반드시 포함돼야 한다. 공급업체들이 RFP에서 기술설명에 응대해 리스트의 항목에 부가적인 설명을 첨부할 수 있도록 하기 위해서다. 아래의 제품 평가표 예시를 참고해보자.
제품 평가표
특정 요건에 대한 제품의 점수를 측정하기 위해서는 항목 가중치와 제품 평가 기준을 곱해야 한다. 그렇게 계산된 요건 점수를 그룹 단위로 합산하고 여기에 다시 그룹 가중치를 곱하면 해당 제품의 적합성 점수를 도출할 수 있다.
도출된 적합성 점수를 퍼센티지로 표준화하면 각 제품들 간의 비교도 가능해진다. 점수 표준화를 위해선 우선 현재 기업에 필요한 가장 이상적인 제품을 가상으로 설정하고 그것의 적합성 점수를 계산해봐야 한다. 이 ‘완벽 적합성 점수’는 이후 각 제품들의 표준 적합성 점수를 계산하는 기준이 된다. 제품 간의 비교가 용이해지는 것이다.
공급업체가 모든 RFP 항목에 답변하지 못할 경우 객관적인 시각을 확보하기 위해 다음의 두 적합성 점수를 따로 계산해볼 수 있다.
● 미응답 항목을 무시하고 응답 항목만을 계산한 추정 적합성 점수
● 미응답 항목은 0점 처리해 계산한 절대 적합성 점수
응답 항목이 많을수록 추정 적합성 점수와 절대 적합성 점수의 차는 줄어들 것이다. 90% 이상의 항목에 대한 응답이 완료된 경우에는 추정 적합성 점수를 거의 정확한 자료로 보는 것이 가능하다. 그러나 가장 핵심적인 항목들에 대한 응답이 부재한 경우라면 문제를 보다 신중하게 생각해 봐야 한다.
제품간 비교
적합성 점수를 통해 제품들이 얼마나 기업의 요구사항에 적합한 지를 알 수는 있지만, 제품 각각의 상대적인 강점과 약점을 이해하기 위해서는 또 다른 도구가 필요하다. 바로 ‘히트 맵(heat map)’이다. 히트 맵을 활용하면 경쟁 제품들 간의 장단점을 비교하는 것이 가능하다. 아래 사례를 살펴보자.
각 그룹(1열)은 단일 혹은 복수의 관련 요건들을 포함한다. 요건 수(2열)는 각 그룹 내 항목의 수를 의미한다. 우측(4-9열)의 숫자들은 각 제품의 요건 그룹별 적합성 점수다. 색상은 적합성을 나타내는 것이다. 요구사항을 100% 충족하는 경우 흰색으로 표기하고, 빨강색이 짙어질수록 적합도가 떨어짐을 나타낸다.
3열은 그룹 평균열로, 모든 제품의 그룹 적합성 평균을 산출해 보여준다. 예를 들어 위의 표에서 보안/접근 통제 항목 그룹의 평균값은 59%다. 기업의 요건을 충족하는 제품이 하나도 없음을 의미한다. 이런 그룹이 한 두 개가 아니라면, 다음의 문제들을 고민해볼 필요가 있다.
● 더 고급형의 제품을 고려 해봐야 하나?
● 부족한 부분을 보완할 써드파티 제품을 추가해야 할까?
● 평가 기준이 너무 과도했던 것은 아닌가?
제품간 비교에 사용하는 히트 맵
‘가장 적합한’솔루션이 ‘완벽한’ 솔루션을 의미하는 것은 절대 아니다. RFP 평가가 필요한 핵심적인 이유는 현실적인 예상을 가능케 한다는 점이다. RFP 평가로 기업들은 구매 이전에 해당 제품과 기업 환경 간의 융화 수준을 가늠해볼 수 있을 것이다.
수백, 수천 개의 요구 조건들을 고려해야 하는 솔루션 구매 과정에서 RFP 평가는 많은 실익을 보장해준다. 현재 시장에 나와 있는 소프트웨어 제품들은 모두 나름의 장점을 가지고 있으며, 따라서 그 평가 기준은 당연히 ‘적합성’이 돼야 한다. 히트 맵은 각 제품들의 세부 사항을 비교하는데 많은 도움이 될 것이다. 기업의 모든 선택은 근거에 기반한, 과학적 활동이 돼야 함을 기억하자.
다음 기고문에서는 RFP 응답에 적극적인, 그리고 ‘과도하게 낙관적인’ IT업체의 문제를 다루는 방법을 소개하겠다.
*Chris Doig는 최적의 기업용 소프트웨어를 채택할 수 있도록 돕는 컨설팅 회사인 웨이페리(Wayferry)의 CEO다. dl-ciokorea@foundryco.com
