2010년 새롭게 출범한 이후 아사나, 트렐로 등과 경쟁을 펼치고 있는 ‘스마트시트’는 여러 독특한 특징과 장점을 보유하고
스마트시트(Smartsheet)는 여러 다양한 직원들이 쉽고 간단하게 사용할 수 있도록 고안된 클라우드 기반의 업무 관리 도구다. 2006년 출시되었으며, 2010년 많은 기능을 단순화시켜 새롭게 디자인되면서 주목을 받기 시작했다.
지금은 구글, 넷플릭스 같은 포춘 500대 기업의 절반과 미국 GSA(General Service Administration) 같은 정부기관 등 7만 여 기업과 기관이 스마트시트를 사용하고 있다.
451 리서치의 크리스 마쉬 리서치 디렉터에 따르면, 프로젝트 매니저를 중심으로 다양한 기업 사용자에게 인기를 끈 것이 이런 성과의 배경이다. 워싱턴 주 벨레뷰(Bellevue)에 소재한 스마트시트는 친숙한 스프레드시트에 풍부한 업무 관리 기능, 협업 기능을 통합했으며, 시중의 인기 업무 관리 제품들인 아사나(Asana) 및 트렐로(Trello)와 경쟁하고 있다.
마쉬는 “비즈니스 리더와 팀 사이에 프로젝트 관리 전문가나 비즈니스 애널리스트가 관여하지 않아도 여러 다양한 업무를 처리할 수 있는 유연한 도구로 입소문이 나면서 인기를 끌기 시작했다”라고 설명했다.
포레스터의 VP 겸 수석 애널리스트인 마고 비시태시온은 “사람들의 일하는 방식이 바뀌었다. 사용자 경험(환경)이 미흡한 도구들을 싫어한다. 사용과 ‘연결’이 어렵기 때문이다. 그런데 스마트시트 같은 도구가 이 문제를 해결해준다”라고 설명했다.
스마트시트란?
기존 프로젝트 관리 앱들과 유사한 부분이 있기는 하지만, 스마트시트는 클라리젠(Clarizen), 워크프론트(Workfront), 아사나, 플랜뷰 프로젝트플레이스(Planview Projectplace), 라이크(Wrike) 같은 신세대 업무 관리 도구로 분류할 수 있다.
마쉬는 “이 분야의 여러 경쟁 벤더만큼 잠재력이 풍부하다. 그러나 이 범주로 설명하기 쉽지 않은 측면도 있다. 프로젝트 및 포트폴리오 관리 도구보다 ‘애자일’하고, 팀 및 작업 관리 도구보다 종합적이다. 협업을 우수하게 지원하지만 협업 도구는 아니다”라고 설명했다.
스마트시트가 가진 ‘핵심’ 차별화 요소는 ‘시트’(sheet)에 초점이 맞춰진 단순한 사용자 인터페이스다. 이 시트는 엑셀 스프레드시트와 유사하다. 그러나 엑셀의 경우 부담스럽고 사용이 복잡해지곤 하는 경향을 보인다.
스마트시트를 이용하면, 여러 방법으로 프로젝트 상태와 진행상을 추적할 수 있다. 지난해, 이 회사는 트렐로(Trello)와 유사한 칸반(Kanban) 보드인 카드 뷰(Card View)를 추가 런칭했다. 사용자가 앱의 캘린더 기능을 이용해서도 작업을 관리할 수 있는 기능이다.
또 고수준에서 작업을 추적할 수 있는 기능도 제공한다. 2016년, 스마트시트는 기업이 여러 팀의 중요 프로젝트와 데드라인, 목표를 확인할 수 있는 시각화 대시보드를 런칭 했다. 복잡한 프로젝트에서 발생하는 ‘병목 현상’에 대한 가시성을 높이기 위해서였다.
스마트시트를 통해 공유된 ‘채용 시 체크리스트’
협업(협력)은 스마트시트에서 아주 중요하다. 동료들이 이메일로 각 시트와 열을 공유할 수 있다. 프로젝트나 작업과 관련된 메모, 주석, 파일, 기타 정보에 액세스 할 수 있다는 의미다. 구글 드라이브, 원드라이브, 박스(Box), 드롭박스를 사용, PDF와 프레젠테이션, 그래픽 파일을 저장하거나 첨부할 수 있다.
스마트시트는 기업이 유일하게 사용하는 협업 도구가 되려 하지 않는다. 마이크로소프트 팀(Teams) 메시징 플랫폼, 오피스 365, 애틀라시안 지라(Atlassian Jira), 서비스나우(ServiceNow), 세일즈포스(Salesforce) 같은 다른 도구와 통합할 수 있는 다양한 방법을 제공한다. 그러나 놀랍게도 (현재는) 슬랙과의 통합은 지원하지 않는다.
스마트시트 가격
정보확인 및 편집만 원하는 사용자는 무료로 스마트시트를 사용할 수 있다. 그러나 이와 함께 4가지 유료 버전이 있다. 개인(Individual) 구독 버전은 월 14달러다(매년 1회 과금). 이메일과 10개 시트, 모바일 앱, 일부 써드파티 통합 기능, 미리 알림과 알림 같은 제한된 협업 기능을 이용할 수 있는 버전이다.
3명 이상이 이용하는 팀(Team) 버전은 사용자 당 월 15달러이다. 역시 매년 1회 요금을 청구한다. 더 많은 시트, 무제한 보고서, 전화, 제한된 관리자 관리 기능을 지원한다.
다음은 사용자 당 월 25달러인 비즈니스(Business) 버전이다. 사용자 별로 100개 시트를 이용할 수 있고, 자동 액션(Action) 같은 협업 기능, 다양한 통합 기능을 지원한다.
마지막은 가격을 협상해야 하는 엔터프라이즈(Enterprise) 버전이다. SSO(Single Sign On)과 엔터프라이즈 액세스 제어 등 모든 관리자 관리 기능, 협업 기능 등을 제공하는 버전이다.
이 회사는 온라인에 요금제와 관련 상세 정보를 공개하고 있다.
증가하는 엔터프라이즈 고객층
스마트시트는 기업 시장 확대에 많은 투자를 했다. 예를 들어, 미국 동부 해안과 유럽 지역의 고객을 공략하기 위해 보스턴(Boston)에 새 사무소를 열었다. 또한 2017년 초 기준, 460명인 인력을 확대할 계획이다. 구체적으로 직원 300명을 추가 채용할 계획을 갖고 있다. 여기에는 영업 및 고객 지원 부서 직원들도 포함된다.
아울러 업계의 이목을 집중시키는 스카우트를 단행했다. 아마존에서 엔터프라이즈 애플리케이션과 EC2 윈도우 부사장을 역임한 진 파렐(Gene Frarrel)을 스카우트했던 것이다. 그는 워크독스(WorkDocs), 워크메일(WorkMail), 차임(Chime) 등 아마존 웹 서비스에서 비중이 확대되고 있는 생산성 소프트웨어 도구를 개발하는 데 관여했던 인물이다.
이 과정에서 아마존은 스카우트를 막으려 시도한 것으로 알려지고 있다. 스마트시트가 AWS 소프트웨어 일부와 경쟁할 수 있다는 이유 때문이다. 이는 아마존이 유사한 제품을 출시할 계획임을 알려준다. 그러나 6월 양사가 파렐의 스마트시트 분야 개입을 일시적으로 중시하는데 합의하면서, 아마존은 스카우트 차단 노력을 중단했다.
스마트시트를 이용한 프로젝트 관리 화면
이 회사는 9월 첫 번째 대규모 고객 컨퍼런스인 인게이지(Engage)에서 승인 및 업데이트 요청과 관련된 새로운 자동화 기능들을 발표했다. 당시 스마트시트의 마크 메이더 CEO는 불필요한 수동 프로세스를 없애는 계획의 첫 발걸음을 떼었을 뿐이라고 언급했다.
메이더는 당시 “우리는 모든 업종과 모든 규모의 기업에서 자동화가 생산성과 효율성, 혁신을 크게 견인하게 될 새로운 협업의 시대에 진입하고 있다. 직원들은 중요한 관계 구축, 제품 및 서비스 개선 같이 가치가 높은 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있게 될 것이다”라고 강조했다.
이 회사는 2018년 10월-14일 두 번째 인게이지 컨퍼런스를 개최할 계획이다.
스마트시트의 도전과제는 더 많은 대기업들이 스마트시트를 도입하도록 설득하는 것이다. 스마트시트는 2016년 7,000만 달러의 ‘구독’ 수익을 올렸으며, 엔터프라이즈 부문이 급성장하고 있다고 강조했다. 특히 애플리케이션에 연간 10만 달러 이상을 지출한 고객 수가 2016년 대비 3배 증가했다고 발표했다. 그러나 구체적인 통계는 공개하지 않았다.
스마트시트가 앞으로 해야 할 일
그렇지만 스마트시트가 엔터프라이즈급 애플리케이션이라는 점을 대기업에 설득시키기 위해 해야 할 일이 남아있다.
포레스터의 비시태시온은 “기업에서 많이 사용되고 있고, 엔터프라이즈 데이터 분석에 대한 ‘메시지’를 분명히 전달하고 있지만, 아직은 엔터프라이즈 솔루션으로 간주되지 않고 있다”라고 지적했다.
451 리서치의 라울 카스타논 마르티네즈 수석 애널리스트에 따르면, 스마트시트는 최종 사용자의 관심을 성공적으로 끌어내고 있다. 그러나 기업의 지갑을 열 C급 경영진에게 그 이점을 전달하는 데 어려움을 겪을 수 있다. CIO가 스마트시트를 도입하기 이전에 이미 수백 명의 직원들이 이를 사용하고 있을 수도 있는 셈이다.
카스타논 마르티네즈는 “엔터프라이즈 소프트웨어로 분류되지 않고 있다. 이 부분이 IT 의사결정자로 하여금 그 가치를 이해하기 어렵게 만든다. 스마트시트는 유기적인 성장을 통해 도입이 확대된 제품이다. 이런 유기적인 성장 과정에 사용자에게 스마트시트라는 도구 사용의 가치를 보여주고 있다. 이제 엔터프라이즈 IT 의사 결정자들을 대상으로 한 ‘세일즈 내러티브’를 개발해야 하는 단계이다. ROI 측면의 가치 제안을 의미하는 것이다”라고 강조했다.
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