8가지 정리정돈 팁 ‘책상, 시간, 파일… 그리고 자신’

NAPO(National Association of Professional Organizer)와 심플리파이 미 나우(Simplify Me Now)가 ‘스트레스’를 유발하는 업무 공간을 ‘안정적인’ 공간으로 바꿔, 더 쉽게 파일과 문서, 비품을 찾고, 프로젝트와 일정을 유지하도록 함으로써 생산성을 높이는 데 도움을 주는 8가지 팁을 소개했다.

1. 업무 공간 정리
솔직하게 인정하자. 이 글을 읽고 있다면 어지러운 업무 공간 때문에 애를 먹고 있을 것이 분명하다. 그런데 무엇부터 시작을 해야 할까?

NAPO에 따르면, 소중한 업무 공간을 낭비하는 불필요한 잡동사니를 먼저 없애야 한다. 서류들을 살펴 중복되는 서류는 없애버린다. 책상 서랍과 파일 캐비넷을 열어 최근 6개월간 사용하지 않은 문서들은 휴지통에 버리거나 재활용한다. 이렇게 잡동사니를 없애면, 남은 것들을 더 쉽게 정리할 수 있다.

2. 사무실 재배치
다음은 업무 방식을 바탕으로 사무용 가구 배치가 적절한지 판단한다. 뭔가를 버리거나, 파일을 가지러 갈 때 매번 자리에서 일어나야 한다면, 책상과 주변 바닥은 금새 쓰레기장이나 ‘파일을 보관하는 장소’가 되기 십상이다. 쉽게 이용할 수 있도록 가구와 파일 보관함, 휴지통을 배치한다.

3. 책상 정리
책상에는 매일 사용하는 비품과 장치들만 남겨둔다. 또 ‘손에 닿는 거리’에 놔둬야 한다. 현대의 디지털 세계에서는 컵 가득 볼펜과 연필, 수정액을 담아둘 필요는 없다. 그러나 컴퓨터, 전화기, 몇 개의 필기도구, 메모장, 스테이플러를 ‘손에 닿는 거리’에 비치해둬야 한다.

정리정돈 전문가, 작가, 강사이자 크리머 커넥트(Kreamer Connect, www.byebyeclutter.com)의 대표인 패티 크리머는 책상 정리는 ‘인맥 관리’와 같다고 표현했다. 가장 많이 이용하는 물품들은 가까운 친구처럼 관리를 해야 한다는 의미다.

한 달 또는 그 이상이긴 하지만 정기적으로 사용하는 물품들 또한 가까이 둬야 한다. 그러나 손이 닿는 거리가 아닌 일어나서 가지러 갈 거리에 배치를 한다. 이는 인맥으로 비유하면 ‘아는 지인’ 정도다. 거의 사용하지 않는 물품은 ‘이방인’으로 사무실 밖에 놔두어야 한다.

심플리파이 미 나우는 서류 정리를 위한 워크플로(workflow)를 만들 것을 제안하고 있다. 아직 검토를 하지 않은 서류 보관함, 현재 작업 중인 서류 보관함 등으로 구분하라는 것이다.

또 서류를 살펴보지 않은 상태에서 책상에 놔두지 않도록 주의하라는 설명이다. 어떤 행동을 할지 결정을 내려 단계별로 실천을 한다. 물론 즉시 결정을 못 내릴 상황이 있다. 크리머는 “다음 단계까지 생각을 해 서류를 정리한다. 어디에 놓을 지가 아니라 어디에서 찾을 지가 중요하다”라고 말했다.

4. 파일 정리 체계 개발
파일 정리 체계에 ‘정답’은 없다. 각자의 업무 방식에 부합하고, 쉽게 관리를 할 수 있기만 하면 된다. 개인 선호도에 따라 알파벳 순서, 프로젝트나 고객을 기준으로 파일을 정리할 수 있다.

NAPO는 종이 서류와 전자 서류에 동일한 방법을 사용하라고 충고한다. 정기적으로 전자 서류와 종이 서류를 분류, 파일로 보관, 정리해서 잡동사니로 쌓이는 문제를 막아야 한다.

파일명을 인덱스로 정리하면 새 서류를 추가할 때 중복이 되는 문제를 피할 수 있다. 또 새 파일, 고객, 프로젝트를 꾸준히 관리하는 데 도움이 된다. 또 부재 중에 다른 사람들이 서류를 찾을 때 도움을 준다. 그러면 “그 파일 어디에 뒀어요?”라는 전화 때문에 휴가를 방해 받을 일이 없다.

가장 앞에 최근 서류를 배치해 즉시 이용할 수 있도록 정리를 해야 한다. 또 기업의 기록 보관 정책을 준수해 중요한 기록을 버리지 않게 만전을 기해야 한다. 아주 오래된 기록은 금고에 보관을 하거나, 디지털 스캐너를 이용해 전자 문서로 변환해 유지한다.

5. 시간 관리
NAPO는 공책과 연필, PC 소프트웨어, 스마트폰 앱 등 수단과는 상관 없이 ‘해야 할 일 목록(To Do List)’을 계속 유지하라고 말한다. 그래야 일정이나 약속, 마감을 지킬 수 있다.

매일 최소 한 시간을 프로젝트와 해야 할 일 항목에 투자를 해야 한다. NAPO는 방해나 후속 조치가 예상된다면 이의 두 배에 달하는 시간을 배정해야 한다고 강조했다. 크리머는 한 주 동안의 시간을 추적하면 특정 과업에 얼마나 많은 시간이 필요한지 파악하는 데 도움이 된다고 설명했다.

크리머는 “스마트폰 등을 이용한다면 항상 동기화를 해야 한다. 안드로이드 스마트폰이나 아이폰은 컴퓨터와 동기화가 되어 있어야 한다. 그러나 아주 간단히 동기화를 할 수 있음에도 불구하고, 많은 사람들이 이를 간과하고 있다”라고 말했다.

큰 프로젝트는 작은 단계로 세분화한다. 그리고 큰 과업을 작은 과업으로 바꿔 매일 업무를 처리할 수 있도록 일정을 수립한다. 반드시 일정을 수립해야 한다.

크리머는 “놀랍게도 시간 관리에서 ‘캘린더(일정)’라는 툴을 무시하는 사람들이 많다. 수백 명의 사람들과 이야기를 나눴고, 무수히 많은 고객들과 일을 했다. 그러나 계획을 간과하는 사람들이 많다. 계획을 세우는 사람들조차 대다수는 회의와 약속에 관한 계획만 세운다. 업무에 대한 일정을 갖고 있지 않다. 해야 할 일 목록은 갖고 있다. 그러나 이에 관한 계획을 수립해 처리하지 않는다.. ‘해야 할 일 목록’이 ‘하지 말아야 할 일 목록’이 되는 것이다”라고 말했다.

6. 일정과 관련된 연락
해야 할 일 목록의 일정에 따라 이메일을 보내거나 전화를 해야 한다. NAPO는 매일 오전과 오후 한 차례 이를 처리하면 효율적이라고 설명한다.

크리머는 “10~15분간 시간을 정해놓고 이 일을 처리한다. 우리 모두 회의나 약속을 위해 사무실을 나서기 직전 15분이 가장 생산성이 높은 시간임을 알고 있다. 데드라인이기 때문이다. 매일 10~15분의 데드라인을 정해 일을 처리하면 놀라운 결과가 나온다”라고 말했다.

전화 통화를 할 때는 중요한 내용들을 빠뜨리지 않도록, 해당 통화와 관련된 안건을 적어둔다. 부재 중이어서 메시지를 남겨야 한다면, 맡은 일을 처리하기 위해 상대방이 알려줘야 할 정보를 정확하면서도 간략히 설명한다.

7. 디지털 정리
NAPO는 디지털 서류 정리도 종이 서류 정리만큼이나 중요하다고 강조한다. 이메일의 받은 편지함에는 고객과 프로젝트를 기준으로 각기 다른 폴더와 하위 폴더를 만들어둬야 한다. 그래야 새 메일이 도착했을 때 재빨리 대처를 할 수 있다. 또 새 메일이 도착하면 이를 적절한 폴더에 정리해야 한다.

크리머는 “오래된 이메일이 가득 보관되어 있다면, 연도별로 폴더를 만들어 정리를 해야 한다. 더 나아가 필요 없는 이메일을 받은 편지함에서 없애야 한다. 삭제를 하거나, 포워딩을 하거나, 파일로 정리를 해야 한다. 이메일 받은 편지함에는 조치가 필요한 이메일만 들어있어야 한다. 받은 편지함은 파일 보관함이 아니기 때문이다”라고 말했다.

디지털 문서 보관함은 종이 파일 정리 체계와 같아야 한다. 폴더와 하위 폴더에 기록과 문서를 보관해야 하는 것이다. 아카이빙과 관련, 클라우드 스토리지 공급업체들은 매일 사용할 필요가 없는 파일이나 완료된 프로젝트를 보관할 수 있는 훌륭한 수단을 제공한다.

마지막으로, 크리머는 ‘주의 산만 요소’를 최소화해야 한다고 강조했다. 그녀는 “이메일 알림과 관련된 사운드, 기타 알림과 관련된 아이콘, 마우스 커서 변경, 특히 ‘나타났다 없어졌다’를 반복하는 데스크톱 이메일 도착 얼럿을 비활성화시켜야 한다. 시간을 정해 이메일을 확인하면 이런 것들이 필요 없다. 그러면 적지 않은 시간을 절약할 수 있다”라고 말했다.

8. 습관화
정리는 한 번으로 끝나는 일이 아니다. 매일 새 서류, 파일, 프로젝트, 커뮤니케이션이 유입된다. 하루 업무를 마치면, 약 15분 정도를 투자해 해야 할 일 목록을 갱신하고, 완료된 프로젝트를 파일로 정리하고, 진행 중인 항목을 일정에 맞게 변경해 정리한다. 그러면 다음 날 출근을 했을 때 상쾌하게 업무를 시작할 수 있다. dl-ciokorea@foundryco.com