IT 리더들이 운영 비용을 절감하는 동시에 회복탄력성과 민첩성을 강화하기 위해 ‘애플리케이션 합리화(Application Rationalization)’ 이니셔티브를 시작하고 있다.
작년 봄, 마운트 크리스틴 마이어스가 마운트 시나이 헬스 시스템(Mount Sinai Health System)의 CIO로 취임한 후 가장 먼저 한 일은 애플리케이션 포트폴리오를 면밀하게 검토한 다음, ‘옛 것을 버리고 새 것을 취하다’라는 구절을 실천한 것이다.
마운트 시나이의 EVP 겸 정보기술책임자이기도 한 마이어스에 따르면 이는 비용을 크게 절감할 수 있는 방법이었다. 그는 “구형 앱이 많았고, 이로 인해 소프트웨어 유지관리 및 지원 비용을 계속 지출해야 했다”라면서, “또한 업그레이드되지 않은 플랫폼의 앱이 잠재적으로 사이버보안 위험을 초래할 수도 있다”라고 말했다.
이에 따라 마이어스와 IT 팀은 전체 애플리케이션 포트폴리오를 검토해 ‘폐기(Decommission’, ‘투자(Invest)’, ‘폐기 고려(Contain Retire)’라는 범주로 분류했다(여기서 ‘폐기 고려’란 큰 투자를 하지 않으며, 매년마다 투자로 옮길지, 폐기로 옮길지를 평가하는 범주다).
한편 코로나19 여파로 인한 재정적 위기는 애플리케이션 합리화 프로그램을 확대하는 계기가 됐다고 마이어스는 밝혔다. 그는 “재정적 관점에서 보면 팬데믹은 분명히 모든 의료기관에 엄청난 영향을 미쳤다. 이로 인해 앞으로는 모든 항목을 세밀하게 평가해 예산을 편성해야 할 것이다”라고 전했다.
이는 또한 사이버보안에 영향을 주기도 했다. 마이어스는 “CISO와 함께 협력하지만 궁극적인 책임은 CIO에 있다. 최대한 위험을 최소화해야 한다고 생각한다”라고 언급했다.
마이어스에 따르면 IT는 올해 말까지 총 824개 애플리케이션 가운데 59개 앱을 없앨 계획이고, 더 나아가 2024년 말까지는 마운트 시나이의 앱 포트폴리오를 38%가량 줄일 예정이다. 이어서 그는 “애플리케이션 합리화로 올해 예산에서 650만 달러를 절감할 수 있었고, 이를 그다음 목표로 하는 애플리케이션 투자로 상쇄할 수 있었다”라고 덧붙였다.
물론 판도라의 상자를 열었을 때 그 안에서 무엇을 찾을지는 알 수 없다. 마이어스는 “이런 프로그램을 시작할 때 직면할 수 있는 어려움이 있다면 점점 더 많은 앱을 발견하게 된다는 것이다. 특히 마운트 시나이는 학술의료센터이자 연구기관이기 때문에 더욱더 그렇다”라고 말했다.
부상하고 있는 애플리케이션 합리화
굉장히 어려운 작업일 수도 있겠지만 많은 기업이 운영 비용을 절감하는 동시에 회복탄력성, 민첩성, 효율성을 강화하기 위해 애플리케이션 합리화 프로그램을 시작하고 있다.
애플리케이션의 기능과 필요성을 평가하는 일은 디지털 트랜스포메이션 가속화가 ‘표준(norm)’으로 자리 잡은 시대에서 기업이 혁신하고 경쟁력을 유지하는 데 도움을 준다.
딜로이트(Deloitte)의 2021년 기술 트렌드 보고서에 따르면 시간이 지남에 따라 나타나는 문제점을 해결하기 위한 시스템들이 증가하면서 기술 부채, 시대에 뒤떨어진 애플리케이션 등의 부담이 남겨졌다. 여러 시스템을 클라우드로 옮기는 일은 중복된 시스템을 합리화하고, 불필요한 종속성을 제거하며, 기능을 현대화하는 (그리고 한참 전에 시행해졌어야 할) 프로세스를 가능하게 할지도 모른다고 보고서는 전했다.
딜로이트 컨설팅의 상무이사 겸 신기술 리서치 책임자 스콧 부홀즈는 “수많은 핵심 시스템이 클라우드로 이동하게 되면서 업그레이드가 재고되고 있다. 기술 부채를 줄이기 위해서다. 미래에는 더 빠르게 움직이는 능력이 훨씬 더 중요해질 것”이라고 설명했다.
낭비가 없으면 부족도 없다(Waste not, want not)
美 애틀란타 시의 CIO 게리 브랜틀리는 애플리케이션 합리화 프로젝트를 시작하면서 이른바 ‘낭비’들을 많이 발견했다고 언급했다. 4~5개의 CRM 시스템과 2~3개의 이메일 시스템을 포함해 많은 중복사항을 찾았기 때문이다.
브랜틀리는 “사용률을 살펴보니 어떤 도구는 26%, 또다른 도구는 36%였다. 그리고 대부분의 도구는 거의 동일한 작업을 수행하고 있었다”라고 말했다.
마이어스와 마찬가지로, 애플리케이션 합리화는 그가 CIO로 취임한 이후 첫 번째로 추진한 이니셔티브였다. 많은 비용을 절감할 수 있다고 판단해서다. 브랜틀리는 “현재까지 필요 없는 도구를 없앤 것만으로도 2년 동안 약 400만 달러를 절약했다”라고 밝혔다.
하지만 브랜틀리는 때때로 특정 시스템을 ‘용인(tolerate)’해야 한다고 덧붙였다. 혁신 기술을 구현하는 로드맵은 시간이 걸리기 때문이다. 또한 시스템을 해체하고 통합하는 데도 많은 시간이 필요하다는 게 그의 설명이다.
호주의 페리 운영사 스피리트 오브 태즈메니아(Spirit of Tasmania)의 CIO 사이먼 피어스는 2년 전부터 회사의 애플리케이션 포트폴리오를 검토하기 시작하면서 여러 중복된 시스템을 발견했다고 전했다.
피어스는 “이를테면 회사에 3개의 로스터링(Rostering) 시스템이 있었는데, 사실상 같은 작업을 하고 있었다. 따라서 애플리케이션들을 통합할 필요가 있다고 판단했다”라고 말했다.
그는 “상향식 프로세스를 사용해 비즈니스 요구사항을 검토했다. 그다음 요구사항에 가장 부합하는 애플리케이션을 평가했다. 그렇지 않은 애플리케이션은 폐기했다”라면서, 그 결과 애플리케이션 포트폴리오를 약 140개에서 90개로 줄였고, 구매, 지원, 인프라 비용을 절감했다고 설명했다.
총 13만 6,700명의 회원이 있는 美 가정의학 아카데미(American Academy of Family Physicians; AAFP)의 IT 부문 디렉터 그렉 벨시는 3개년 디지털 트랜스포메이션 이니셔티브의 일환으로 애플리케이션 합리화 프로그램을 시작했다.
벨시는 “가장 먼저 앱 카탈로그를 만들었다. 다양한 장소와 문서에 정보가 저장돼 있었지만 이런 카탈로그를 만든 적은 없었다”라고 언급했다.
그는 소규모 팀을 구성한 다음, 모든 앱과 앱을 사용하는 부서, 사용 통계, 유지관리 관련 문제점 등 각 앱의 핵심 정보를 정리하고 이를 아틀라시안(Atlassian) 문서화 시스템에 저장했다.
이를 통해 IT는 ‘내부 개발 시스템’, ‘IT에서 주로 관리하는 벤더 시스템’, ‘조직 내 다른 사람이 관리하는 벤더 시스템’으로 분류된 90개의 앱 및 시스템 목록을 만들 수 있었다. 또 이를 지원하는 웹 사이트 목록도 생성했다.
벨시는 “프로그램 시작 첫 해에는 목록을 만들고 폐기할 수 있는 5개 시스템을 파악한다는 목표를 세웠다. 우리는 이 목표를 달성했고 2020년에도 이를 반복했다. 그 결과 IT가 지원해야 하는 시스템을 10% 줄일 수 있었다”라고 밝혔다.
“물론 아주 많은 수는 아니지만 이는 앱 및 시스템이 확대되는 추세를 감소시키는 추세로 바꿔줬다. 예를 들어 아카데미에서 사용 중인 여러 설문조사 도구와 같은 중복된 시스템을 발견하면 하나를 폐기하고 모두 같은 시스템을 사용하도록 했다”라고 그는 설명했다.
이어서 벨시는 “또한 상당 기간 동안 사용되지 않았지만 아무도 이를 폐기하는 프로세스를 진행하지 않았던 시스템도 몇몇 발견했다. 따라서 일부 앱을 없앤 결과 혜택이 발생했다”라고 덧붙였다.
80/20 규칙을 적용하라
특수차량 제조회사 오시코시(Oshkosh)의 CIO 겸 SVP 아누팜 카어도 앱과 인프라를 체계적으로 평가하는 프로그램을 진행했다. 가장 먼저 영업, 엔지니어링, 제조 등 사업부별로 포트폴리오를 만들고, 그다음 데스크톱, 네트워크, 스토리지를 포함해 인프라별로 포트폴리오를 구축했다.
카어는 “기술, 기능 평가를 통해 기술적으로 취약한 애플리케이션과 기능적으로 취약한 애플리케이션을 파악했다”라고 말했다.
또한 그는 80%의 비즈니스 기능에 기여하는 20%의 애플리케이션을 찾기 위해 80/20 규칙을 도입해 활용했다면서, “앱 포트폴리오의 모든 앱이 중요하긴 하지만 그렇다고 해서 모든 앱이 비즈니스 성과에 동등하게 기여하는 것은 아니다”라고 강조했다.
이에 따라 카어와 IT 팀은 어떤 앱이 작년에 주요하게 사용됐는지, 앱 현대화 투자와 관련해 어디에 우선순위를 둬야 하는지 판단을 내릴 수 있었다.
이 밖에 즉시 업데이트해야 하는 앱들을 발견하기도 했다. 그는 “벤더의 기술 지원이 종료됐거나 곧 종료될 예정인 앱들이었다”라고 설명하면서, “오시코시의 규모가 작았을 때 구매한 일부 앱들은 현재 비즈니스 규모와 복잡성에 맞춰 업그레이드할 필요가 있다는 사실도 알게 됐다”라고 전했다.
계속 유지, 아니면 폐기?
AAFP가 제거해야 한다고 분류한 앱들은 그 이유가 꽤 명백했다. 하지만 프로세스가 계속되면서 이를 관리하는 방법을 비롯해 올바른 앱들을 갖추도록 보장하는 방법에 관한 더 나은 기준을 마련할 필요성이 생겼다고 벨시는 밝혔다.
그에 따르면 이를 반영해 팀에 애플리케이션 아키텍트가 포함됐다. 애플리케이션 아키텍트는 특정 분야에 적합한 앱을 보유하고 있는지 확인하고, IT가 비즈니스를 더욱더 잘 지원하기 위해 어떤 앱을 추가해야 하는지 결정하는 작업을 담당한다.
벨시는 “애플리케이션 아키텍트는 어떤 앱이 비즈니스에 유용한지 또는 비즈니스에 더 많은 가치를 제공할 앱이 무엇인지 결정을 내린다. 개인적으로 이런 일을 ‘테크스케이핑(Techscaping)’이라 부른다. 앱 포트폴리오라는 정원을 돌보고 관리한다는 의미다. 그리고 정원에 새로운 것을 추가하고 싶다면 공간을 비워야 한다”라고 말했다.
또한 그는 AAFP의 경우 과거보다 ROI에 초점을 맞추게 됐다고 언급했다. 벨시는 “앱 도입 후 팔로우업을 위해 ROI 및 프로세스를 정할 때는 아주 엄격해야 한다”라고 권고했다.
이어서 그는 “여기엔 IT가 생각했던 대로 투자 성과를 냈는지, 그리고 그 이유가 무엇인지를 파악하는 것도 포함된다. 또다른 고려사항은 잘못된 시스템을 가지고 있는지 아니면 다른 문제가 있는지 확인하는 것이다”라고 덧붙였다.
한편 마운트 시나이는 인수합병 등을 통해 얻은 의료서비스 데이터 및 앱을 ‘에픽(Epic)’ 전자의료기록 플랫폼으로 표준화하는 데 목표를 두고 있다. 마운트 시나이 IT 팀은 올 한 해 동안 에픽을 구축하면서 약 19개 앱을 폐기할 예정이라고 마이어스는 밝혔다.
이에 따라 마이어스와 IT 팀은 병원 인수 시 유지해야 할 앱, 없애야 할 앱을 판단하기 위해 현재 시스템에 있는 사용자 수, 용도, 사용 장소 등의 측정 지표를 검토했다.
그는 “가끔씩 한 장소에서 한 앱을 10명의 사용자가 쓰고 있는 경우와 그리고 비슷한 애플리케이션을 6개 장소에서 사용하고 있는 경우를 볼 때가 있다. 이럴 때는 사용자 커뮤니티와 접촉해야 한다. 즉시 없앨 수 있는 경우가 아니기 때문이다. 논의를 통해 헬스케어 시스템은 앱에 표준화된 방식으로 접근할 수 있어야 한다고 합의를 이끌어 내야 한다”라고 설명했다.
마이어스는 특정 애플리케이션을 사용해야 하는 이유를 설명할 때, 대부분의 이해관계자는 비용 절감 효과를 중심으로 그 이점을 이해한다고 언급했다. 그는 “때때로 다른 논의보다 시간이 오래 걸릴 수 있다. 그러나 최종 사용자 커뮤니티에 필요한 것을 전달하는 것이 핵심이라고 생각한다”라고 전했다.
현재 프로세스
마운트 시나이는 앱의 기능을 검토하고, 의료 시스템의 포트폴리오에 해당 앱이 제공하려는 니즈와 부합하는 앱을 보유하고 있는지 확인하는 애플리케이션 조정 그룹을 운영하고 있다.
마이어스는 “모든 인프라 책임자, 애플리케이션 관리자가 매주 한 번씩 만나서 검토 중인 모든 애플리케이션과 비용을 평가한다. 단순히 소프트웨어만 보는 게 아니라 유지관리에 필요한 것까지 확인한다”라고 설명했다.
또한 최대한 많은 앱을 클라우드로 옮기는 것이 목표이기 때문에 이 조정 그룹은 특정 앱의 비즈니스 케이스를 비롯해 클라우드 지원 기능이 있는지도 확인한다고 그는 덧붙였다.
마이어스는 “검토 과정에서 추가적인 비즈니스 케이스 정보를 요청하거나 전체적으로 기술 전략과 정렬되는지도 확인한다. 이 과정은 장벽이 아니라 타당한 프로세스다. 자사의 기술 전략을 신중하게 고려하고 있는지 확인할 수 있는 조력자인 셈이다”라고 설명했다.
벨시는 “AAFP가 새 앱을 구매해야 할지 결정하는 최종 책임은 애플리케이션 아키텍트에 있다. 그리고 여기에 ROI를 비롯한 체크리스트를 확인하는 등의 몇 가지 관문을 거치는 프로세스를 적용하고 있다”라고 언급했다.
카어에 따르면 오시코시의 전략은 애플리케이션 포트폴리오를 축소하는 것이 아니다. 그는 “우리의 전략은 비즈니스 기능을 강화할 수 있는 적절한 포트폴리오를 갖추는 것이다. 즉 앱이 늘어난다고 해서 문제가 되진 않는다”라고 전했다.
오시코시는 클라우드 전략을 채택했기 때문에 특정 클라우드 기능을 지원하는 틈새 벤더를 찾고 있다. 또한 데이터가 원활하게 흐르도록 특정 시스템을 다른 시스템에 연결할 수 있는 기능을 찾고 있다고 그는 덧붙였다.
조언
피어스는 “비즈니스 애플리케이션 포트폴리오 로드맵에 지속적으로 투자해야 한다”라고 권고하면서, “현재 보유하고 있는 것과 이것이 비즈니스에 미치는 영향을 정확히 파악해야 한다. 애플리케이션이 늘어나면 애플리케이션 비용은 물론 관련 인프라와 지원 비용도 증가한다”라고 설명했다.
마이어스는 먼저 보유하고 있는 앱의 목록을 정리하는 것부터 시작해, 이를 정확하게 분류하는 것이 중요하다고 강조했다. 그는 “기술 전략이 나아갈 방향을 제대로 이해하고, 애플리케이션 조정 그룹과 거버넌스 프로세스를 수립하며, 커뮤니티 및 비즈니스 이해관계자들과 협력해야 한다”라고 조언했다.
벨시는 애플리케이션 합리화에 관해 IT가 특정 요청이나 니즈에 대응하는 일이 아니기 때문에 이를 대변할 수 있는 ‘핵심 인물(Point Person)’이 있으면 도움이 된다고 전했다. 그는 “이를 통해 지속적으로 관심을 기울이도록 만들 수 있다”라고 말했다.
이어서 그는 “최대한의 가치를 제공하는 올바른 앱을 확보해 IT가 가치를 창출하지 않는 것에 시간을 소비하지 않도록 하는 데 투자하면 보상을 얻을 것이라는 메시지를 전달해야 한다”라고 덧붙였다.
하지만 카어는 애플리케이션 합리화가 IT 아젠다로 규정되어서는 안 된다고 지적했다. 그는 “애플리케이션 합리화와 현대화를 고려할 때 열린 마음으로 비즈니스 성과에 초점을 맞춰야 한다”라면서, “또한 이점을 평가하는 기준이 IT에서 절감한 비용이여도 안 된다. 이것이 비즈니스에 미치는 영향, 수익에 미치는 영향이 기준이어야 한다”라고 말했다. dl-ciokorea@foundryco.com
