프로젝트 관리는 아주 간단해 보인다. 먼저 일정을 수립한다. 이어 예산을 정한 후, 적합한 인력을 선정한다. 그리고 프로젝트를 추진해 완료
그러나 현실에서는 이렇게 간단하지 않다. 프로젝트 인력을 잘못 배정할 수 있다. 사람들이 자신의 역할을 모르거나, 상충되는 정보를 얻을 수 있다. 또 프로젝트 영역이나 범위가 바뀌기도 한다. 일정을 못 맞출 가능성도 있다.
간단히 말해, 온갖 일들이 일어나곤 한다.
그렇다면 비즈니스와 프로젝트 매니저가 정시에, 그리고 예산에 맞춰 프로젝트를 완료시킬 확률을 높일 방법은 뭘까? 수십 명의 프로젝트 리더와 프로젝트 관리 전문가들로부터 프로젝트를 성공적으로 관리할 수 있는 9가지 비결을 들었다.
1. 프로젝트를 시작하기 전에 세부 사항을 챙긴다. 종합 마케팅 대행사인 가필드 그룹(Garfield Group)의 아담 볼크윌 기술 디렉터는 “프로젝트 범위에 있어 세부 사항을 완벽히 준비한 후, 모든 이해관계자들에게 동의와 승인을 받아야 한다”라고 조언했다.
그는 이어 “이 범위에 일정 전반에 걸친 예산표, 납기(완수)일, 중간 목표 등이 포함되어야 한다. 초기에 상세한 프로젝트 계획을 수립하면, 이를 완료하는 과정에 당신과 당신 고객의 상호접촉 및 대화가 한층 개선된다. 어떤 프로젝트이든 변경 요청이 발생한다. 이를 통해 프로젝트가 범위를 벗어날 때 고객을 관리할 수 있다”라고 말했다.
2. (규모를 포함) 프로젝트 관리팀을 올바르게 구성한다. 프로젝트를 성공시키기 위해서는 프로젝트 관리자부터 하위직 팀원에 이르기까지 프로젝트에 도움을 줄 수 있는 경험과 역량을 갖춘 사람들로 올바른 프로젝트 팀을 구성할 필요가 있다.
평판 관리 회사인 잭마이레프닷컴(JackMyRep.com)의 조슈 메아 COO는 “프로젝트에 관여하는 사람의 수를 제한하는 것이 도움이 될 수 있다. 아마존(Amazon)은 6~10명으로 팀을 구성하는 이른바 ‘핏자’ 팀 방법을 활용하고 있다”라고 말했다.
그는 또 “프로젝트 관리자는 프로젝트 비전, 관련 업무에 있어 세부 사항, 프로젝트 팀이라는 조직과 팀원들의 특징과 개인적 특성, 요구사항을 놓치지 않으면서 많은 부하직원들을 관리할 수 있어야 한다. 따라서 프로젝트 관리 팀의 크기를 제한하는 것이 최대한의 효율성을 유지하는 방법이다”고 말했다. 물론 프로젝트 요건과 일치하는 역량을 갖춘 사람들을 참여시켜야 한다.
3. 미리 이정표(중간 목표)와 기대치(최종 목표)를 정한다. GE 캐피탈(GE Capital)의 팻 맥기네스 최고 기술 위험 책임자는 “프로젝트를 정상 궤도로 유지시키기 위해서는 위험을 바탕으로 여러 차례의 중간 목표를 수립해 점검하는 것이 바람직하다. 이보다 긴, 그리고 큰 목표만 수립하면, 프로젝트가 문제에 봉착했을 때 이를 너무 늦게 발견하는 문제가 있다”고 말했다.
그는 또 “내가 책임지고 있는 GE 캐피탈의 팀은 여러 차례 프로젝트 벤치마크에 대한 일정을 수립해, 반복적으로 검토를 한다. IT 프로젝트 투자를 효율적으로 활용하고, 프로젝트 목표를 충족하도록 관리하기 위해서다”라고 덧붙였다.
토너 카트리지와 녹색 사무실 비품 공급업체인 두 잇 와이저(Do It Wiser)의 마케팅 전문가인 후안 벨라케즈는 “팀 구성원 전원이 시작부터 프로젝트 범위를 명확하게 이해하면, 프로젝트 지연을 초래할 수 있는 ‘모호함’을 없앨 수 있다”라고 강조했다.
그에 따르면 전원이 참석하는 ‘킥오프(kickoff)’ 회의를 개최하는 것이 이를 위한 좋은 방법이다. 프로젝트에 관해 상세하게 토론을 할 수 있는 킥오프 회의는 기대치를 정하고, 실행이 가능한 로드맵을 만들고, 사람들에게 역할과 책임을 배정하는데 도움을 주기 때문이다.
4. 책임자, 책임질 대상, 최종기한을 명확히 한다. 업무 관리 플랫폼인 태스크월드(Taskworld)의 창업자 프레드 무와드 CEO는 “여러 사람이 동일한 업무를 놓고 협업을 할 경우, 종종 할당된 책임, 최종기한, 기타 중요한 세부사항을 놓칠 때가 있다. 이런 혼동을 피하기 위해서는 (사전에) 팀원들에게 자신이 책임질 업무를 결정해 정해줘야 하고, 이를 책임지도록 해야 한다. 온라인 업무 관리 프로그램을 이용하면 이를 간단히 처리할 수 있다”라고 말했다.
SEO 및 인바운드 마케팅 회사인 베이무어 컨설팅(Beymour Consulting)의 오너인 브랜든 세이무어는 “팀 구성원 각자가 자신에게 기대되는 바를 이해하는 것이 중요하다. 과업을 완수하기 위해 필요한 정확한 타임라인과 프로젝트에 있어 완전한 범위 등이 여기에 포함된다”라고 말했다.
모든 프로젝트가 다르다. 따라서 핵심 구성원 전원이 각자의 노력이 프로젝트에 전체적으로 어떻게 기여하는지 이해하는 것이 도움이 된다. 프로젝트 중간 목표와 벤치마크는 이런 기대치를 관리하고, 최종기한까지 팀을 제 궤도로 운영하기 위한 좋은 방법이다.
5. 지나치게 세세하게 관리를 하지 않는다. 가상 비서 회사인 버츄얼 워크 팀(Virtual Work Team)의 오너인 쉴론다 다우닝(Shilonda Downing)은 “프로젝트에 참여해 협력을 하는 팀원들을 정기적으로 만나야 한다. 그러나 지나치게 세세한 관리를 받는다는 느낌이 들지 않도록 하고, 여유를 가질 수 있도록 만들어야 한다. 과업을 완수하면서, 팀원들이 권한을 부여 받았다는 생각을 바탕으로 최선을 다하도록 균형을 도모하는 것이 아주 중요하다”고 강조했다.
6. 누구나 이용을 할 수 있는, 좋은 프로젝트 관리 시스템을 구현한다. 비주얼 업무 관리 솔루션인 드롭태스크(DropTask)의 크리스 그리피스 CEO는 “프로젝트 관리에서 가장 명백한 커뮤니케이션 형태는 이메일로 판단된다. 그러나 이메일이 프로젝트 진행을 방해할 수 있다. 앞서 도착한 수 많은 이메일을 살펴보는 것이 큰 시간 낭비가 될 수 있다”라고 지적했다.
그는 이어 “프로젝트 관련 정보와 커뮤니케이션 일체를 한 장소에 유지시키는 소프트웨어를 사용하면 시간을 절약할 수 있고, 생산적인 업무 환경을 유지할 수 있다”라고 말했다.
저자와 온라인 청중을 연결해주는 회사인 위빙 인플루언스(Weaving Influence)의 에이미 드리호스트 선임 프로젝트 관리자는 “우리 팀과 고객들은 전국에 흩어져있어 직접 파일을 교환할 수 없다. 이에 프로젝트 일체를 관리할 수 있고, 프로젝트와 관련된 온라인 파일 캐비닛 역할을 하며, 토론 게시판을 제공하는 디지털 프로젝트 관리 애플리케이션을 이용하고 있다”라며, “이를 통해 클라이언트를 쉽게 프로젝트에 추가할 수 있으며, 이는 매끄러운 커뮤니케이션과 정보 공유로 이어진다”고 말했다.
7. 중간 목표에 도달하면 보상함으로써 동기를 부여한다. 비즈니스 소프트웨어 공급사인 어그리야 솔루션스(AgreeYa Solutions)의 아제이 카울 대표는 “프로젝트를 기획하면서 중간 목표를 수립하는 것이 유용하다. 그리고 프로젝트를 제 궤도로 유지하기 위해, 중간 목표에 도달할 때마다 팀원들을 보상해야 한다. 중간 목표 달성을 축하하는 것은 프로젝트를 진척시키고, 팀원들에게 계속 동기를 부여할 수 있는 방법이다”라고 설명했다.
8. 정기적으로, 그러나 짧게 프로젝트 현황에 관한 회의나 전화 회의를 소집한다. 드리호스트는 “프로젝트를 제대로 추진하는 최상의 방법은 팀 구성원 전원, 고객과 자주 커뮤니케이션을 하는 것이다. 이는 함께 일하는 동료의 사무실에 들러 업무 현황을 점검할 수 없는 가상 환경에서 특히 중요하다. 나는 정기적인 통화, 기타 디지털 커뮤니케이션을 이용해 프로젝트 관계자 전원과 열린, 그리고 투명한 커뮤니케이션을 한다”라고 말했다.
프로젝트 및 자원 관리 솔루션 공급사인 10,000ft의 마틴 반 틸버그 CEO는 “모든 사람들이 프로젝트 현황을 파악하도록 하는 것이 아주 중요하다. 동시에 세부사항에 방해를 받지 않으면서 모든 사람들의 업무 현황을 다른 사람들에게 알릴 방법도 필요하다”라고 말했다.
그는 이어 “참여자들이 집중을 하도록 만들기 위해서는 (예를 들어) 전원이 90초씩만 이야기를 하도록 제한하는 등 현황을 챙기는 회의를 짧게, 그리고 알맞게 유지해야 한다. 이는 팀원들이 지난 주에 가장 중요한 세부사항에 집중할 수 있도록 돕는다”라고 전했다.
9. 변경을 위한 시간을 마련해둔다. 고객 이벤트 앱 구축 서비스를 제공하는 이벤트엣지(EventEdge)를 공동창업 한 사미트 샤는 “기술 프로젝트의 경우 계획대로 정확히 진행이 되지 않는 경향이 있다. 이로 인한 문제를 피하면서 시간을 절약하기 위해서는, 계획한 내용의 변경과 요청에 필요한 여분의 시간을 마련해둬야 한다. 그럼 큰 도움이 된다”라고 말했다.
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