클라우드라고 하면 너무 가볍고 푹신하며, 태평한 소리처럼 들리지 않나? 하지만 현실에서는 클라우드 서비스가 항상 그렇게 간단하지 않다. 특히, 구글 드라이브로 멀티미디어 자산을 저장하고 관리하거나 문서 및 스프레드시트를 다루는 과정에서 불편함을 느끼는 경우가 잦다.
드라이브는 많은 기능을 제공하지만, 분명 이상한 점도 있다. 필자는 수년간 이런 이야기를 겪었고, 지금까지 듣고 겪은 가장 보편적인 문제와 해결책을 정리해 봤다.
다운로드 문제
기본적으로 스토리지 서비스인 드라이브로 파일을 전송하는 일이 쉬울 것이라고 생각할 수도 있다. 하지만 안타깝게도 드라이브는 다운로드가 까다로운 것으로 악명이 높으며, 여러 개의 파일을 다운로드받아야 할 때는 더욱더 그렇다.
드라이브 웹사이트에서 여러 개의 파일을 선택하고 동시에 다운로드하려고 하면 zip 파일로 압축된다. 압축이 끝나고 실제 다운로드가 시작될 때까지 상당한 시간이 걸리는 경우가 매우 많다. 자주 발생하는 불만족스러운 경험 중 하나이며, 어떤 파일을 단순히 저장만 하고 싶은 경우엔 더 귀찮다.
이 과정 자체에 대해서는 크게 할 수 있는 일이 없지만, 파일을 더 쉽고 빠르며 신뢰할 수 있는 방법으로 다운로드할 방법이 몇 가지 있다. 우선, 크롬OS를 사용하고 있다면, 크롬북에 내장된 기능이 필요하다. 시스템 파일 앱을 열고 좌측 메뉴에서 구글 드라이브 섹션을 찾아 폴더 또는 파일을 로컬 스토리지로 끌어오면 된다.
윈도우 또는 맥에서는 구글의 공식 백업 및 동기화 프로그램이나 팀 기반 파일 스트림을 이용하면 된다. 그리고 프로그램을 설정해 드라이브의 폴더가 컴퓨터의 스토리지에 동기화되도록 하면 된다. 그러면 컴퓨터에 잇는 폴더가 드라이브의 폴더와 미러링되며, 여기에 저장하거나 끌어다 놓는 것은 자동으로 드라이브로 업로드되고 로컬 폴더와 드라이브 폴더가 항상 같게 유지된다.
그리고 마지막으로 정말 괴짜같이 하고 싶다면 FTP 프로그램을 사용해 드라이브 계정에 로그인한 후 거추장스러운 인터페이스나 불필요한 시간 낭비 없이 대상을 끌어다 놓으면 된다. 너무 복잡하거나 혼란스러워 보인다면, 굳이 이렇게 하지 않아도 된다. 하지만 평상시에 FTP를 사용하고 있으며, 이 방법이 매력적으로 보인다면, 무료 오픈소스 FTP 클라이언트인 사이버덕(Cyberduck)을 사용하면 된다. 윈도우와 맥용으로 제공된다(그리고 같은 기본 기능이 해당 플랫폼의 시스템 파일 관리자에 내장되어 있기 때문에 크롬OS를 사용할 필요가 없다).
프로그램을 설치하고 나면, ‘연결 열기(Open Connection)’ 버튼을 클릭하고, 연결 상자 상단의 드롭다운 메뉴에서 ‘구글 드라이브’를 선택한 후 연결을 클릭한다. 브라우저에 드라이브 스토리지에 대한 앱 액세스를 허용하라는 메시지가 표시되면, 특수 코드가 제공되고 이를 복사해서 앱의 메시지 창에 붙여 넣으면 된다.
그러면 드라이브 스토리지가 파일 시스템처럼 표시되며, 컴퓨터에서 여기로 또는 여기에서 로컬 컴퓨터로 무엇이든 끌어다 놓을 수 있다.
추가로, 사이버덕은 드롭박스 및 원드라이브를 사용할 때도 같은 방식으로 사용할 수 있다.
오피스 문제
다른 사람들은 모르겠지만, 필자는 워드 파일을 많이 받는다. 그리고 오래전에 마이크로소프트 오피스 앱을 포기하고, 구글 문서로 모든 글쓰기 작업을 이전했기 때문에 보통 이런 파일을 드라이브 웹 사이트로 끌어와서 열어 작업한다.
수년간 드라이브는 이를 위해 오피스 호환 모드라는 크롬 연결 시스템에 의존했다. 이 간소한 인터페이스에서 기본적인 오피스 파일을 확인하고 편집할 수 있지만, 주석 등의 고급 워드 프로세싱 기능이 없다. 그리고 솔직히 사용하기가 꽤 짜증스럽다.
하지만 훨씬 나은 옵션이 있다. 그 호환성 모드 시스템이 자리를 잡을 만큼 오랫동안 드라이브를 사용했다면, 아마도 처음 들어볼 수도 있다. 2019년 중반부터 드라이브는 변환이나 간소화 설정 없이 일반적으로 완전한 기능을 갖춘 구글 문서 인터페이스 안에서 네이티브 마이크로소프트 오피스 파일을 편집하는 기능을 지원했다.
오피스 파일을 드라이브 웹사이트로 끌어올 때 여전히 기존의 호환성 모드가 표시된다면, 브라우저에서 오피스 편집 확장기능을 제거하면 된다. 크롬 웹사이트 페이지를 열고 크롬에서 제거 버튼(확장기능이 설치되어 있는 경우 표시됨)을 클릭한 후 드라이브 웹사이트를 새로고침하면 된다.
다음에 오피스 파일을 드라이브 사이트에 끌어오면, 드라이브가 이것을 일반적인 문서 편집기와 똑같은 모습으로 작동하는 편집기로 연다. 단, 파일의 이름 옆에 파란색 .docx가 표시되어 워드 형식을 사용하고 있음을 알려준다. 다소 헷갈릴 수는 있지만, 파일을 드라이브 웹사이트로 끌어오는 것이지 문서 웹사이트로 업로드하면 안 된다.
파일은 편집하는 내내 원본 형식을 유지한다. 편집 후 누군가에게 보내기 위해 내보내야 하는 경우, 드라이브 또는 문서 편집 인터페이스에서 직접 다운로드 및 공유할 수 있다. 엑셀과 파이포인트 파일도 마찬가지로 적용된다.
한 가지 확인할 것이 있다. 드라이브 설정(드라이브 사이트 우측 상단 모서리에 있는 기어 모양을 클릭한 후 ‘설정’ 클릭하기) 안에 ‘업로드된 파일을 Google 문서 편집기 형식으로 변환’이 있다. 보통은 기본적으로 활성화되어 있지만, 워드 파일이 확실히 워드 형식을 유지하도록 하고 싶다면, 계정 설정에 이 옵션이 비활성화되어 있는지 확인하는 것도 좋다.
변환 문제
파일 형식 이야기가 나왔으니 말이지만, 드라이브에 있는 파일을 보면서 다른 유형의 파일로 변환할 수 있는 방법이 있었으면 좋겠다고 생각한 적이 있는가? 문서를 PDF로 바꾸거나, PNG를 JPG로 변환하거나, WAV를 MP3로 저장하는 등 하나의 파일을 다른 형식으로 변환하는 것은 어려운 작업이다.
하지만 구글 드라이브에서는 어렵지 않다. 우선, 표준 텍스트 파일(PDF, RTF, DOCX, TXT, HTML, EPUB 등)을 변환하고 싶다면 실제로 문서 안에서 직접 변환을 처리할 수 있다. 파일을 문서로 열면 된다(옆에 문서 아이콘이 있고 기본적으로 거기에서 열리도록 설정된 경우 드라이브 안에서 두 번 클릭하거나, 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘연결 프로그램’과 ‘구글 문서’를 선택하면 된다).
거기에서 파일이 PDF이면, 자동으로 평문 문서로 변환한다. 다른 유형의 파일인 경우 ‘파일’과 ‘다운로드’를 클릭하여 대체 형식으로 저장하는 옵션을 찾으면 된다.
하지만 기본적인 텍스트 파일 외의 것이라면 어떨까? 그런 경우 구글 드라이브 부가기능인 클라우드컨버트(CloudConvert)로 해결할 수 있다. 구글 워크스페이스 마켓플레이스(Google Workspace Marketplace) 안에서 이 부가기능의 페이지를 열고 버튼을 클릭하여 설치하며 단계에 따라 계정에 추가한다.
해당 서비스에 부여하는 액세스 수준에 관한 경고 메시지가 표시되겠지만 걱정할 필요 없다. 우선, 클라우드컨버트는 드라이브 스토리지 전체가 아니라 이것을 사용하여 전송하거나 생성한 드라이브 파일에만 액세스하며, 해당 기업의 개인정보보호 정책에서 업로드 된 파일에서 데이터를 판독하거나 수집하거나 정보를 악용하지 않는다고 밝히고 있다. (해당 기업은 구독을 판매하여 수익을 올리지만, 하루 25개 이상의 파일을 변환하지 않는 한 유료로 사용할 필요가 없을 것이다.)
이것을 추가한 후 드라이브 안에서 아무 파일이나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 ‘연결 프로그램’과 ‘클라우드컨버트’를 선택하여 새로운 형식을 선택하고 변환을 시작한다. 결과 파일은 작업이 완료되는 즉시 드라이브 스토리지에 다시 저장된다.
모바일 동기화
지금까지 이야기한 드라이브 동기화 시스템은 데스크톱에서는 좋지만, 스마트폰에서는 옵션이 제한적이다. 물론, 온라인 상태가 아니어도 특정 드라이브 파일에 액세스할 수 있도록 해야 하는 경우, 드라이브 앱 안에 내장된 ‘오프라인 사용’ 기능(각 파일의 점 3개 메뉴를 눌러 확인 가능)을 사용할 수 있다. 하지만 실제로 한 방향으로 폴더 전체를 동기화하거나 파일을 드라이브 자체 밖에서 사용할 수 있도록 하고 싶은 경우에는 공식 앱이 큰 도움이 되지 않는다.
안드로이드에서는 오토싱크 포 구글 드라이브(Autosync for Google Drive)라는 앱이 그 공백을 메워준다. 실제로 필자가 선정한 최고의 안드로이드 관리 앱에 포함되어 있었으며, 그만한 이유가 있다. 이 앱은 드라이브 스토리지와 스마트폰 사이에서 양방향, 단방향 또는 업로드 후 삭제 등 지속해서 동기화되는 폴더 쌍을 손쉽게 만들 수 있다. 사용할 로컬 폴더와 드라이브 폴더를 선택하고 적절한 파라미터를 선택하면 앱이 백그라운드 상태로 조용히 작동한다.
오토싱크는 단일 폴더쌍 및 10MB 이하의 파일 사용 시 무료다. 5달러의 일회성 인앱 구매를 통해 이 제한을 없애고 다른 고급 기능을 사용할 수도 있다.
빠른 액세스의 번거로움
드라이브의 빠른 액세스 패널(웹사이트 메인 페이지 상단에 제안되는 파일이 표시되는 곳)은 최근에 액세스하거나 구글이 어떤 이유로 사용자가 찾을 가능성이 높다고 생각하는 항목을 더 빨리 불러오는 기능을 한다. 그런데 이것이 유용하지 않고 공간 낭비라고 생각한다면, 이 기능을 비활성화할 수 있다는 사실을 기억하자.
10초면 된다. 드라이브 웹사이트 우측 상단 모서리에서 기어 모양 아이콘을 클릭하고 ‘설정’을 선택한 후, 첫 번째 섹션에서 아래로 스크롤해서 ‘추천 위젯’을 찾는다. ‘빠른 액세스로 필요한 파일을 간편하게 열어보세요’의 상자를 선택 취소하면 끝이다. 그러면 드라이브의 빠른 액세스 패널이 영원히 사라진다.
묻힌 파일에 빠르게 액세스하기
우리는 항상 꺼내 보는 문서, 이미지, 기타 자원 같은 항목을 영구적으로 보관해야 한다. 그리고 이런 VIP 파일을 찾기 위한 검색은 즐겁거나 생산적인 것과는 거리가 멀다.
드라이브는 파일을 목록 상단에 고정하는 방법을 제공하지 않지만, 특정 파일을 높은 우선순위로 처리하고 쉽게 찾아 액세스하는 데 유용한 도구를 제공한다. 우선, 아무 파일(폴더도 됨)이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 드라이브 웹사이트에서 ‘중요 문서함에 추가’를 선택하거나, 옆에 있는 점 3개 아이콘을 클릭해서 ‘중요 문서함에 추가’를 선택한다. 그러면 해당 항목이 ‘중요 문서함’에 표시되어 데스크톱에서도, 모바일에서도 쉽게 액세스할 수 있다.
안드로이드를 사용하는 경우에는 앱을 열 필요도 없이 원터치 액세스를 위해 스마트폰의 홈 화면에 파일이나 폴더의 바로가기를 추가할 수도 있다. 원하는 항목 옆의 점 3개 메뉴를 탭하고, 아래로 스크롤해서 ‘홈 화면에 추가’ 옵션을 찾아 클릭하면 된다. editor@itworld.co.kr
