무슨 수를 쓰더라도 스팸(Spam) 메일이 없어지지는 않을 것이다. 하지만 아웃룩에는 스팸을 완화시킬 기능이 있다. 기업 아웃룩 시스템 내에서 사용하기에 적당한 아웃룩 팁들에 대해 정리했다.
1. 발신자 차단(Block Sender) 기능을 사용
아웃룩의 발신자 차단 기능을 이용하자. 거슬리는 스팸을 발신자 차단 목록에 추가하면 스팸 이메일(Junk Email) 폴더로 이동한다. 하루에 12개 미만의 이메일을 받는 사람에게는 특히 효과가 있다.
스팸 이메일을 선택하고 우 클릭한 후 드롭 메뉴에서 스팸(Junk) 을 선택하고 발신자 차단(Block Sender)을 클릭한다. 또는 홈(Home) > 스팸(Junk) > 발신자 차단(Block Sender)을 선택해도 된다. 아웃룩이 해당 메일을 확인하고 즉시 이동시키게 된다.
2. 차단된 발신자 목록(Blocked Sender list)을 구성하라
단일 ISP나 특정 국가로부터, 또는 Yahoo6.com, epaypal.com, 어스링크(EarthLink) 주소(hbird80@earthlink.net)가 있는 웰스파고(Wellsfargo)의 이메일 등 합법적인 조직을 사칭하는 피싱(Phishing) 그룹으로부터 스팸을 많이 받는가?
그렇다면 악성 발신자를 기업, 그룹, 국가, ISP 등의 기준에 따라 발신자 차단 목록에 추가할 수 있다. 홈 > 스팸 > 스팸 이메일 옵션(Junk Email Options) 을 선택하고 차단된 발신자(locked Senders) 탭을 클릭한다. 추가(Add) 버튼을 클릭하고 국가 코드, 그룹 도메인, 가짜 기업명(epaypal.com) 등을 입력한다.
아래 대화상자의 예시에서 볼 수 있듯이 한 그룹 또는 기업의 모든 이메일을 차단하기 위해 와일드카드(Wildcard)를 사용할 필요는 없다. 단지 @ 기호 뒤에 따라오는 그룹명 또는 이름만 입력하면 된다. OK > 적용(Apply) > OK를 클릭한다. 작업이 끝났다.
차단된 발신자 리스트를 이용하면 특정 그룹, 국가, 기업을 효과적으로 차단할 수 있다.
3. 분류와 이동 등의 규칙을 생성
아웃룩에는 사용자가 가상 규칙서에 정의한 조건에 기초하여 맞춤형 이메일 관리 기능을 제공하는 “규칙 만들기(Create Rule)” 라는 기능이 있다.
매크로(Macro)와 마찬가지로 이는 사용자가 메일 실시하는 아웃룩에서 특정 창으로 표시할 이메일 설정, 이메일을 다른 폴더로 이동, 원하는 소리로 알람 생성 등의 반복적인 작업을 자동화해주는 기능을 수행한다.
먼저 다른 폴더로 이동할 이메일을 선택한다. 홈 > 규칙(Rules) > 규칙 만들기(Create Rule)를 선택한다. 대화상자에서 아웃룩이 다음을 묻는다:
선택된 조건(발신자(From), 제목(Subject), 수신자(Sent To))을 가진 이메일을 받으면 ‘새로운 항목 알림창으로 표시’(Display in New Item Alert Window), ‘선택된 소리 재생’(Play Selected Sound), ‘폴더로 항목 이동’(Move Item to Folder) 등 중에서 어떤 행동을 할지 여부다.
아웃룩에서는 기본적으로 상기 3개의 상자가 모드 체크 표시되어 있지만, 적용하지 않을 상자는 체크를 해제할 수 있다. 하단 창에서 필요한 동작을 실시하는 상자를 체크 표시하고 OK를 클릭한다.
아래의 예시 참조 (아래 그림 참조): 샘플 1 에서 이 규칙은 발신자: Comcast, 제목: Your bill is ready, 수신자: xxx@chacha.com 등의 조건을 갖춘 모든 이메일 옆에 표시를 한 후, 소리 재생(Play Sound): Windows RingIn.wav을 실시하며 폴더로 이동(Move to Folder): Bills Due 을 실시하도록 지시한다.
소리 재생의 경우, 탐색(Browse)를 클릭하여 Windows/Media 폴더를 찾은 후 목록에서 소리를 선택한다. 폴더 이동의 경우, 폴더 선택(Select Folder) 버튼을 클릭하고 하드 드라이브의 폴더 목록에서 하나를 선택한다.
샘플 2에서는 제목: Jace & 수신자: xxx@chacha.com 인 모든 스팸 이메일의 옆에 표시하고 스팸 이메일 폴더로 이동한다. 여기에서 제목줄에는 너무 많은 단어가 포함되어 있기 때문에 해당 입력란 상자는 체크를 해제했다.
규칙 만들기를 이용하면 자동으로 이메일을 관리할 수 있다.
4. 규칙 마법사(Rules Wizard, 고급 옵션)
사용자는 스스로 설정한 구체적인 기준에 따라 스팸을 차단하거나 일련의 작업을 진행하도록 구성할 수 있다.
아래 예시에서 UserKC는 자신의 이메일 주소를 지정하지 않은 첨부 파일이 포함된 많은 스팸 이메일을 받곤 한다. 이 때, 이메일은 mikeal.victor98@gmail.com란 주소로 전송되었지만 그녀가 대신 받았다. 그녀는 이런 스팸 공격을 없애는 과정을 자동화하는 규칙을 생성하기로 결정했다.
홈 > 규칙 > 규칙 만들기를 선택한다. 규칙 만들기 대화상자에서 고급 옵션(Advanced Options) 버튼을 클릭한다.
규칙 마법사 대화상자에서 아웃룩이 묻는다: 어떤 조건을 체크할까요?
1단계: 조건 선택(Select Condition(s)). 목록을 스크롤하면서 자신의 상황에 맞는 조건을 선택한다. 본 예시에서는 UserKC 가 내 이름이 수신자 상자에 없을 때(where my name is not in the To box) 와 첨부파일이 있는 것(which has an attachment)을 선택했다. 아웃룩은 조건을 2단계 상자에 입력한다. 다음(Next)을 클릭한다.
사용자가 설정한 범주에 기반해 다양한 업무를 진행하도록 지정할 수 있다.
두 번째 규칙 마법사 대화상자에서 아웃룩이 묻는다: 메시지를 어떻게 하시겠습니까? 1단계: 동작 선택(Select Action(s)). UserKC는 지정한 폴더로 이동(move it to the specified folder)을 선택했다.
여기에서 밑줄 친 텍스트와 2단계 상자에 주목한다: 즉 “이 링크를 클릭하여 동작을 완료하십시오.” 한 번 클릭하고 “지정된” 폴더(스팸 이메일)을 선택한 후 OK를 클릭한다. 아웃룩은 이 동작을 규칙에 추가한 후, 새로운 2단계 상자에 추가 규칙을 다시 표시한다. 다음(Next)을 클릭한다.
하단줄이 표시된 텍스트는 이 행동을 완료하기 위해 클릭하라는 의미다.
세 번째 규칙 마법사 대화상자에서 아웃룩이 묻는다: 예외가 있습니까? 1 단계: 예외 선택(Select Exceptions). UserKC는 안전성 예외를 추가하기로 결정했다: 발신자 이름/이메일 주소가 본인의 현재 주소록의 기록과 일치하면 아무 것도 하지 않는다. 예외 상자를 체크 표시하고 밑줄 친 “지정된” 주소록(Address Book)을 클릭하며 해당하는 연락처 목록을 선택한 후 추가(Add)를 클릭한다.
새로운 2단계 상자에는 조금 전에 생성한 모든 규칙이 포함되어 있다. 수락할 수 있는 경우 끝내기(Finish)를 클릭한다. 끝내기 규칙 구성 마법사(Finish Rules Setup Wizard) 대화상자가 열리고 해당 규칙(실제로는 규칙의 집합)의 이름 지정을 요청한다. 알아볼 수 있는 이름을 입력하고 “이 규칙 적용(Turn On this Rule)” 상자를 체크한 후, OK를 클릭한다. 이제 갈 곳을 잃은 모든 피싱 및 스팸 이메일이 스팸 파일 폴더로 직접 이동한다.
예외를 입력하고 규칙 이름을 설정한다.
5. 스팸 폴더를 자주 확인
스팸, 피싱 및 차단 필터, 이를 관리하는 규칙은 여러 수준으로 적용된다. 자신의 컴퓨터에서 생성한 필터와 규칙 외에 이메일 소프트웨어, 백신 프로그램, 인터넷 제공자, 네트워크 관리자, 개별 감독자 등이 모두 유해한 그리고/또는 요청하지 않은 의사소통으로부터 사용자를 보호하기 위한 다양한 시스템을 보유하고 있다.
하지만 이런 시스템이 쓰레기를 분류하기 위해 사용하는 기법이 공격적이기 때문에 정상적인 이메일도 통과하지 못할 수도 있다.
스팸 폴더를 모든 수준에서 자주 확인하되 기다리는 이메일이 오지 않을 때는 반드시 그렇게 하도록 하자. 일반적으로 대부분의 제공자들이 스팸 폴더가 포함되어 있는 서비스가 적용된 이메일 프로그램을 제공하기 때문에 ISP 수준에서 스팸 폴더에 접근하는 것이 쉽다.
각 기업의 정책이 유연하거나 편리하지 않을 수 있다. 스팸 폴더의 내용을 접근 및 검토할 수 있는지 여부를 파악하기 위한 이메일이 사라지는 경우, 네트워크 관리자에 문의하자. 그렇지 않으면 친구와 동료 등에 자신이 시의 적절하게 답장을 하지 않을 경우에 전화를 하도록 요청하자. 또는 기업 정책상 허용된다면 기업 네트워크를 통과하지 못하는 이메일을 위한 보조적인 백업 이메일 주소를 제공하는 것도 하나의 방법이다. dl-ciokorea@foundryco.com
