전사적 자원 관리(ERP) 시스템은 이질적인 부서의 소프트웨어와 서비스를 응집력 있는 하나로 통합하는 역할을 한다. 기업들은 비즈니스 운영을 더
그러나 ERP 시스템의 ‘통합성’은 유지 관리와 업데이트를 어렵게 만든다. 노후화 되거나, 큰 개선이 필요한 ERP 시스템이 많다. 여기에 더해 비용 절감과 유연성을 추구하는 많은 기업들이 ERP를 클라우드로 이전하는 것을 고려하고 있다. 이런 요소들 때문에 ERP 시스템에 재앙이 초래될 수 있다.
우리는 경험이 풍부한 ERP 컨설턴트들에게 ERP 프로젝트에 중대한 문제가 발생할 수도 있음을 조기에 알려주는 경고 신호를 찾는 방법을 물었다. ERP 프로젝트는 규모가 커서 경고 신호가 몇 달 이내에 문제로 악화되지 않을 때가 많다. 따라서 이런 신호에 주의를 기울여 ERP 재앙 가능성을 예상해야 한다.
얼리 어답터를 자처하고 있다
일반 소비자는 출시 즉시 최신 스마트폰을 구입한다. 그러나 대부분의 기업과 기관은 일정 시간이 경과한 후 신기술을 도입한다. 이는 ERP에게 특히 중요하다.
일리노이(Illinois) 소재 컨설팅 회사인 웨스트 몬로 파트너스(West Monroe Partners)의 마이클 휴즈는 “새 ERP 기술의 ‘얼리 어답터(조기 수용자)’가 되면, 더 큰 도전 과제에 직면하게 된다. 또 도입하려는 ERP보다 몇 버전 뒤쳐진 ERP를 보유하고 있는 경우에도 이전 과정에 도전 과제에 직면할 수 있다”고 말했다.
두 상황 중 하나가 적용되는 데 여기에 맞춰 일정과 예산을 조정하지 않았다면, 재해가 초래될 수 있다.
현업 부서의 참여가 무시된다
기술 부서와 비즈니스 부서는 조율을 해서 일치점을 찾는 데 어려움을 겪는 때가 많다. 이런 불협화음은 ERP 프로젝트에서 가장 크게 증폭된다.
기술 컨설팅 회사인 클라우드 테크놀로지 파트너스(Cloud Technology Partners)의 수석 아키텍트 겸 VP인 에드 피더스톤은 “ERP 프로젝트가 순조롭게 진행되는 경우는 없다. 일시적인 문제 등 여러 문제가 발생하기 마련이다. 비즈니스 부서가 적극적으로 참여해야 문제를 극복할 확률이 높다. 반대로 사용자인 비즈니스 부서의 참여를 경시할 경우, 문제가 발생했을 때 저항과 반발에 직면한다”고 설명했다.
다른 방법으로 설명하자. 인적 자원의 스킬은 ERP 프로젝트에서 가장 큰 자산, 또는 부채이다. 사용자에게 초래될 영향을 완전히 이해하는 것이 큰 도움이 된다.
피더스톤은 “사용자를 참여시키는 가장 좋은 방법 중 하나는 ERP가 사용자의 일상 업무에 어떤 영향을 주는지 직설적으로 설명하는 것이다. 사용자는 추측을 해야 할 때 저항을 한다. 변화에 저항하는 것이 인간의 본성이기 때문이다”고 덧붙였다.
클라우드로 인한 인건비 절감 효과를 과대 추정한다
지난 몇 년 간 클라우드 서비스의 핵심 ‘판매 소구점’은 비용 절감과 유연성이었다. 그러나 인건비를 중심으로 비용 절감을 기대해 클라우드 ERP 도입을 추진하면 문제가 초래될 수 있다.
웨스트 몬로 파트너서의 휴즈는 “일부 조직은 클라우드로 이전하면 프로세스 오너(책임자)와 내부 지원이 필요 없다고 생각한다. 그러나 온프레미스(내부)는 물론이고 클라우드 기반 ERP에도 내부 거버넌스와 지원이 필요하다”고 강조했다. 실제 ERP 프로젝트로 새로운 역량을 개발할 때, 해당 역량이 위치한 장소와 상관 없이 분석과 관련 기능 등에 대한 추가 지원이 필요할 확률이 높다.
ERP 프로젝트의 비즈니스 케이스를 개발하면서, 회의적으로 절감 효과에 대한 주장을 평가할 필요가 있다. 클라우드로 이전하면 ERP 효율성이 높아져 인력을 축소할 수 있다고 벤더가 주장할 수 있다. 그러나 이런 주장을 분석할 때 구시대적인 ‘직무 기술서’를 활용해야 한다. 실제 현업 사용자가 ERP 지원 인력을 더 많이 필요로 할 수도 있다.
프로젝트 요구 사항이 모호하다
ERP 업그레이드, 강화, 혁신, 이전 등 모든 프로젝트에서 중요한 기초가 있다. ‘요구 사항(요건)’을 올바르게 확립하는 것이 중요하다.
휴즈는 “ERP 프로젝트의 요구 사항이 부적할 경우 나중에 문제에 직면하게 된다. 불만과 관련된 문제가 발생할 가능성이 커진다”고 지적했다. 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 초기에 비즈니스 분석에 시간을 투자하는 것이다. ERP 시스템이 여러 사용자 그룹의 필요 사항을 다뤄야 한다면, 여기에도 시간을 투자해야 한다.
요구사항을 확립해야 프로젝트를 쉽게 성공시킬 수 있다. 클라우드 테크놀로지 파트너스의 피더스톤은 “‘재무 부서의 업무를 쉽게 만들자’라는 요구 사항을 정했다고 가정하자. 이 경우, 그 목표를 달성했는지 판단하기 힘들다”라고 말했다. 그는 “그렇지만 고수준의 성과 정의 또한 지속적으로 사용해야 한다”라고 덧붙였다.
레거시(구형) 기술을 의존하는 위험을 감수하고 있다
일부 ERP 프로젝트는 기존 시스템 유지에 초점을 맞춘다. 이는 좋지 않은 결과를 초래하는 때가 더 많다.
KPMG의 전국 엔터프라이즈 솔루션 네트워크 리더인 릭 시미노는 “내가 알고 있는 한 회사는 코볼(Cobol)에 기반을 둔 맞춤형 솔루션에서 탈피하려는 시도를 하고 있다. 이 회사는 몇 년 간 지역 대학이 계속 코볼 교육을 제공할 수 있도록 재원을 투입했다. 관련 인력을 채용하기 위해서였다. 커리어 측면에서 오라클 같은 새로운 ERP 기술을 학습하는 것이 훨씬 더 좋다. 이런 기술에 대한 전문성을 획득해야 더 값진 IT 전문가가 될 수 있다”라고 말했다.
이는 특정 ERP 프로젝트는 위험을 상승시킬 수 있다는 점을 보여주는 사례다. 예를 들어, 계속 지원을 받기 위해 추가 요금을 지불하는 것은 과거에 발목이 붙잡힌 시스템을 보유하고 있다는 경고 신호이다. 레거시 시스템을 계속 사용하면 인재 채용이 힘들고, 사이버보안 위험 또한 상승한다.
예외를 지나치게 많이 허용한다
대기업에 오래 근무했다면, 수 많은 예외 요청에 직면하고 있을 것이다. 이는 거버넌스 프로세스를 약화시켜, 궁극적으로 ERP시스템을 훼손하는 결과를 초래한다.
휴즈는 “ERP에 대한 결정을 관리하는 프로세스가 미흡하면 실패와 지연이 초래된다. 구매 주문이나 경비 관련 문제를 예로 들자. 기준이 되는 프로세스를 고안했다. 그런데 임원이나 다른 사람이 특별한 요청을 한다. 이런 요청을 ‘임시 방편’식으로 처리하면 문제에 직면한다. 사용자가 자신이 원하는 것이라면 어떤 예외라도 허용된다고 생각하기 때문이다”고 말했다.
ERP 거버넌스 프로세스 개발에 여러 관료적 절차를 개입시킬 필요가 없다. 한 가지 방법은 비즈니스 및 기술 부문의 의사결정자들이 참여한 위원회를 구성해 특별한 요청을 검토하도록 만드는 것이다. 이렇게 하면 관련이 없거나 문제의 소지가 있는 사안들이 시스템을 방해하는 것을 피할 수 있다. 과거 프로젝트 거버넌스 위원회가 존재했다면, 구성원 중 일부에게 해당 역할을 계속 수행해 줄 것을 요청하는 것도 방법이다.
차선책으로 엑셀(Excel)을 자주 사용한다
마이크로소프트 엑셀은 세계에서 가장 규모가 큰 비공식 ERP 시스템이다. 그러나 사용자가 정기적으로 엑셀을 이용해 분석을 수행한다면, ERP 프로젝트에 문제가 있다는 점을 알려주는 신호다.
엑셀을 자주 사용하는 것은 보고서나 데이터가 사용자 친화적이지 못하다는 의미다. 또는 사용자가 목표를 달성하기 위해 여러 서비스의 데이터를 검토해야 한다는 의미다. 이 문제를 해결하기 위해서는 사용자에게 매달, 또는 매 분기 등 정기적으로 업데이트하는 엑셀 파일이 무엇인지 묻는다. 그러면 ERP에서 개선시킬 부분을 찾을 수 있다.
기술이 프로젝트를 견인한다
기술 직종 종사자는 새로운 도구와 시스템에 쉽게 흥분하는 경향이 있다. CIO의 핵심 역할 중 하나는 조직에 큰 가치를 창출시킬 기술 기회를 파악하는 것이다. 그러나 최신 기술만 도입하는 경향이 ERP 프로젝트를 훼손할 수도 있다.
피더슨은 “기술이 프로젝트를 견인하도록 만드는 것은 ‘실수’다. 나는 제품의 기능과 성능에만 초점을 맞춰 대형 프로젝트를 시작하는 기업들을 많이 봤다. 다행히 기술 벤더들이 이 문제 해결에 도움을 주기 시작했다. 현재 신제품이 그 즉시 성과를 창출할 것이라고 주장하는 벤더들은 극소수에 불과하다”고 말했다.
이런 경향에 맞서 싸우려면 사고방식을 바꿔야 한다. 피더슨은 “샤이니 오브젝트 신드롬을 극복하기 위한 노력이 필요하다. 기술을 비즈니스 성과를 견인하는 ‘수단’으로 간주하는 것이 좋다. 이를 염두에 둬야 한다. 그래야 비즈니스 사용자의 필요 사항을 충족하는 데 초점을 맞출 수 있다”라고 강조했다.
컴플라이언스(정책이나 규제 준수)가 뒷전이다
현대 비즈니스에는 속도가 필요하다. 이런 이유로 속도가 기술 프로젝트의 주요 견인 요소가 되는 때가 많다. 그러나 컴플라이언스를 경시하면 문제가 초래될 수 있다.
피더슨은 “ERP 프로젝트 책임자가 ‘빨리 프로젝트를 끝내야 하니, 컴플라이언스 문제는 나중에 처리하자’고 생각하면, 문제가 발생할 확률이 높다”고 강조했다. 특히 금융 서비스, 의료, 제약, 에너지 등 규제가 심한 산업의 경우, 컴플라이언스를 경시했을 때 값비싼 대가를 지불해야 할 수 있다. 시작부터 컴플라이언스 부서와 기타 관리 부서를 참여시켜야 한다. 그래야 컴플라이언스 문제 예방에 도움을 받을 수 있다.
클라우드에 ‘온프레미스’에 해당되는 가정을 적용한다
클라우드 기반 ERP를 성공적으로 도입하기 위해서는 IT 리더가 기존의 비즈니스 방식을 재고해야 한다. 클라우드 이전은 아주 중요하다. 그런데 온프레미스 전략을 클라우드에 적절히 적용할 수 없을지 모른다.
KPMG의 시미노는 “온프레미스 ERP의 경우, 대부분의 기업의 70%의 기본 구성과 30%의 맞춤화 구성을 사용한다. 그런데 이는 클라우드 ERP 모델에 적용되지 않는 구성이다”고 지적했다. 그는 “대부분의 클라우드 ERP는 값 비싼 맞춤화를 꺼린다. 벤더가 쉽게 업데이트를 하려면 표준화된 방식으로 사용되어야 하기 때문이다”고 설명했다.
엔터프라이즈 기술 확장 프로젝트를 성공적으로 통솔하는 역량은 IT 리더에게 요구되는 핵심 경쟁력 중 하나다. 이런 스킬 세트를 보유했다고 가정하자. 그러나 IT 리더의 책임은 여기에서 끝나지 않는다. IT 조직 내부의 다른 매니저, 새로운 인재를 생각해야 한다. 이들에게도 대형 프로젝트를 통솔할 기회가 필요하다. ERP 업그레이드 프로젝트이든, 네트워크 인프라 혁신 프로젝트이든, 프로젝트 완수만큼 중요한 것이 인적 자원의 역량 배양이다.
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