“화상회의는 전적으로 자기 자신에게 달린 문제다. 이를 통해 성과를 얻을 수도, 손해를 볼 수도 있다. 그리고 그 책임은 자신이 진다.”
에밀리 포스트 인스티튜트(The Emily Post Institute)의 대변인이자 디지털 세계에서의 에밀리 포스트 매너(Emily Post’s Manners in a Digital World) 저자인 다니엘 포스트 세닝은 화상회의에 대해 이렇게 말했다.
그녀는 “[화상회의] 툴을 취급하고 관리할 수 있는 능력은 자신의 전문성과 자신의 정체성을 드러낸다”라며, 이 능력에는 자신의 기술적 전문지식뿐만이 아니라 사교적 기술도 포함된다고 덧붙였다.
세닝에 따르면 연사와 참가자 모두 화상회의 중 어떻게 처신하느냐가 중요하다. 각자의 평판에 영향을 끼치는 것은 물론 실제적인 비즈니스 성과에도 영향을 미친다.
전세계 기업/조직들이 규모에 상관 없이 다양한 목적으로 화상회의를 빈번히 활용하고 있다. 화상회의 및 텔레프레즌스(Telepresence)에 관한 2014 IDC 보고서에 따르면 기업들 사이에서 규모에 상관 없이 데스크톱 및 모바일 화상 협업 툴의 사용이 증가하고 있는 것으로 나타났다. 설문에 참여한 기업들 중 44%는 현재 화상회의를 사용하고 있다고 답했고 나머지 중 42%는 향후 중단기적으로 사용할 계획을 갖고 있다고 답했다.
그리고 기가옴 리서치(Gigaom Research)의 2014년 보고서 “비즈니스 협업에 화상회의가 중요한 이유”에서도 원격 사용자의 87%가 화상회의를 이용할 때 좀더 ‘연결된’ 느낌을 받는다고 답했다.
이 모든 것을 염두에 두고 한 가지를 질문을 떠올려보자. 당신과 당신의 조직은 화상회의에 준비돼 있는가?
세닝을 비롯한 몇몇 전문가들은 가상 상호작용을 크게 향상시킬 수 있는 방법들이 있다고 말했다. 여기 화상회의 역량을 최대한 빨리 향상시킬 수 있는 4가지 단계를 정리했다. 최신 텔레프레즌스 공간에서 국제적 가상 회의를 소집하든, 간단하게 구글 행아웃(Google Hangout)을 이용하는 환경이든 상관없이 이용할 수 있는 것들이다.
요령 1: 툴을 파악하고 테스트하라
화상회의는 거의 모든 이들이 한두 번쯤은 이용해본 경험이 있을 정도로 보편화된 기술이다. 아이폰(iPhone)에서 페이스타임(FaceTime)을 이용해본 경험, 실시간 메신저를 이용한 화상 통화 경험 등이 대표적이다. 하지만 적당히 익숙하다고 해서 원활한 활용이 보장되는 것은 아니다. 업무용도로 이용하는 경우에는 더욱 그렇다.
기업 화상회의 솔루션의 범위는 실로 넓다. 수십 억 달러짜리 텔레프레즌스 룸 솔루션에서부터 별도 하드웨어를 이용하는 중간 정도의 모듈식 시스템이 있는가 하면, 스카이프(Skype), 구글 행아웃(Google Hangouts) 등의 저렴하거나 무료인 서비스도 있다. 또 블루 진스(Blue Jeans) 등 클라우드 기반 제품도 있다.
어떤 솔루션을 사용하든 사용자는 시간을 들여 사용하는 하드웨어, 소프트웨어, 연결성 내외부를 파악해야 한다. 이상적인 방법은 이런 확인을 회의가 시작되기 최소 90초 전에 실시하는 것이 좋다. 왜냐하면 전문가가 최고의 시스템을 사용하는 경우에도 문제가 발생할 수 있기 때문이다.
세닝은 정기적으로 화상회의를 활용하고 있다. 그는 구글 행아웃부터 전용 카메라와 프로젝터를 이용한 중간층 시스템까지 다양한 기술을 활용한다며, 규모에 관계 없이 테스트는 필수라고 강조했다.
그는 원격 프레젠테이션을 준비하면서 프로젝터를 제외한 모든 것을 사전에 시험했지만 프레젠테이션을 시작하자 프로젝터가 말썽을 일으킨 경우도 있었다면서 모든 장비를 사전에 시험해야 한다고 지적했다.
발표자 외에 참가자들도 준비해야 한다. 많은 이들이 종종 화상회의가 시작될 때까지 자신의 시스템을 시험하거나 구성하지 않는 잘못을 저지르곤 한다. 특히 기업 텔레프레즌스실에 함께 있지 않다면, 회의 시작 시간 전에 소프트웨어를 설치하고, 플러그인을 다운로드하며 오디오(및 음소거) 옵션을 파악하고 채팅 기능을 시험해야 한다.
요령 2: 화면과 오디오 점검 사항
텔레프레즌스 전문 공간이 아닐 경우 카메라에 비치는 주변 환경과 자신의 모습에 주의해야 한다. 이는 발표자와 참가자 모두에 해당하는 이야기다.
우선, 참가자들의 주의를 분산시킬 수 있는 외부 창문을 포함하여 어수선하고 번잡한 배경이 없어야 한다. 협업 기업 폴리콤의 IT 그룹 부사장 겸 CIO 스콧 맥쿨은 동료의 부인의 배경 화면 속에서 아기의 기저귀를 갈던 회의도 있었다고 전했다. 그는 “다행히 비공식 회의였고 우리는 그냥 무시했다”라며, 하지만 이것이 중대한 비즈니스 프레젠테이션이었다면 상황은 달랐을 것이라고 덧붙였다.
그는 자신이 활용하는 팁이 있다며, 책상 뒤에 회사의 로고가 있는 표지판을 세워두는 것이 그것이라고 전했다. 이렇게 간단한 배치만으로도 전문적인 화면 구성을 손쉽게 확보할 수 있다는 설명이다.
조명도 신경 쓸 요소다. 조명이 충분해 얼굴에 그림자 또는 반사 효과가 없도록 해야 한다. 이 밖에 움직여야 하는 경우 카메라와 오디오 시설이 이에 대응할 수 있도록 설정해야 한다. 고급 전문 솔루션의 경우 이에 대한 대비가 잘 이뤄져 있지만 무료 웹 또는 클라이언트 기반의 회의 소프트웨어 시스템을 사용할 때는 수동으로 설정해야 하는 경우가 대부분이다.
광역 네트워크 서비스 코디네이터 로이 후버는 자신이 속한 펜실베이니아(Pennsylvania)의 랭커스터-레바논 IU(Lancaster-Labanon Intermediate Unit) 13 학군에서 화상회의 장비를 담당하고 있다.
후버는 화상 카메라에 프리셋 기능을 이용하면 연사를 손쉽게 확대할 수 있다고 설명했다. 그는 또 더 나은 오디오를 위해 무선 마이크를 사용하고 참가자를 잘 볼 수 있도록 좌석을 배치하라고 조언했다. 이 밖에 강단과 연사 뒤편에 전문적으로 인쇄한 표지판을 두어 모든 사람이 참가자가 누구인지 알 수 있도록 하는 것이 좋다고 그는 덧붙였다.
반면 (노트북의 내장 카메라처럼) 카메라가 고정되어 있고 초점의 범위가 좁은 시스템을 이용하는 경우 발표하면서 범위를 벗어나지 않도록 주의해야 한다. 핵심은 모든 사람이 서로의 모습을 확인할 수 있도록 하는 것이다.
카메라 각도는 옆에서 보이도록 하는 것이 가장 좋다. 그러나 많은 이들이 아래에서 위를 바라보는 기괴한 각도로 화면을 설정하곤 한다. 차량의 컵 홀더에 휴대폰을 고정하는 운전석 환경, 탁상 카메라를 책상 위에 배치한 사무실 환경 등이 대표적이다
맥콜은 “아래에서 위로 얼굴을 바라보게 된다. 썩 괜찮은 장면은 아니다”라고 말했다. 노트북의 높이를 높이는 한이 있더라도 다른 사람과 면대 면으로 회의를 진행하듯이 눈 높이에서 카메라를 바라보도록 설정하는 것이 좋다고 그는 설명했다.
옷도 신경 써야 할 요소다. 어수선해 보일 수 있는 체크 셔츠 등의 패턴 대신에 단색을 선택하면 무난하며, 산만한 액세서리도 피해야 한다.
소리의 경우, 다른 사람이 듣기에 음성이 너무 크거나 작지 않도록 마이크의 위치를 조정한다. 배경 소음을 피할 수 없다면 음소거(Mute) 버튼을 이용한다. 그리고 통화가 끝나면 모든 비디오 및 오디오 기능을 꺼서 기밀 정보가 실수로 새어나가지 않도록 해야 한다. 이는 모든 전문가들이 경고할 만큼 자주 발생하는 실수다.
요령 3: 기꺼이 참여하고 참여를 유도하라
IT 교육기업 OAC(Ouellette & Associate Consulting)의 수석 협력자 개리 슬라빈은 기업가이자 강연가인 개리 베이너추크(Gary Vaynerchuck)가 제공한 마케팅 웨비나(Webinar) 경험을 들려줬다. 그는 이 행사가 8년 전에 열렸지만 그 과정이 너무나 인상적이었기 때문에 베이너추크의 매력적인 목소리와 강렬한 에너지를 아직도 기억한다고 전했다.
화상 프레젠테이션이 기억에 남게 하려면 청중에게 가르치는 것이 아니라 그들과 대화를 해야 한다. 절대로 파워포인트(PowerPoint) 슬라이드를 단조로운 목소리로 읽는 형태여서 안 된다.
참가자들의 참여를 유지하기 위해 질문을 던지고 가능하다면 언제든지 그들의 이름을 부른다. 채팅방과 화이트 보드 등의 내장 기능을 활용해 모두가 다양한 매체를 통해 참여할 수 있도록 유도한다.
“말하는 머리(Talking Head) 현상”을 방지하기 위해 시각적인 부분도 신경 쓰자. 주제와 관련된 이미지, 그래프, 비디오 등을 보여주고 팀의 다른 구성원 또는 관련된 연사와 함께 참여하는데 있어서 두려워하지 말자”라고 슬라빈은 설명했다.
화상회의 참가자들은 특히 먼 곳에서 원격으로 참가할 때 수동적인 자세를 취하는 경향이 있다. 그러나 전문가들은 이런 태도야말로 기회를 놓치는 것이라고 지적한다. 채팅 또는 오디오를 통해 질문을 던지고 (이 때 자신의 이름과 소속을 밝히며) 설문조사에 참여해야 한다. 관련된 자원을 제시하고 원격 참가자이지만 현장에 있는 것처럼 적극적인 자세를 보이면 다른 회의에서보다 더 깊은 인상을 남기고 교류할 수 있다고 전문가들은 설명했다.
요령 4: 비즈니스 에티켓을 잊지 말라
찰스 갈다는 자신과 자신의 팀이 점심을 먹으려 진행했던 가상 회의 경험을 들려줬다. 격식 있는 복장을 갖춘 다른 참가자 중 한 명이 ‘대체 뭐 하는 건가?’라고 물었다. “우리가 집중을 방해했다”라고 갈다는 회상했다.
현재 GE 캐피탈(GE Capital)의 CIO인 갈다는 화상회의를 자주 활용한다. 회의는 비공식적인 1:1 대화부터 다점 회의까지 다양하다. 그는 가상 회의도 실제 회의와 마찬가지로 격식의 수준이 다를 수 있다는 사실을 기억해야 한다고 강조했다. 그는 “다른 비즈니스 회의와 같은 자세로 임한다. 규칙과 에티켓도 동일하게 적용한다”라고 말했다.
예를 들어, 그가 자신의 팀 구성원과 화상 통화를 진행할 때는 캐주얼한 비즈니스 상황이다. 농담도 많이 하고 시작하기 전에 간단한 담소도 나누며 의자에 등을 기대고 않기도 한다. 그러나 그가 더 큰 그룹과 회의를 하거나 자신이 잘 모르는 사람이 있거나 회의에서 복잡한 주제를 다룰 때 이것이 좀 더 집중하면서 잡담이나 농담을 자제한다.
소너스 네트웍스(Sonus Networks)가 마이크로소프트 링크(Microsoft Lync)를 도입했을 때 기업 부사장 겸 CIO 빌 스쿠더와 그의 동료들은 이를 다양하게 활용했다.
스쿠더는 일정한 양식을 다른 점이 주효했다고 전했다. 이를테면 대규모 회의의 경우, 기업 관계자들은 사회자를 통해 질문을 처리한다. 사회자는 링크의 “방해 금지” 기능 등을 활용해 회의가 전자적으로 방해를 받지 않도록 진행했다.
실제 에티켓을 가상 회의에도 적용한 것도 효과가 있었다. 자신을 소개하고 주변 사람과의 대화 및 다중 작업을 지양하며 휴대폰과 기타 기기에 한눈을 팔지 않는 것이다. 이 밖에 참가자들이 세션 중 메모를 하고 싶거나 다른 사람과 대화를 해야 하는 경우에는 음소거 기능을 활용하도록 했다.
디지털 에티켓 전문가 세닝은 이 모든 것이 상식적인 것들이라고 말했다. 디지털 가상 환경이라고 함부로 행동하지만 않으면 된다는 것이다. “기본적인 예의를 지키는 것은 가상 회의를 진행할 때도 중요하다. 자신의 행동이 어떻게 인식되는지 생각해 보아야 한다”라고 그는 말했다.
마지막으로 세닝은 직원들이 원격지 사무실 또는 심지어 집에서 화상 통화에 접속할 때 특히 주의해야 한다고 말했다. “화상회의 중에는 자신의 이미지가 자신의 전문성을 대변한다”라고 그는 강조했다.
즉 개가 짖거나 화난 가족 구성원이 목소리가 들리는 일이 없어야 한다. 이를 위해서는 음소거 버튼의 위치를 파악하고 언제든 사용할 준비를 하는 것이 좋다. 또 목욕용 가운과 반바지는 지양하며 주변 환경과 마찬가지로 자신의 복장이 회의의 분위기에 어울리도록 해야 한다. 거울이 아니라 기기를 통해 비쳐지는 자신의 모습을 확인해야 한다.
그리고 눈을 마주치며 미소 지을 준비를 하자. “어쨌든, 카메라 앞에 서는 것이다”라고 세닝은 말했다. dl-ciokorea@foundryco.com
