마이크로소프트 오피스가 수행할 수 있는 기능은 방대하다. 그러나 사용자와 상황에 따라 아쉬움이 있을 수 있다. 수백 개 이상의 애드인(add-ins)가 존재하는 이유다. 여기 비즈니스 사용자에게 유용할 수 있는 10가지를 정리했다. (일부는 마이크로소프트 365 구독을 필요로 한다.) 데스크톱 버전을 사용하든 웹 버전을 사용하든 도움이 될 것이다. 먼저 오피스 애드인 설치 방법부터 알아본다.
오피스 애드인을 찾아 설치하는 방법
오피스 리본을 통해 애드인 설치하기: 문서를 열거나 새 문서를 시작한다. 문서 위의 리본(Ribbon) 도구모음에서 삽입 탭을 클릭한 후 애드인 가져오기 버튼을 클릭한다(오피스 웹 앱에서 이 버튼은 애드인이라 부른다. 데스크톱 앱에서 삽입 > 애드인 > 애드인 가져오기를 클릭해야 할 수 있다. 아웃룩(Outlook)에서는 홈(Home) 탭을 클릭하여 도구모음 끝의 애드인 가져오기 버튼에 액세스한다).
오피스 애드인 패널이 화면 위에 열린다. 이 패널에서 스토어(STORE) 탭을 클릭한다. 그리고 설치할 애드인을 탐색하거나 검색한다.
오피스 리본을 통하면 원하는 애드인을 빠르게 찾고 설치할 수 있다.
설치할 애드인을 찾으면 추가 버튼을 클릭하고 라이선스 조건 및 프라이버시 정책(상자를 체크 표시하여 조건에 대한 동의를 표시해야 할 수 있다)을 읽은 후 계속을 클릭하여 설치한다.
앱소스(AppSource)를 통해 애드인 설치하기: 또는, 마이크로소프트 앱소스(Microsoft AppSource) 사이트로 이동하여 애드인을 탐색 또는 검색할 수 있다. 가령 특정 카테고리에 속하거나 엑셀(Excel)과 호환되는 앱을 찾기 위해 왼쪽 패널에서 필터를 사용할 수 있다.
애드인에 대한 좀 더 상세한 정보를 보고자 한다면, 마이크로소프트 앱소스가 유용하다.
아무 애드인 이름이나 클릭하여 설명 페이지로 이동한 후 지금 가져오기 버튼을 클릭하여 설치한다(웹 브라우저에서 마이크로소프트 오피스 계정에 로그인하지 않은 경우 먼저 로그인해야 한다). 워드에서 열기 (또는 해당 오피스 앱) 버튼을 클릭하고 링크가 열리면 오른쪽 사이드 바의 이 애드인 신뢰하기를 클릭하여 설치를 완료한다.
오피스 앱에 애드인을 설치하면 일반적으로 기존 리본 탭(삽입 탭 등)의 끝 또는 자체적인 명령 세트가 있는 새로운 리본 탭으로 표시된다. 오피스 앱에서 설치된 애드인을 확인하려면 삽입 > 애드인 > 나의 애드인으로 이동한다. 마이크로소프트는 오피스 앱에 설치된 애드인을 관리하는 방법을 설명하는 온라인 도움말을 제공한다.
부메랑(Boomerang)
• 개발자: 베이딘(Baydin)
• 대상: 아웃룩(마이크로소프트 365 또는 Outlook.com 계정 필요)
부메랑은 레시피 읽기, 클릭 추적, AI 기반 글쓰기 비서, 이메일 추후 발송 예약 기능 등 다양한 기능을 아웃룩에 추가한다. 또한 전송하는 이메일에 이후에 알림을 제공하는 알림과 선택한 시간을 태그 처리하여 추적할 수 있도록 돕는다.
아웃룩용 부메랑 애드인은 발송한 이메일에 답변이 없을 경우 리마인더를 보내준다.
부메랑은 이메일에 잠재적인 시간표를 포함시켜 회의를 예약하는데 도움이 되며, 수신인은 자신에게 적합한 시간을 클릭할 수 있다. 수신한 모든 이메일을 잠시 멈추거나 프로(Pro) 요금제의 경우 특정 키워드를 포함하거나 지정된 도메인 또는 사람이 전송한 이메일만 통과시킬 수 있다. 프로 요금제는 글쓰기 비서에 정서, 예의, 주관성 분석 추가 등 다른 고급 기능을 제공한다.
부메라의 기본 기능에는 무료로 제한적으로 액세스할 수 있다. 요금제의 경우 퍼스널(Personal) 요금제는 월 5달러이며, 프로 요금제는 15달러이다. 팀(Team) 및 엔터프라이즈(Enterprise) 요금제도 있다.
도큐사인(DocuSign)
• 개발자: 도큐사인(DocuSign)
• 대상: 아웃룩, 워드
워드에서 서명이 필요한 계약서 또는 기타 문서를 작성하는 경우 이 애드인을 통해 해당 문서 안에서 도큐사인 디지털 서명 서비스를 구현할 수 있다. 다른 당사자가 정보(주소, 날짜, 이름 등)를 입력하고 도큐사인 서비스를 사용하여 디지털 방식으로 서명함으로써 e서명(eSignature) 법률 표준을 충족시킬 문서의 영역을 태그 처리한다. 완성된 문서를 이메일로 전송하거나 도큐사인의 서버에 자동으로 저장할 수 있다.
도큐사인의 워드 애드인은 직접 서명하거나 서명을 요구할 수 있도록 돕는다.
아웃룩용 다큐사인 애드인은 수신한 이메일에 첨부된 문서에 디지털 방식으로 서명하거나 다른 사람이 서명해야 하는 문서를 이메일로 전송할 수 있다.
이 애드인을 설치하고 도큐사인 계정에 가입한 후 30일 동안 무료로 사용할 수 있다. 이후, 요금제는 1년치 요금을 사전 결제하는 경우 월 10달러부터 시작된다.
이메일 리커버리(Email Recovery)
• 개발자: 브래드 휴이
• 대상: 아웃룩
아웃룩에서 이메일을 삭제한 후 되살리고 싶은 경우 삭제된 항목(Deleted Items) 폴더에서 검색을 시도할 수 있다. 하지만 거기에 없다면 어떨까? 삭제된 항목 폴더에서 이메일이 삭제된 경우라도 여전히 복구할 수 있다. 이메일 리커버리(Email Recovery)는 삭제된 이메일을 복구하여 아웃룩 받은 편지함 밖에 보관하는 데 도움이 된다.
이메일 리커버리 애드인은 삭제한 이메일을 복구한다.
이 무료 애드인은 이 프로세스를 간단하게 3단계로 안내한다. 삭제된 이메일이 위치하고 있던 폴더를 선택하도록 안내한다(‘복구 가능 항목(Recoverable items’) 또는 ‘퍼지(Purges)’). 다음으로, 새 폴더의 이름을 입력하면 여기에 애드인이 복구한 삭제된 이메일이 위치하게 된다. 그리고 이메일 리커버리는 선택된 폴더를 뒤져 삭제된 이메일을 가능한 많이 복구한 후 새 폴더에 넣는다.
단 이 애드인은 아웃룩에서 영구적으로 삭제한 이메일은 복구할 수 없다. 이메일 리커버리의 목적은 최근에 삭제한 이메일을 모아 보관을 위해 새 폴더에 넣도록 돕는 것이다.
루시드차트 다이어그램(LucidChart Diagrams)
• 개발자: 루시드 소프트웨어(Lucid Software)
• 대상: 엑셀, 파워포인트(PowerPoint), 워드
주요 오피스 앱 각각을 위한 별도의 애드인이 있는 루시드차트 다이어그램은 비즈니스 프로세스 모델, 흐름도, 조직도 등 업무를 위한 다이어그램을 디자인하고 그리는 데 도움이 된다. 애드인이 설치된 오피스 앱에서 새로운 다이어그램을 만들기 시작할 때, 루시드차트 그리기 모두는 새로운 브라우저 탭으로 열린다.
루시드차트의 그리기 도구를 이용하면 여러 다이어그램을 빠르게 그릴 수 있다.
도구모음은 드래그&드롭 인터페이스를 통해 다이어그램을 신속하게 배치할 수 있도록 도형과 템플릿을 제공한다. 완료하면 오피스 문서에 새 다이어그램을 삽입할 수 있다.
루시드차트는 무료로 사용할 수 있지만 최대 3개의 다이어그램만 생성할 수 있다. 이를 무제한으로 증가시키려면 월 10달러 또는 연간 96달러부터 시작되는 유료 요금제를 사용해야 한다.
픽셀(Pexels) / 픽사베이 이미지(Pixabay Images) / 픽스톤 코믹 캐릭터(Pixton Comic Characters)
픽셀과 픽사베이 이미지는 파워포인트 프레젠테이션 또는 워드 문서에서 무료로 합법적으로 사용할 수 있는 해당 서비스의 광범위한 스톡 이미지 라이브러리를 검색할 수 있는 무료 애드인이다. 검색 상자가 있는 사이드바 형태로 파워포인트 및 워드 앱과 통합된다. 단어 또는 문구를 입력하여 설명이 태그 처리된 이미지를 찾는다.
픽사베이 애드인.
픽셀은 지배적인 메인 색상에 기초하여 이미지를 검색할 수 있도록 돕지만 기본적으로 한 이미지 검색 도구이다. 픽사베이는 이미지 카테고리 탐색과 삽화 또는 사진 별도 검색 등의 추가적인 검색 유연성을 제공한다.
그 이름에서 알 수 있듯이 픽스톤 코믹 캐릭터는 파워포인트 프레젠테이션이 활기를 띄도록 사용할 수 있는 만화 스타일의 인간 삽화 무료 라이브러리이다. 중요 항목 또는 차트로 약간의 개성을 전달하기 위해 만화 인간 캐릭터를 추가할 수 있다.
픽스톤 코믹 캐리터 일러스트레이션을 이용하면 프레젠테이션에 개성과 생동감을 불어넣을 수 있다.
QR4Office
• 개발자: 마이클 A. 즐라코브스키
• 대상: 엑셀, 파워포인트, 워드
스캔 가능한 QR 코드는 요즈음 광고 디스플레이와 비즈니스 표지부터 설명서와 기프트 카드까지 모든 것에서 나타나고 있는 것으로 보인다. 이 무료 애드인을 통해 손쉽게 QR 코드를 생성하여 워드 문서, 파워포인트 슬라이드, 엑셀 스프레드시트 등에 삽입할 수 있다. 코드를 스캔하면 지정한 웹 페이지로 이동하게 된다.
QR4Office의 사이드바에 웹 링크를 붙여 넣으면 QR 코드로 변환되고 스마트폰 또는 태블릿의 카메라를 사용하여 미리 보기 및 테스트할 수 있다. 색상, 배경색, 크기 등 코드 그래픽의 다양한 측면을 조절할 수 있다. 테스트 및 조정 완료 시 QR 코드를 문서, 슬라이드, 스프레드시트 셀에 삽입한다. 이동 또는 크기 조절 등 일반적인 이미지처럼 조절할 수 있다.
QR4오피스는 QR 코드를 엑셀이나 파워포인트, 워드에 삽입하는 작업을 돕는다.
퀼봇(QuillBot)
• 개발자: 큐지 코(Keuji Co)
• 대상: 워드
대부분의 글쓰기 비서 도구와 마찬가지로 퀼봇은 문법 및 철자법 실수를 신속하게 찾아 수정해준다. 하지만 가장 주목하지 않을 수 없는 기능은 의역 및 요약 도구이다. AI 기술을 통해 단어를 고쳐 써서 더욱 활기 있고 정교하게 만들거나 짧은 요약본을 생성할 수 있다.
우선, 퀼봇 웹 사이트로 이동하여 무료 사용자 계정에 가입한 후 워드용 퀼봇 애드인을 설치한다. 그리고 워드가 실행 중일 때, 고쳐 쓰거나 요약할 문서의 텍스트를 선택하고 리본 도구모음에서 퀼봇을 클릭한 후 퀼봇 실행(Launch QuillBot) 버튼을 클릭한다.
퀼봇의 의역 및 요약 기능은 인상적이다.
퀼봇 도구는 문서의 오른쪽에 사이드바로써 열린다. 이 사이드바에서 선택된 텍스트를 의역 또는 요약하도록 선택할 수 있다. 퀼봇이 생성한 결과를 문서에 삽입하기 전에 미리 볼 수 있다.
무료 계정은 한 번에 125단어 의역 또는 1,200단어 요약으로 제한된다. 프리미엄(Premium) 계정은 무제한으로 의역하고 최대 6,000단어까지 요약할 수 있다. 프리미엄 요금제는 연간 100달러이다.
줌(Zoom)
• 개발자: 줌 비디오 커뮤니케이션(Zoom Video Communications)
• 대상: 아웃룩
마이크로소프트 오피스 스위트 내마이크로소프트 팀즈에는 자체적인 화상회의 서비스가 있다. 하지만 줌은 여전히 비즈니스 및 개인용 비디오 채팅을 위한 인기 있는 선택이며, 마이크로소프트의 솔루션보다 선호하는 사람들이 많다.
줌 애드인을 설치하면 아웃룩 내에서 줌 미팅 일정을 설정할 수 있다.
줌 애드인은 아웃룩에서 새롭거나 기존에 예약된 캘린더 이벤트에 줌 회의 세부사항을 추가할 수 있도록 한다 사이드바에서 줌 회의의 설정을 선택한다. 그리고 회의에 대한 웹링크와 다른 세부사항이 이벤트의 텍스트 본문에 삽입된다.
이 애드인은 베이직(Basic, 무료) 또는 프로(Pro, 유료) 줌 계정이 필요하다.
dl-ciokorea@foundryco.com
